22 czerwca 2018 roku w Dzienniku Ustaw RP ogłoszono Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Nowe przepisy szczegółowo definiują sposób działania urządzeń fiskalnych online, m.in. realizowanie elektronicznych paragonów i współpracę z Centralnym Repozytorium Kas.

Kasy rejestrujące online mają nie tylko uszczelnić polski system podatkowy, ale także przyczynić się do unowocześnienia obrotu gospodarczego. Urządzenia nowego typu będą bowiem posiadały kilka dodatkowych rozwiązań technologicznych, które zostały szczegółowo opisane w Rozporządzeniu Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z 28 maja 2018 roku. Pojawienie się kas online wpłynie również na sposób obsługi osób fizycznych, m.in. klientów warsztatów samochodowych i punktów wulkanizacji.

Współpraca z Centralnym Repozytorium Kas
Komunikacja nowych urządzeń rejestrujących z Centralnym Repozytorium Kas to podstawowe założenie systemu fiskalizacji online. Dzięki temu urzędnicy zyskają łatwy dostęp do informacji na temat czynności wykonywanych przez podatników, m.in. rejestrowanych transakcji sprzedaży czy zlecanych przeglądów technicznych. Urządzenia online będą przesyłały ważne dane do CRK, czyli narzędzia nadzorowanego przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Centralne Repozytorium Kas pozwoli zaś nie tylko na gromadzenie, ale także przetwarzanie i analizowanie wszystkich informacji.
– Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z 28 maja 2018 r. kasy fiskalne online będą posiadały interfejsy komunikacyjne, które zagwarantują transmisję danych do CRK. Połączenie tego typu ma się odbywać za pośrednictwem dowolnego łącza internetowego. Co więcej, przekaz danych będzie przebiegał automatycznie i zgodnie z odgórnie ustalonym harmonogramem. Obowiązkiem użytkownika kasy online stanie się dopilnowanie tego, aby transmisja informacji do CRK przebiegała bez zakłóceń – podkreśla Marcin Ciechowicz, kierownik serwisu w Polskim Centrum Kas Fiskalnych.

Komunikacja z terminalami płatniczymi w standardzie
Ustawodawcy zależy na tym, aby zwiększyć znaczenie płatności elektronicznych w naszym kraju. W porównaniu z finalizowaniem transakcji za pomocą gotówki e- -płatności stanowią nie tylko mniejsze obciążenie dla budżetu państwa, ale także są łatwiejsze do kontrolowania. W jaki sposób kasy online przyczynią się do promowania obrotu bezgotówkowego? Standardową funkcjonalnością nowych urządzeń będzie współpraca z terminalami do kart płatniczych. Wszystko za sprawą ujednoliconego protokołu komunikacyjnego, służącego do wymiany danych pomiędzy tymi technologiami sprzedaży. Przy wyborze którejś z kas online nie będzie więc trzeba zastanawiać się nad tym, czy zagwarantuje ona współpracę z instrumentem do akceptowania e-płatności.

Realizowanie e-paragonów na prośbę klientów
Kolejną dużą zmianą, możliwą do wprowadzenia wraz z kasami online, będą elektroniczne paragony fiskalne. Niemniej pojawienie się cyfrowych dowodów sprzedaży nie spowoduje wycofania papierowych wydruków z urządzeń rejestrujących. Kasy nowego typu będą posiadały również mechanizmy termiczne, które pozwolą na emitowanie papierowych paragonów fiskalnych. Co więcej, taka forma dowodu sprzedaży pozostanie obowiązkowa. Konieczność wystawienia i przesłania elektronicznego dokumentu z kasy online wystąpi dopiero wtedy, gdy klient o to poprosi. W pozostałych przypadkach wystarczające będzie wydanie „tradycyjnego” paragonu fiskalnego.
– W przyszłości e-paragony z kas online zaczną trafiać na adresy e-mail wskazywane przez klientów. Ich przesyłanie będzie się odbywało przez zabezpieczony system dystrybucji, co ma zagwarantować ochronę danych konsumentów. Ponadto, elektroniczne paragony fiskalne, podobnie jak papierowe dowody sprzedaży z kas rejestrujących, pozwolą klientom na korzystanie z prawa do reklamacji bądź zwrotu. Obie formy dokumentu – papierowa i cyfrowa – będą zawierały dane na temat przedsiębiorcy, towarów lub usług, podatków należnych do zapłaty czy samego urządzenia online – wyjaśnia M. Ciechowicz.

Kiedy pojawią się nowe urządzenia fiskalne?
Opublikowanie rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, było niezbędne do tego, aby producenci technologii sprzedaży mogli rozpocząć tworzenie urządzeń online. Na razie nie wiadomo, kiedy modele z dodatkowymi funkcjami pojawią się na rynku. A wynika to zarówno z procesu produkcji tych technologii sprzedaży, jak i wymogów formalnych.
– Po pierwsze, głównie ze względu na zaawansowane rozwiązania techniczne, produkcja i testowanie kas nowego typu może zająć więcej czasu. Po drugie, zanim jakiekolwiek urządzenie rejestrujące trafi na rynek, musi otrzymać homologację Głównego Urzędu Miar. Po trzecie, podatnicy będą mogli wdrażać w swoich firmach kasy online dopiero po wejściu w życie nowelizacji ustawy VAT, czyli najwcześniej od 1 października 2018 roku – zaznacza ekspert PCKF.

Wraz z kasami online wprowadzone zostaną elektroniczne paragony fiskalne