Aby skorzystać z urlopu na żądanie, pracownik powinien zgłosić pracodawcy nieobecność w pracy najpóźniej w dniu rozpoczęcia takiego urlopu. Tak usprawiedliwiona nieobecność w firmie nie może trwać dłużej niż cztery dni. Zasadą jest, że urlop powinien być zaplanowany i wcześniej uzgodniony z pracodawcą. Często zdarza się jednak, że pracownik ma do załatwienia pilną sprawę i chce skorzystać z urlopu na żądanie. Większość pracowników uważa, że pracodawca jest zawsze zobowiązany do udzielenia takiego urlopu.

Urlop na żądanie jest przewidziany w art. 1672 kodeksu pracy. Stanowi on, że pracodawca jest zobowiązany udzielić go na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż cztery dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Kiedy konkretnie pracownik musi zgłosić pracodawcy zamiar skorzystania z urlopu na żądanie? Jak wynika z orzecznictwa sądowego, pracownik powinien złożyć wniosek o urlop na żądanie najpóźniej pierwszego dnia wypoczynku, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06). Oznacza to w praktyce, że dla pracownika, który miał w danej dobie pracowniczej pracować od godz. 22 do godz. 6 następnego dnia kalendarzowego, konieczność zgłoszenia wniosku urlopowego najpóźniej do godz. 24 oznaczałaby obowiązek uczynienia tego w pierwszych godzinach pracy, podczas gdy dla pracownika, który miał pracować od godz. 6 do godz. 14, zgłoszenie wniosku urlopowego najpóźniej do godz. 24 oznaczałoby możliwość złożenia go długo po zakończeniu dniówki roboczej. Jednocześnie we wskazanym wyżej wyroku z 15 listopada 2006 r. Sąd Najwyższy stwierdził, że regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie. Jest to zgodne z ogólną zasadą przewidzianą w kodeksie pracy przewidującą, że dopuszczalne są wszelkie postanowienia korzystniejsze dla pracowników, niż przewidują to przepisy tego kodeksu. Prawo do urlopu na żądanie, czyli do czterech dni w roku kalendarzowym, przysługuje pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru i mianowania. Urlop na żądanie przysługuje nie tylko pracownikom zatrudnionym na czas nieokreślony, ale także zatrudnionych na czas określony, na czas wykonania określonej pracy, na okres próbny, na zastępstwo i jest niezależne od wymiaru czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik. Pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie w wybranych czterech dniach w roku kalendarzowym, jak też wykorzystać to prawo, biorąc od razu cztery dni wolne. Warto podkreślić, że mimo iż jest to urlop na żądanie, nie oznacza to, że pracownik może samowolnie zdecydować o jego rozpoczęciu. Pracodawca musi tego urlopu udzielić, wyrazić zgodę na ten urlop, dopóki więc to nie nastąpi, pracownik nie może z niego korzystać. Rozpoczęcie więc korzystania z tego urlopu, bez czekania na decyzję pracodawcy w tym względzie, może być uznane przez pracodawcę za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, a w niektórych wypadkach nawet za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, które może skutkować nawet rozwiązaniem umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. Tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 września 2008 r., sygn. akt II PK 26/08. Istotne jest również to, że aby rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym, trzeba wykazać winę pracownika w ciężkim naruszeniu obowiązków pracownika. Przepisy nie wskazują, czy i w jakich wypadkach pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie. Zwrot „pracodawca zobowiązany jest udzielić“ wskazuje na to, że pracodawca w każdym wypadku jest zobowiązany udzielić takiego urlopu.

W orzecznictwie sądowym przeważa jednak pogląd, że udzielenie urlopu na żądanie nie ma charakteru bezwzględnego, a pracodawca może odmówić jego udzielenia w wyniku zaistnienia szczególnych okoliczności (np. wyrok Sądu Najwyższego z 28 października 2009 r., sygn. akt II PK 123/09). W wyroku tym sąd orzekł, że do wyrażonego w przepisach kodeksu pracy obowiązku pracodawcy udzielenia urlopu mają zastosowanie reguły ogólne. Także wynikająca z art. 163 § 1 kodeksu pracy, zgodnie z którą wniosek urlopowy pracownika powinien zostać uwzględniony, jeśli nieobecność pracownika nie będzie kolidować z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Oznacza to, że realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy, dobrem zakładu pracy, koniecznością obecności pracownika w pracy. Ponadto sąd podkreślił, że urlop – w tym na żądanie – pracownik i pracodawca powinni uzgodnić. Wynika z tego, że nie może go wyznaczyć ani pracodawca wbrew woli pracownika, ani pracownik bez akceptacji pracodawcy.

Trzeba też podkreślić, że pracodawca może zbadać przyczyny i zasadność złożenia wniosku o urlop na żądanie. Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie np. w razie, gdy pracownik złoży wniosek o udzielenie tego urlopu z opóźnieniem. Ważne jest również to, że pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim nie może złożyć wniosku o urlop na żądanie. Urlop musi być bowiem wykorzystany zgodnie z jego przeznaczeniem, a naruszeniem tej zasady byłoby udzielenie go pracownikowi niezdolnemu do pracy.

Reasumując należy stwierdzić, że pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie w szczególnych okolicznościach, jeżeli obecność pracownika w pracy jest niezbędna. Jeśli takie nadzwyczajne okoliczności nie zachodzą, wniosek pracownika o udzielenie urlopu na żądanie pracodawca musi uwzględnić. Pracodawcy RP złożyli w sejmowej Komisji „Przyjazne państwo“ projekt zmian w kodeksie pracy, który ma na celu zmniejszenie wymiaru urlopu na żądanie z czterech do dwóch dni rocznie. Projekt ten przewiduje również, że pracownik musiałby złożyć wniosek o udzielenie takiego urlopu najpóźniej w dniu pracy poprzedzającym dzień rozpoczęcia urlopu. Pracodawcy uzasadniają konieczność zmian tym, że pracownicy nadużywają tego prawa, składają często jednocześnie wiele wniosków o urlop na żądanie, traktując prawo do tego urlopu jako pozastrajkową formę protestu, co w znacznym stopniu dezorganizuje pracę w zakładach pracy.

mgr Robert Gorczyca
prawnik, specjalista ds. bhp