Faktem jest, że właściwie dobrane oprogramowanie komputerowe usprawnia codzienną pracę warsztatów, ostatecznie przyczyniając się do minimalizacji ich kosztów i zwiększenia zysków. Dokonując wyboru software’u, warto zwrócić uwagę na obecność kilku funkcji, które jeszcze bardziej ułatwią obsługę klienta i warsztatu.

Terminarz warsztatowy
Terminarz warsztatowy to pierwsza i chyba podstawowa rzecz, na którą powinniśmy zwrócić uwagę. Efektywne zarządzanie wolnymi terminami, stanowiskami warsztatowymi i personelem przynosi wymierne korzyści. Owszem, terminarz można prowadzić w formie papierowej, ale ta nie daje takich możliwości jak wersja elektroniczna. Odpowiednie oprogramowanie z nowoczesnym terminarzem pozwala na dodawanie dowolnych stanowisk, jak kanał czy podnośnik, oraz zarządzanie ich dostępnością, a wszystko to w sposób intuicyjny. Każde zlecenie zawierające dane pojazdu i właściciela, numery kontaktowe, opis wykonywanej usługi, numer zlecenia oraz towary, jakie zostały podpięte do danego zlecenia, powinno dać się przypisać do konkretnego dnia i przewidywanych godzin naprawy. Z poziomu terminarza można również wystawić dokument zlecenia naprawy. Aby ułatwić i przyspieszyć pracę, dane pojazdu, takie jak numer rejestracyjny, VIN, marka i typ pojazdu, moc silnika oraz data pierwszej rejestracji, muszą zostać zaczytane do programu za pomocą czytnika, po zeskanowaniu kodu QR z dowodu rejestracyjnego. Natomiast dane klientów firmowych mogą zostać pobrane bezpośrednio z bazy GUS, wystarczy podać NIP klienta.

Łączność z dostawcami
Jedną z bardziej interesujących funkcji nowoczesnego oprogramowania jest połączenie z dostawcami w czasie rzeczywistym. Samo określenie „w czasie rzeczywistym” oznacza, iż dane od dostawców są uzyskiwane na bieżąco i są aktualne w momencie wysłania przez użytkownika zapytania z poziomu programu.
Integracja z systemami jest możliwa dzięki wgraniu połączonej kartoteki od czołowych dostawców na rynku. Powiązanie towarów oferowanych przez różnych dostawców pod jednym indeksem lub na zasadzie zamienników powoduje, że sprawdzanie i porównywanie cen towarów jest banalnie proste – następuje po kilku kliknięciach w programie. Wprowadzenie danych dostępowych (adres IP) oraz uwierzytelniających (login i hasło), przekazanych przez dostawców, sprawia, że na jednym towarze widać ceny i dostępności u wielu kontrahentów. Co więcej, program może to robić automatycznie, bez żmudnego uruchamiania opcji na każdym dostawcy. Dodatkowo aplikacja może proponować cenę za części użyte do naprawy już dla klienta ostatecznego (na podstawie ceny uzyskanej od dostawcy), zgodnie z polityką cenową przyjętą w serwisie.

Dane serwisowe – czasy napraw
Integracja danych HaynesPro z programem do obsługi sprzedaży i zleceń warsztatowych niesie ze sobą więcej korzyści niż korzystanie z obu systemów oddzielnie. Do głównej zalety należy przyspieszenie dostępu do danych serwisowych, z pominięciem konieczności każdorazowego przechodzenia przez etapy wyboru marki, modelu i typu pojazdu. W specjalistycznym programie, takim jak Firma2000, wystarczy dodać naprawiany samochód do kartoteki pojazdów, a system na tej podstawie sam połączy go z odpowiednimi danymi HaynesPro. Dotyczy to zarówno aktualnie wykonywanej naprawy, jak i każdej następnej. Z dostępu do danych serwisowych skorzystać można z poziomu wystawiania dokumentu zlecenia, pobierając na niego pozycje ze skalkulowaną ceną.
Jednym ze szczególnie wartych odnotowania modułów udostępnionych przez HaynesPro jest dostęp do czasów napraw.

Moduł Allegro
W ubiegłym roku priorytetem dla firmy Asco była integracja oprogramowania z modułem Allegro. Możliwość wystawiania aukcji bezpośrednio z poziomu programu sprzedażowo-magazynowego zapewnia znacznie większe możliwości niż integracja z zewnętrznym programem obsługującym serwis Allegro. Oprogramowanie Firma2000 pozwala na wystawianie do kilkuset aukcji jednocześnie i to nie tylko w jednej zdefiniowanej kategorii, ale kilku niezależnych. Aby usprawnić proces uzupełniania danych, znaczna część parametrów towarów (takich jak nazwa, EAN, zamienniki, kody OE, producent) mapowana jest na parametry Allegro z kartoteki towarowej Firma2000 lub w przypadku ich posiadania – z bazy danych TecDoc.
Poza intuicyjnym kreatorem szablonów ofert użytkownikom udostępniono konfigurator budowy nazwy oferty, który operuje takimi zmiennymi, jak: nazwa i kod towaru, kod producenta, opis towaru, nazwa producenta, a także – w przypadku posiadania katalogu TecDoc – nazwa grupy produktowej TD, nazwa producenta TD i numer części TD. Przy wystawianiu kilku aukcji jednocześnie istnieje możliwość elastycznego kopiowania parametrów na pozostałe towary, bez konieczności ich każdorazowego wprowadzania.

Split payment i „biała lista przedsiębiorców”
Jedną z ostatnich, bardzo ważnych zmian, jest od listopada ubiegłego roku obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności – split payment. Z racji tego, że oprogramowanie Firma2000 jest używane zarówno w warsztatach, jak i dużych hurtowniach motoryzacyjnych, zaistniała potrzeba rozpatrzenia wszystkich ewentualnych możliwości stosowania mechanizmu podzielonej płatności przez klientów. Na tej podstawie udostępniona została m.in. kontrola wartości split payment dla pojedynczego dokumentu sprzedaży (kwota równa lub powyżej 15 tys. złotych), kontrola wartości split payment dla wszystkich dokumentów sprzedaży kontrahenta w dniu ich wystawienia oraz niedrukowanie split payment na dokumentach, które zawierają tylko pozycje oznaczone cechą wyłączenia ze split payment. Ustawień odnośnie do split payment klient może dokonywać samodzielnie.
Ubiegłoroczną nowością była również „biała lista przedsiębiorców”. Klientom firmy Asco udostępniona została nowa opcja, dająca możliwość zweryfikowania numerów rachunków bankowych kontrahentów. Pozwoliło to na zaimplementowanie opcji automatycznego powiązania wpłaty z kontrahentem z bazy Firma2000 na podstawie numeru rachunku z wpłaty oraz NIP z bazy MF. Dzięki temu program umożliwia wykonywanie automatycznych rozliczeń wpłat z zaimportowanego wyciągu bankowego z dokumentami wystawionymi w programie F2000.
Zmiany te umożliwiły ponadto generowanie paczek z przelewami z uwzględnieniem mechanizmu podzielonej płatności oraz z weryfikacją numerów rachunków bankowych kontrahentów z białej listy.

Nieustający rozwój
– Ubiegły rok zakończyliśmy z bardzo dobrym wynikiem, co potwierdza fakt, iż znaleźliśmy się wśród laureatów prestiżowego grona Diamentów Forbesa – mówią przedstawiciele firmy Asco. – Kolejny rok z rzędu zostaliśmy również laureatem rankingu „Gazele Biznesu”, uwzględniającego najdynamiczniej rozwijające się przedsiębiorstwa w Polsce. Myślę więc, że możemy stwierdzić, iż firma nie stoi w miejscu. Kładziemy ponadto duży nacisk na ciągłe unowocześnianie i ulepszanie oferowanego oprogramowania, a klienci, widząc zalety płynące z informatyzacji przedsiębiorstwa, chętnie sięgają po specjalistyczne systemy.
Najważniejsze wyzwanie na nowy rok? Kolejne zmiany w module warsztatowym.