1 stycznia 2015 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z nowymi przepisami właściciele warsztatów samochodowych oraz serwisów ogumienia, które świadczą usługi na rzecz klientów indywidualnych, będą musieli zainstalować urządzenia fiskalne niezależnie od wielkości osiąganego obrotu.

Podpowiadamy, jakie parametry i funkcje powinna oferować kasa rejestrująca, aby spełniła oczekiwania mechanika.

Dostosuj parametry i funkcje kasy do potrzeb firmy
Na polskim rynku dostępnych jest wiele kas i drukarek fiskalnych, ale nie każdy model znajdzie zastosowanie w warsztacie samochodowym lub na stacji kontroli pojazdów. Szukając odpowiedniego rozwiązania technologicznego, warto zadbać o to, aby było ono dostosowane do potrzeb firmy. Bez względu na branżę kasa powinna ułatwiać prowadzenie ewidencji.
- Przy wyborze urządzenia ważna jest nie tylko liczba pozycji, które można zaprogramować w bazie towarowej, ale także przydatne funkcje, m.in. elektroniczna kopia paragonów i klawisze funkcyjne. W przypadku warsztatu niebagatelne znaczenie będą miały też dwie cechy: solidna konstrukcja oraz niewielkie gabaryty urządzenia – tłumaczy Marcin Ciechowicz, Kierownik Serwisu w Polskim Centrum Kas Fiskalnych.

Przechowuj kopie paragonów fiskalnych w formie elektronicznej
Wśród kas rejestrujących można wyróżnić dwie grupy. W pierwszej znajdą się urządzenia, które korzystają z dwóch rolek papieru – jedna służy im do wydruku oryginalnego potwierdzenia zapłaty, natomiast druga do wystawienia jego kopii.
- Kasa z tego typu technologią to z reguły mniejszy wydatek, ale jej wybór wiąże się z koniecznością gromadzenia wielu dokumentów. A zgodnie z przepisami kopię oryginalnego paragonu fiskalnego należy przechować przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym został on wystawiony – stwierdza ekspert PCKF. - Poza tym urządzenie z kopią papierową zużywa dwie rolki, co oznacza większe koszty zakupu materiałów eksploatacyjnych.
Druga grupa obejmuje kasy z modułem elektronicznym. Urządzenie drukuje wtedy tylko oryginalny paragon fiskalny, przeznaczony dla klienta, a jego kopię zapisuje na karcie pamięci (w zależności od modelu: SD lub microSD). Cyfrowa archiwizacja danych jest nie tylko wygodniejsza, gdyż nie trzeba przeznaczać dodatkowego miejsca na przechowywanie wydruków, ale także zapewni znacznie większe bezpieczeństwo dokumentów finansowych warsztatu. Elektroniczną kopię paragonów można bowiem zapisać na komputerze lub na płycie DVD. Kasy tego typu korzystają z zaawansowanego rozwiązania technologicznego. Jak więc kształtują się ich ceny?
- O ile wydatek na starcie może być nieznacznie większy, o tyle na pewno zmniejszą się koszty związane z użytkowaniem urządzenia w przyszłości. Wszystko dzięki temu, że kasa korzysta tylko z jednej rolki papieru – dodaje M. Ciechowicz.

Baza towarowa odpowiadająca wielkości Twojego asortymentu
Przed rozpoczęciem ewidencji sprzedaży należy zadbać o to, aby w kasie została zaprogramowana baza oferowanych towarów lub usług. Warto więc wybrać urządzenie, które umożliwi bezproblemowe zdefiniowanie wszystkich elementów asortymentu.
- Dostępne na polskim rynku kasy mogą obsługiwać od kilkuset do kilkudziesięciu tysięcy pozycji towarowych. W zależności od tego, czy działalność warsztatu obejmuje tylko świadczenie usług, czy też również np. sprzedaż części samochodowych, dobrym rozwiązaniem będzie kasa z mniejszą lub większą bazą PLU – tłumaczy M. Ciechowicz.
Dostosowując liczbę pozycji towarowych do wielkości asortymentu, można też myśleć perspektywicznie. Jeśli właściciel warsztatu przewiduje, że jego przedsiębiorstwo będzie się rozwijało, urządzenie z większą bazą PLU pozwoli na zaprogramowanie dodatkowych towarów lub usług w przyszłości.

Szybka sprzedaż ma znaczenie!
Dużym udogodnieniem, obecnym w większości urządzeń fiskalnych, są klawisze funkcyjne. Pozwalają one nie tylko na zdefiniowanie szybkiej sprzedaży najpopularniejszych towarów lub usług, ale także na bezpośredni dostęp do najważniejszych pozycji w menu urządzenia, np. wydruku raportu dobowego. Podobnie jak w przypadku wielkości bazy PLU liczba klawiszy funkcyjnych jest uzależniona od konkretnego modelu kasy. Niektóre urządzenia oferują zdefiniowanie kilku przycisków tego typu, a inne nawet kilkudziesięciu.
Jak sama nazwa wskazuje, klawisze szybkiego dostępu zdecydowanie przyśpieszają pracę. Ich zastosowanie usprawnia przede wszystkim obsługę klientów. A konfigurowanie skrótów nie jest wcale skomplikowane.
- Najpierw trzeba oczywiście zdefiniować towary lub usługi w bazie PLU. Następnie wybranym elementom asortymentu możemy przypisać dostępne klawisze funkcyjne. Przy obsłudze nabywcy wystarczy już tylko wcisnąć odpowiedni przycisk na klawiaturze, a kasa zarejestruje sprzedaż i wydrukuje paragon – wyjaśnia ekspert PCKF.

Kasa fiskalna do zadań specjalnych?
Funkcje kasy rejestrującej to nie jedyna kwestia, na którą warto zwrócić uwagę. Warunki pracy w punktach świadczących usługi naprawy pojazdów, wymiany opon lub przeglądów technicznych bywają różne, w związku z czym urządzenie wykorzystywane w warsztacie powinno charakteryzować się solidną i szczelną konstrukcją. Na szczęście producenci kas fiskalnych dużą wagę przywiązują do stosowania wysokiej jakości materiałów, więc w ich ofercie znajdują się modele odporne na intensywne użytkowanie oraz wpływ czynników zewnętrznych, np. wnikanie pyłu lub płynów.
Jeśli warsztat dysponuje rozległą przestrzenią, w której bez problemu znajdzie się miejsce nawet na duże rozwiązanie technologiczne, gabaryty urządzenia nie powinny mieć większego znaczenia. Co innego jednak w przypadku niewielkich firm, mogących mieć kłopot z przeznaczeniem dodatkowej powierzchni na stanowisko sprzedaży. W takiej sytuacji doskonałym pomysłem będzie niewielka kasa fiskalna.
- Najmniejsze urządzenia wymiarami oraz wagą przypominają smartfony oraz tablety. Dzięki temu znajdują zastosowanie zarówno w handlu stacjonarnym, jak i w trakcie sprzedaży mobilnej, polegającej np. na dojeździe do klienta. Zaletą takiego rozwiązania jest z pewnością komfort pracy, ale mała kasa nie oznacza rezygnacji z przydatnych funkcji, m.in. programowania klawiszy szybkiej sprzedaży czy też zapisu kopii paragonów na karcie pamięci – podsumowuje M. Ciechowicz.

System sprzedaży w warsztacie lub stacji kontroli pojazdów
Kasa fiskalna będzie świetną propozycją dla małych i średnich przedsiębiorstw, ale co w sytuacji, gdy warsztat samochodowy lub stacja kontroli pojazdów posiada rozbudowany asortyment, a przy okazji wykorzystuje wiele urządzeń peryferyjnych i specjalistyczne oprogramowanie? Wtedy warto pomyśleć o drukarce rejestrującej oraz programie komputerowym do zarządzania sprzedażą. Rozwiązanie to umożliwi bowiem stworzenie kompleksowego systemu, który w dużej firmie może się okazać niezbędny.
Drukarka fiskalna różni się od kasy przede wszystkim tym, że nie jest „samodzielna” – nie posiada rozbudowanej klawiatury, przez co nie umożliwia m.in. bezpośredniego definiowania bazy towarów lub usług. Urządzenie rejestrujące tego typu funkcjonuje jedynie w połączeniu z komputerem lub terminalem komputerowym oraz oprogramowaniem pozwalającym na prowadzenie handlu. W zamian za ten brak „samodzielności” użytkownik otrzymuje jednak możliwość zdefiniowania bardzo dużej bazy PLU. W zależności od modelu może to być nawet 1.000.000 pozycji towarowych.
- Działanie systemu opartego na drukarce fiskalnej oraz programie sprzedażowym jest proste. W czasie obsługi klienta oprogramowanie, w którym zdefiniowano wszystkie pozycje towarowe, wysyła informacje o konkretnych elementach asortymentu do urządzenia rejestrującego – wyjaśnia szef serwisu w PCKF.
Drukarki fiskalne mają także inne zalety. Większość modeli umożliwia korzystanie ze znacznie dłuższych, niż w przypadku kas, rolek papieru termicznego, a stosowane w nich mechanizmy drukujące pozwalają na szybsze wystawianie paragonów. Wśród drukarek rejestrujących znajdują się również takie, które gabarytami oraz wagą nie odbiegają od najmniejszych i najlżejszych kas, dzięki czemu zarówno ich przenoszenie, jak i używanie w niewielkiej przestrzeni nie będzie stanowiło problemu.