Software pozwalający na stworzenie nowego zlecenia wraz z określeniem kosztów naprawy, czynnościami, jakie zostały wykonane, i z możliwością wystawienia faktury? Zdobycze IT pozwalają na wiele więcej.

W poszukiwaniu rekomendowanych rozwiązań dla przedsiębiorców w zakresie wyboru oprogramowania przepytaliśmy tych, którzy zwykle pozostają w cieniu, a ich domeną jest wsłuchiwanie się w potrzeby branży automotive. Są oni „mistrzami młyna” (ang. scrum master), kierownikami projektu czuwającymi nad zespołem uzgadniającym najlepszy sposób realizacji postawionych zadań.
Nieraz pewnie zastanawialiśmy się, jak wygląda implementacja kolejnej funkcjonalności oprogramowania – poczynając od potrzeby czy konceptu, przez poziom języka programowania, testy i wreszcie implementację na język polski. Programista najpierw musi porównać oczekiwania rynku do możliwości technicznych, ograniczeń i pozostałych uwarunkowań.
– Następnie, po akceptacji, powstaje kod i w zależności od stopnia złożoności jest on betatestowany przez programistę całościowo lub fragmentarycznie, a po pomyślnej weryfikacji zostaje zaimplementowany w wersji testowej systemu – wyjaśnia Grzegorz Sitek, kierownik Działu Wdrożeń i Pomocy Technicznej w firmie Asco Systemy Informatyczne, która jest producentem oprogramowania dla firm, sklepów, hurtowni i warsztatów motoryzacyjnych. – Niezależnie od rozwiązań przyjętych w konkretnej firmie powstaje opis funkcjonalności wraz ze wskazówkami odnośnie do testowania. Wersja testowa trafia do testerów, którzy w izolowanym środowisku przeprowadzają testy funkcjonalne, niefunkcjonalne i strukturalne – tu w zależności od przyjętej metodologii działania. Po pomyślnym etapie testów opcja trafia do finalnej wersji oprogramowania i jest udostępniana szerzej. Jeśli testy nie zakończą się sukcesem, cały proces cofa się do poprzednich etapów, wracając do działu programistycznego.
Ważne jest stworzenie programu, który będzie mógł rozwijać się wraz z klientem i potrzebami rynku. Skoro nie ma możliwości zbudowania systemu, który będzie działał niezawodnie przez długi okres i spełniał nasze oczekiwania, to obowiązującą zasadą jest upraszczanie procesów i szybkie reagowanie na zachodzące zmiany, a też prymat interakcji i przepływu informacji między członkami zespołu programistów.
W czasach dynamicznie zmieniającej się motoryzacji kluczowy jest przyrostowy cykl życia systemów IT. Coraz częstsze dostarczanie kolejnych fragmentów funkcjonalności. Przykład? Z programów InsERT korzysta ponad 2000 firm z branży automotive. Krajowy lider rynku oprogramowania dla MŚP kilka tygodni temu udostępnił aplikację do zarządzania działalnością serwisową i dedykowaną stronę serwis.insert.com.pl. Specjalnie zaprojektowany moduł sprawuje kontrolę m.in. nad przyjmowaniem zgłoszeń.
– Moduł „Zlecenia serwisowe” jest częścią systemu Gestor nexo, który pomaga obsługiwać klientów i współpracować z kontrahentami – przybliża nową funkcjonalność Igor Bernakiewicz, menedżer produktu (Gestor nexo) w dziale rozwoju InsERT S.A. – Użytkownicy mogą m.in. kontrolować zamówienia potrzebnych części, mając „pod ręką” dokumenty powiązane ze zleceniem. Automatyzacja powiadomień poprzez e-mail czy SMS pozwala serwisantom zaoszczędzić dużo czasu. Dodatkowym atutem jest sekcja „finanse”, która pozwala szybko wyliczyć kosztorys każdego zlecenia.
Jak się dowiedzieliśmy, nowa funkcjonalność powstawała w myśl zasad „zwinnego wytwarzania”.

Metodyki zwinne
Zgodnie z Manifestem Agile („Manifest Zwinnego Wytwarzania Oprogramowania”) tzw. cykl realizacji programu powinien składać się z pięciu etapów: tworzenia wizji, fazy planowania adaptacyjnego, eksploracji, adaptacji i fazy zamknięcia. Dwie ostatnie służą przeglądom uzyskanych wyników i ocenie – zarówno od strony technicznej, jak i biznesowej projektu. Podstawowe praktyki projektowania w tej metodzie to tworzenie rejestru zamówień (tzw. Product Backlog czyli Rejestr produktu) - czyli listy wszystkich znanych wymagań użytkownika czekających na realizację wraz z priorytetami. Cykl pracy podzielony jest na przebiegi (tzw. Sprinty) - sprint trwa od 1 do 6 tygodni, przy czym zaleca się regularność i jednolitość długości czasu trwania każdej iteracji; wynikiem każdego sprintu powinna być działająca wersja prototypu produktu, przekazywana użytkownikowi do analizy, przetestowania i oceny. 
Rozwiejmy przy okazji pewien mit, jakoby dla przedsiębiorców z grona MŚP narzędzia typu freeware miały być wystarczającą alternatywą dla produktów komercyjnych. Darmowe programy dla warsztatów mają zastosowanie najwyżej w mniejszych placówkach. Przedsiębiorca, myśląc nie tylko o rozbudowaniu swojej działalności, ale przede wszystkim o profesjonalnej obsłudze klienta, powinien zainwestować w produkt komercyjny.
– Najczęściej jest tak, iż narzędzia freeware nie są profilowane pod żadną z branż, więc są dobre na start, aby od czegoś zacząć, ale szybko zaczyna im brakować podstawowej funkcjonalności, nie mówiąc już o oczekiwaniach danej branży, jaką jest automotive – wyjaśnia Grzegorz Sitek. – Profesjonalny program będzie na bieżąco dostosowywany do potrzeb klienta i zawierał wszystko co niezbędne do prawidłowego funkcjonowania warsztatu. Będzie też aktualizowany o nowe wymogi – przykładem takiego ubiegłorocznego wymogu może być konieczność generowania pliku JPK_VAT. Dedykowane branży automotive zostały rozbudowane o taką opcję, a darmowe niestety nie.
Z drugiej strony, czy nie jest czasem tak, że od przybytku „głowa zaboli”? Zdrowy rozsądek kazałaby raczej ograniczać do minimum kolejne ikony na monitorze komputera, a tym bardziej na telefonie. Z tych też względów tworzone obecnie oprogramowanie jest kompleksowe, a bodaj najbardziej pożądanym walorem rozwiązań wspomagających będzie możliwość integracji – przyznajmy – coraz liczniejszych programów, jakie nowoczesny warsztat musi posiadać, by zmierzyć się z wytworami współczesnej motoryzacji. Dobrym przykładem będzie tu Bosch Connected Repair (CoRe). Narzędzie, które może być zintegrowane z innymi urządzeniami, dzięki czemu można skutecznie wymieniać informacje dotyczące serwisowania lub naprawy.
– Wspomnijmy, że nowa wersja Bosch Connected Repair została dostosowana do wymagań klientów Inter Cars – zarówno w zakresie przypadków napraw, jak i zapisywania danych oraz zdjęć zgodnie z ochroną danych osobowych – mówi Dominik Troński, młodszy specjalista ds. wyposażenia warsztatów Inter Cars. – Co ważne, cały system jest zintegrowany z programem e-Sowa, z którego korzystają setki warsztatów w całej Polsce i który znajduje na naszym rynku coraz więcej zwolenników.
Dobrze, gdy system składa się z aplikacji centralnego serwera, do której dostęp dla dowolnego klienta można uzyskać za pomocą paska menu w nagłówku. Pasek ten jest dostępny podczas uruchomienia programu, a dane klienta i pojazdu są zawsze dostępne dla użytkownika. Użytkownicy mogą „podejrzeć” towar będący na stanie, wprowadzić na stan, wystawić fakturę i dokument zlecenia naprawy, kontrolować czasy napraw, zamawiać towary... – a wszystko to bez konieczności instalowania osobnych katalogów.
– Dla przykładu, moduł warsztatowy programu Firma2000 w połączeniu z danymi HaynesPro pozwala zarządzać pracą całego warsztatu za pomocą jednego programu, nie ma więc potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania i „przełączania się” pomiędzy nimi w trakcie pracy. Współcześnie tworzone zmierzają do jak największej minimalizacji czasu poświęconego na poszczególne działania, które mogą zostać wykonane automatycznie. Do tego również w swoich działaniach zmierza firma Asco – kontynuuje Grzegorz Sitek.
I tu warto poczynić pewną uwagę. Doświadczenie podpowiada, że nie brakuje firm, które swego czasu zainwestowały w software, ale zaniedbały wymianę sprzętu komputerowego. Koniec końców niebagatelna inwestycja podkopała wiarygodność placówki na rynku. Jednak systematyczna wymiana sprzętu komputerowego lub też jego stopniowe ulepszanie nie wystarczy.
– Konieczna jest również obecność osoby, która będzie odpowiedzialna ze administrowanie systemem, np. aktualizację programów antywirusowych i tworzenie kopii zapasowych. Ataki hakerskie zdarzają się coraz częściej. Dodatkowo należy szkolić swoich pracowników, którzy mają przecież pierwszy kontakt z klientem. Oprogramowania branżowe udostępniają szereg możliwości usprawniających pracę, z których niestety nie wszyscy na co dzień korzystają. Dlatego firmy informatyczne bardzo często oferują swoim klientom dodatkowe szkolenia lub udostępniają darmową infolinię techniczną – radzi nasz rozmówca.
Nowoczesne samochody to niezwykle złożone systemy, których naprawa i konserwacja wiąże się z wysokimi wymogami wobec producentów części, dystrybutorów i warsztatów, a także w stosunku do faktycznych właścicieli (np. firm leasingowych). Konieczny jest stały dostęp do szczegółowych danych pojazdów i produktów oraz do informacji dotyczących napraw czy konserwacji.

Funkcjonalność optymalizacji
Jak bardzo istotne jest zapewnienie wydajnych mechanizmów wprowadzania i aktualizacji produktów po stronie panelu administracyjnego? To pytanie o możliwości skanowania danych pojazdu z dowodu rejestracyjnego w oknie przypisania pojazdu. Funkcjonalność zyskująca na znaczeniu w dobie CEPiKu-u 2.0 nie tylko dla SKP.
– Dlatego też w naszym flagowym produkcie pojawiła się możliwość skanowania dowodu rejestracyjnego za pomocą czytnika 2D, dzięki temu wszystkie najważniejsze dane dotyczące pojazdu zaczytywane są automatycznie do programu. Nie tylko samo skanowanie dowodów rejestracyjnych przyspiesza i ułatwia pracę na co dzień. Podobnie wyszukiwanie pojazdów wg numerów VIN oraz – co za tym idzie – dobieranie części pod konkretny pojazd klienta – przybliża jedną z najnowszych propozycji specjalista z firmy Asco.
Niby drobiazg, ale osławione Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych także odcisnęło piętno na użytkujących i doskonalących programy. Dostosowanie się do nowej rzeczywistości odczuły szczególnie firmy działające w ramach sieci warsztatów. To stąd m.in. możliwość zakładania kont dla poszczególnych operatorów systemu, dzięki czemu widoczne są wszelkie wprowadzone zmiany wraz z informacją: kto ich dokonał i kiedy. Oczywiście nie bez znaczenia jest fakt, by bazy danych były szyfrowane, a dostęp do nich zabezpieczony hasłami i ograniczeniami dostępów sieciowych.
Wymóg ten warto zderzyć z pokusą, by możliwie najprecyzyjniej (w czasie rzeczywistym) śledzić realizację zadania będącego za każdym razem zasadniczą częścią systemu obsługi klientów. Czy to warsztat, czy to klient w sklepie motoryzacyjnym lub hurtowni – warto mieć historię: od zgłoszenia, przez osoby zajmujące się jego obsługą, aż do chwili rozwiązania przyjętego zadania (realizacji usługi). Dzięki branżowemu oprogramowaniu klient, przyjeżdżając na kolejną wizytę do warsztatu, może liczyć, że mechanik będzie dysponował historią wykonywanych wcześniej w nim napraw lub przeglądów. I tu docenimy zapamiętywanie pojazdów po numerze VIN, a nie jedynie po numerach rejestracyjnych. By wspomnieć wgląd w całościową historię napraw z wyszczególnieniem wszystkich zakupionych towarów. W tym przypadku oczywiście części samochodowych identyfikowanych po nr VIN.

Rafał Dobrowolski
Fot. Materiały Asco Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Sp. k. i InsERT S.A.