W sylwestrową noc, wraz z początkiem 2020 roku rozpocznie się zautomatyzowany transfer danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Podatnicy świadczący usługi z zakresu mechaniki pojazdowej, wulkanizacji… – generalnie reprezentanci branży motoryzacyjnej jako pierwsi zostali zobligowani do stosowania kas fiskalnych nowego typu.

Od 1 stycznia 2020 r. kasy fiskalne online zapewnią automatyczną transmisję pakietu danych w postaci paragonów fiskalnych, paragonów fiskalnych anulowanych i raportów fiskalnych dobowych. Nowego typu urządzenia (kasy online) muszą być stale podłączone do sieci teleinformatycznej lub internetu, by móc przesyłać dane według określonego harmonogramu. Harmonogram będzie mógł ulec zmianie bez wiedzy właściciela kasy. Mechanizm ten, wprowadzony już w życie w niektórych państwach europejskich, ma na celu ograniczenie szarej strefy w rozumieniu nierejestrowania transakcji dokonywanych pomiędzy sprzedawcą a konsumentem.
Jeśli dopiero teraz przychodzi ci się oswoić z nowym obowiązkiem ustawowym, wiedz, że dobrodziejstwa nieograniczonego transferu tych danych w czasie rzeczywistym fiskus dostrzeże natychmiast! Dostarczanie organom podatkowym informacji o dokonywanych transakcjach na bieżąco oznacza, że mogą one niezwłocznie analizować i identyfikować te budzące podejrzenie. I ad hoc podejmować odpowiednie działania mające na celu wyjaśnienie wątpliwości.
Terminowa instalacja kasy online to jedno. Z rozmów z producentami, dystrybutorami i uprawnionymi instalatorami kas fiskalnych wynika, że najpóźniej w listopadzie powinniśmy podjąć decyzję o optymalnej transmisji danych – mowa o stabilnym łączu internetowym. A najpóźniej na początku grudnia wybrać (i odebrać dofinansowanie do 700 zł) najbardziej pożądany dla profilu naszej działalności model urządzenia, by taki zawczasu zafiskalizować.

Roztropność przed godziną „zero”
Pierwsza grupa podatników ma coraz mniej czasu na wprowadzenie w swojej działalności kas fiskalnych online. Pisząc o pierwszej grupie, mamy na myśli fakt, że w harmonogramie ustawy o kasach fiskalnych online fachowców z branży motoryzacyjnej uznano za grupę szczególnie „wrażliwą”. I wyróżnioną (czyżby zaważyć miał incydent w sprawie „niefiskalnej” żarówki?) do bycia pionierami we wdrażaniu ustawy z 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach. Przepis wszedł w życie 1 maja br. i wprowadził nowy typ kas, które będą przesyłały dane o rejestrowanej sprzedaży do systemu teleinformatycznego Krajowej Administracji Skarbowej. Drugą grupą (od 1 lipca 2020 r.) będą podmioty świadczące m.in. usługi gastronomiczne, hotelowe, a trzecią (od 1 stycznia 2021 r.) fryzjerzy, a też np. branża budowlana.
Wracając do czekającego naszą branżę nowego obowiązku. Nie warto odkładać zakupu kasy online na ostatnią chwilę. Może się zdarzyć, że mimo odpowiedniej podaży urządzeń dojdzie do sytuacji, że braknie zasobów ludzkich, czyli serwisantów, którzy mogliby takie kasy instalować. 
– Jest to jeden z warunków koniecznych – do fiskalizacji kasy potrzebna jest interwencja serwisanta – zwraca uwagę Piotr Ślęzak, dyrektor ds. projektów zagranicznych, Posnet.
Gdy przygotowywaliśmy ten artykuł, był początek października, więc ciekawiło nas, jak wygląda sytuacja, czyli: jak postępuje wykonanie nowego obowiązku w naszej branży.
– Obserwujemy nieznaczny wzrost zainteresowania kasami online dla branży motoryzacyjnej, ale kumulacji zakupów spodziewamy się w listopadzie i grudniu. Z kolei świadomość wśród klientów z branż wymienionych w punktach a i b ustawy oceniamy jako wysoką. Dbają o to też biura rachunkowe, które takie podmioty obsługują – dodaje Piotr Ślęzak, Posnet.
Kim są „wymienieni w punktach a i b”? Problem polega na tym, że w ustawie podmioty naszej branży wymieniono w formie opisowej, zamiast np. z użyciem klasyfikacji działalności PKD.
– Efekt jest taki, że sporo firm pisze wnioski o wiążące interpretacje do urzędów skarbowych, czy obejmuje je nowy obowiązek posiadania kas online – zauważa Maciej Rudaś, dyrektor działu technicznego i serwisu firmy Torell. – To o tyle istotne, że ostatnio służby skarbowe są mniej wyrozumiałe, a najniższa kara za niewydanie paragonu to 2000 zł.
Co istotniejsze w przypadku czekającego nas od 1 stycznia br. nowego obowiązku, bo gdy pojawi się awaria, problem z dostępem do internetu, to masz obowiązek usunąć taką przeszkodę „niezwłocznie”. 

Czy jesteś z branży wymienionej w punktach a i b?
Ustawa o VAT znowelizowana 23 kwietnia 2019 roku na pierwszy rzut oka jasno określa, które grupy podatników zobowiązane są do wymiany urządzeń fiskalnych na online i w jakich terminach.
Art. 145 b. 1. mówi, że od 1 stycznia 2020 roku do rozpoczęcia ewidencji na tzw. kasach rejestrujących online zobowiązani są podatnicy, którzy:
a) świadczą usługi naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
b) sprzedają benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych.

Z zapisów tych wynika, że zobowiązani do wprowadzenia urządzeń nowego typu do końca tego roku są wszyscy dostawcy paliw, które mogą posłużyć do napędu silników spalinowych różnego rodzaju pojazdów czy urządzeń. Dotyczy to zarówno stacji paliw, jak i punktów mających w ofercie gaz. W porządku alfabetycznym ta pokaźna grupa to mechanicy i wulkanizatorzy wszelakich pojazdów silnikowych lub motorowerów. Czy ktoś jeszcze musi się zmierzyć z nowym obowiązkiem? 
– Często pojawiają się pytania od klientów dotyczące myjni samochodowych czy sprzedaży pojazdów – informuje nas Magdalena Greloch, wiceprezes zarządu ESC Spółka Akcyjna. – Te grupy nie są wymienione w ustawie o VAT i teoretycznie nie muszą dokonać wymiany kas czy drukarek fiskalnych na online. Jednakże w przypadku salonów samochodowych trzeba zwrócić uwagę, czy jednocześnie nie pojawiają się w zakresie ich działań usługi serwisowe.
Jeszcze nieraz w rozmowach z producentami kas padnie zapewnienie, że kto jak kto, ale akurat reprezentanci branży warsztatowej są świadomi kolejnego obowiązku. 

Na co zwrócić uwagę, decydując się na dany model urządzenia fiskalnego nowego typu
1. Ważne, żeby kasa była łatwa w obsłudze. Co to oznacza? Łatwą wymianę papieru, intuicyjne menu i klawisze skrótu, które pozwalają na szybką sprzedaż najpopularniejszych usług oraz wykonywanie obowiązkowych raportów dobowych czy miesięcznych bez poszukiwania tych funkcji w menu. 
2. Wybierajmy modele najmniej awaryjne. Każda naprawa to dodatkowe koszty i czas, kiedy nie powinniśmy prowadzić sprzedaży. Urządzenie powinno posłużyć 5-7 lat. Za takie uchodzą (na podstawie statystyk awaryjności w serwisie ESC Spółka Akcyjna) urządzenia polskich producentów: Posnet, Novitus, Elzab.
3. Jeżeli to możliwe, dobrze zaopatrzyć się w tzw. urządzenie rezerwowe. Ministerstwo Finansów nie przewiduje możliwości sprzedaży czy świadczenia usług, jeżeli nie możemy wystawić paragonu, dlatego można skorzystać z odliczenia (700 zł) na drugą, rezerwową, kasę.

Kogo jeszcze mogą obowiązywać kasy online?
Z zebranych przez nas szacunków nowy obowiązek obejmie ok. 80 000 podatników działających w branży motoryzacyjnej. Czyżby ustawodawca o kimś „zapomniał”? 
– Co do zasady należy czytać te przepisy literalnie. Według nas bardzo precyzyjnie określają, kto musi zainstalować kasy online, choć nasi dystrybutorzy i klienci pytają, czy np. stacje diagnostyczne również zostaną objęte nowym obowiązkiem. W sytuacji kiedy diagnosta tylko weryfikuje parametry pojazdu, nie musi posiadać kasy online, ale w przypadku gdy w trakcie przeglądu ustawia światła w pojeździe lub też dokonuje innej interwencji (czyli de facto dokonuje drobnej naprawy), wtedy już taką kasę powinien posiadać – zauważa Piotr Ślęzak, Posnet.
Może się okazać, że kluczem będzie kod PKD działalności gospodarczej, co tylko dowodzi, że obowiązek może wykraczać poza podatników wymienionych w pkt a i b.
– Z naszych obserwacji wynika, że rzeczywiście jest w tym zakresie duże zamieszanie – przyznaje Piotr Chronowski, zastępca dyrektora pionu sprzedaży dystrybucyjnej, Novitus – Centrum Technologii Sprzedaży. – O ile mechanik naprawiający pojazdy jest pewien, że od 1 stycznia 2020 roku musi posiadać kasę online i otrzyma za jej zakup odliczenie, to np. myjnie samochodowe czy stacje diagnostyczne już takiej pewności nie mają. Nie wiedzą również, czy kupując kasę online, otrzymają za nią odliczenie.
Inni przepytywani przez nas niechętnie podejmowali się rozstrzygania czy komentowania pytań, które dotyczą zakresu nowego obowiązku. I nic dziwnego.
– Każdy przedsiębiorca może we właściwym urzędzie skarbowym uzyskać interpretację, czy prowadzona przez niego działalność podlega nowym przepisom – dzieli się swym doświadczeniem Damian Szewczyk, kierownik działu marketingu Elzab S.A. – Szacując wielkość rynku, sami napotykaliśmy na problemy interpretacyjne, przykładem mogą być myjnie samochodowe, które nadal pozostają zwolnione z tego obowiązku. 
Warto tu chyba postawić pytanie: czy kas wystarczy dla wszystkich. Skoro niektórzy z przepytywanych sugerują, byśmy zaopatrzyli się nie w jedną, a w… dwie kasy. Korzystanie z nowego rodzaju kas rejestrujących wiąże się bowiem nie tylko z uproszczeniem obiegu dokumentacji fiskalnej, ale również z możliwością odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na jej zakup w wysokości 90% ceny netto, ale nie więcej niż 700 zł. 

Rekomendacje dla podatników w branży motoryzacyjnej

Piotr Ślęzak, dyrektor ds. projektów zagranicznych, 
Posnet: – Oferta kas rejestrujących online jest bardzo szeroka. Począwszy od rozwiązań droższych, opartych na drukarkach fiskalnych, do tańszych – jak kasy stacjonarne czy mobilne. W większości warsztatów sprawdzi się rozwiązanie oparte na kasie mobilnej, takiej jak MOBILE ONLINE lub ERGO ONLINE. Są to małe kasy, ale wyposażone w wiele zaawansowanych funkcji. Nie bez znaczenia jest też fakt, iż są to urządzenia bardzo proste w obsłudze. Podatnicy, którzy do tej pory używali drukarek fiskalnych, mogą po prostu kupić ich nowsze wersje zgodne z wymaganiami dla fiskalnych urządzeń online. Jaką wybrać? Warto skorzystać z rad dostawcy urządzeń fiskalnych. Wybór modelu może zależeć od możliwości dostępu do internetu.

Kto (jeszcze) z kasą online od 1 stycznia 2020?

Piotr Chronowski, zastępca dyrektora pionu  sprzedaży dystrybucyjnej, Novitus: – Centrum Technologii Sprzedaży: – W imieniu firmy Comp S.A. zwróciłem się do Ministerstwa Finansów z prośbą o określenie grup podatników, którzy kryją się pod ogólnym pojęciem „usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów”. Ministerstwo odesłało mnie do Głównego Urzędu Statystycznego, gdyż to ten urząd zajmuje się klasyfikowaniem podatników. Z GUS otrzymałem odpowiedź, że w tej grupie mieszczą się również: naprawy mechaniczne pojazdów, naprawy elektryczne i elektroniczne, systemów wtryskowych, naprawy nadwozia, naprawy części, mycie, polerowanie, lakierowanie i malowanie, naprawy szyb i okien, naprawy siedzeń samochodowych, wykonywanie zabiegów antykorozyjnych w pojazdach, instalowanie części i akcesoriów w pojazdach niebędących częścią procesu produkcji. Widać, że zakres usług jest bardzo szeroki. Każdą z branż określonych ogólnie w ustawie można zweryfikować, sprawdzając klasyfikacje na stronie GUS – Klasyfikacje.

„Urządzenie rezerwowe”
Trzeba wiedzieć, że ustawodawca wprowadził możliwość zakupu drugiej kasy, tzw. urządzenia rezerwowego. Dlaczego warto rozważyć to rozwiązanie? 
– Z odliczenia korzystamy tylko raz! Jeżeli kupimy kasę właściwą razem z rezerwową, od obydwu odliczymy 700 zł. Kasa to urządzenie elektroniczne, jak każde inne może ulec awarii, a to oznacza przestój. Może też zostać uszkodzona tak, że naprawa będzie nieopłacalna – podpowiada Magdalena Greloch, ESC. 
Taki krok może okazać się godny polecenia, skoro za każdym razem naszą troską powinien być niezakłócony przesył danych. Przecież część z nas – holowanie, serwis mobilny – będzie świadczyć swe usługi „w drodze”, z dala od siedziby firmy. Ustawodawca wyraźnie napomina: jeśli nastąpi problem z łącznością, należy niezwłocznie po ustaniu problemu przesłać dane z kasy. W przypadku stałego problemu z dostępem do sieci (np. w przypadku pracy mobilnej), „podatnik będzie musiał uzyskać specjalną zgodę naczelnika urzędu skarbowego na przesyłanie danych w określonych odstępach czasu”. Owszem, specjaliści uspokajają, że czasowy brak dostępu do internetu nie stanowi żadnej przeszkody w działaniu kasy online. Po prostu po odzyskaniu połączenia kasa automatycznie wyśle do fiskusa brakujące dane. W sytuacji kiedy podatnik z przyczyn obiektywnych nie może zapewnić takiej łączności (np. brak dostawcy usług internetowych, „dziura” w zasięgi sieci komórkowej etc.), wtedy musi on wystąpić do swojego urzędu skarbowego z prośbą o zgodę na przesyłanie danych w ustalonych odstępach czasu. 
– Po uzyskaniu takiej zgody ze wskazaniem częstotliwości wysyłki danych podatnik musi co jakiś czas zabrać kasę do miejsca, gdzie będzie mógł ją podłączyć do internetu, a następnie wybrać odpowiednią funkcję w kasie, która umożliwi wysyłkę danych do CRK. Dodam tylko, że wszystkie kasy online muszą posiadać taką funkcjonalność – wyjaśnia Piotr Ślęzak, Posnet.
Jest jeszcze jedna furtka.
– Można wystąpić do naczelnika urzędu o własny harmonogram przesyłania danych do CRK, ale dotyczy to miejsc, w których w ogóle nie ma dostępu do internetu – dodaje Magdalena Greloch, ESC.
I tu przestroga. Można stracić odliczenie 700 zł za „naruszenie obowiązku połączenia z repozytorium”. Oczywiście trzeba zapewnić je w godzinach pracy podmiotu, a jeżeli pojawi się awaria dostępu do internetu, należy ją usunąć „niezwłocznie”.

Od czego warto odwieść?
Dla świadczących usługi mobilne przeznaczone są dwa rozwiązania: urządzenie fiskalne z modułem Wi-Fi lub kasa fiskalna z modemem GPRS. Jeżeli przemieszczamy się z kasą, specjaliści zalecają GPRS. O udostępnieniu Wi-Fi z telefonu możemy raczej zapomnieć. Nie tylko z uwagi na ryzyko rozładowania telefonu.
– Absolutnie nie polecamy, a raczej traktujemy to jako ostateczność – internet z telefonu jako router i przesyłanie w ten sposób danych z kasy, skoro „odpytywanie” kasy trwa ok. 2 godzin. Takie połączenie doprowadza do szybkiego rozładowania telefonu, a co za tym idzie – może spowodować brak możliwości kontaktu z klientami. Chcemy również odwieść od łączenia się z niezabezpieczonymi sieciami internetowymi. W ten sposób kasa może stać się łatwym „łupem” dla hakerów – podpowiada Robert Długoszewski, ALT SI sp. z o.o.
A co się nie zmieni wraz z nowym obowiązkiem? Tak jak to było dotychczas, obsługujący kasę wydaje paragony, sporządza raporty itp. Obsługa jest taka sama, jak tradycyjnych kas z elektroniczną lub papierową kopią paragonu. Specjaliści przekonują, że wcale nie jest trudniej, przeciwnie – pod wieloma względami będzie łatwiej. Przecież nie składamy w urzędzie skarbowym zgłoszenia kasy w celu uzyskania numeru ewidencyjnego (kasa uzyskuje ten numer automatycznie przy pierwszym połączeniu z CRK). 
Poza dodatkowym obowiązkiem zapewnienia urządzeniu online stałego dostępu do sieci teleinformatycznej warto oczywiście wyrobić sobie nawyki, by kasa nie odmówiła posłuszeństwa. A to wystarczająca przesłanka, by wybrać urządzenie/urządzenia, za którymi stoi producent bądź importer gwarantujący szybki serwis. Oczywiście uprawniony serwis. 

Rafał Dobrowolski