Kontynuujemy cykl artykułów na temat zatrudniania osób w zakładach pracy w świetle panującej pandemii koronawirusa.

Wszystko wskazuje na to, że praca zdalna już na stałe wpisała się w systemy funkcjonowania wielu firm w Polsce. To, co jest efektem pandemii i lockdownu, może okazać się dobrym rozwiązaniem również wtedy, kiedy codzienne życie wróci do normy. Konieczne jest jednak uregulowanie zasad home office – jest to ważne zarówno z punktu widzenia pracodawców, jak i pracowników.

Definicja pracy zdalnej
Chociaż wiele firm działa zdalnie już od ponad roku, Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii wciąż jeszcze pracuje nad wprowadzeniem stosownych zmian do Kodeksu pracy i ustaleniem standardów, które będą obowiązywały po ustąpieniu pandemii, kiedy przestaną działać tzw. regulacje covidowe. Podstawą ma być zdefiniowanie pracy zdalnej.
Zgodnie z projektem ma to być „praca polegająca na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu ustalonym przez pracownika i pracodawcę, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”.

Za co płaci pracodawca?
Dostarczenie pracownikowi materiałów i niezbędnych narzędzi będzie obowiązkiem pracodawcy, chociaż dopuszczane są inne rozwiązania. Jeśli do pracy zdalnej będą wykorzystywane materiały i narzędzia stanowiące własność pracownika, obie strony będą mogły zawrzeć porozumienie określające zasady ich wykorzystywania. W takiej sytuacji pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent (lub ryczałt) w wysokości ustalonej przez strony. Pracodawca powinien również pokryć koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej (m.in. energii elektrycznej oraz dostępu do łączy komunikacyjnych). Narzędzia dostarczone przez pracodawcę do pracy zdalnej powinny zostać ubezpieczone.

W domu – tylko bezpieczna praca
W planie są też regulacje dotyczące kwestii związanych z BHP oraz szkoleń z BHP. Szkolenia te mogą się w całości odbywać za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Osoby pracujące w domach będą chronione przez przepisy o wypadkach przy pracy, ale przy uwzględnieniu prawa do prywatności.
Pracodawca będzie miał jednak uprawnienia umożliwiające mu kontrolę miejsca pracy pracownika zdalnego, m.in. właśnie pod kątem BHP. Jak będzie to wyglądało w praktyce, nie wiadomo. Wiadomo jednak, że pracownicy na home office nie będą mieli zlecanych prac potencjalnie niebezpiecznych, wykonywanych z użyciem niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia bądź intensywnie brudzących czy pylących substancji. Prawdopodobieństwo wypadku przy pracy będzie więc ograniczone do minimum.

Wyrywkowe kontrole trzeźwości
Nowelizacja Kodeksu pracy ma również wprowadzić przepisy, które pozwoliłyby pracodawcom na wyrywkową i prewencyjną kontrolę pracowników zarówno pod kątem trzeźwości, jak i obecność środków odurzających.
W planach jest również unormowanie zasad, na jakich przeprowadzane byłyby takie kontrole, a także reguł, które regulowałyby kwestie dopuszczenia lub niedopuszczenia do pracy osób nietrzeźwych czy będących pod wpływem narkotyków.
Projektowana regulacja ma również na celu rozwiązanie problemu wynikającego z braku podstaw prawnych do przeprowadzania przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego badań pracowników na obecność tzw. narkotyków w ich organizmach. W chwili obecnej w polskim porządku prawnym nie ma bowiem przepisów, które określałyby procedurę takiego badania, na żądanie pracodawcy lub samego pracownika.
Na zakończenie przypomnienie, 30 września 2021 r. upłynął termin na wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego za 2020 r. Czy urlop może przepaść? Co Covid-19 zmienił w zasadach udzielania zaległego urlopu?

Na podstawie art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w myśl art. 163 k.p. (czyli w terminie ustalonym w planie urlopów bądź po porozumieniu z pracownikiem) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Sytuacje, w których może dojść do powstania zaległości urlopowych, wymienia Kodeks pracy. Okolicznościami tymi są:

• wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami – art. 164 § 1 k.p.,
• szczególne potrzeby zakładu pracy – art. 164 § 2 k.p.,
• przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy (np. choroba) – art. 165 i 166 k.p.,
• odwołanie pracownika z urlopu z powodu okoliczności nieprzewidzianych w chwili jego rozpoczynania – art. 167 § 1 k.p.

Urlop jest przywilejem pracownika, co do zasady, każdy pracownik powinien do 31 grudnia wykorzystać przysługujący mu urlop za dany rok. W sytuacji kiedy się to nie udaje, 1 stycznia kolejnego roku urlop ten staje się urlopem zaległym, który pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi w terminie określonym w art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, czyli do 30 września następnego roku. Urlop to niezbywalne prawo pracownika. Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy pracownik nie może zrzec się urlopu ani przekazać go innej osobie. Pracodawca natomiast nie może w trakcie trwania stosunku pracy zamienić urlopu na ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje jedynie w sytuacji wygaśnięcia lub rozwiązywania stosunku pracy.

Covid-19 a zaległy urlop
Zgodnie z regulacjami z Tarczy Antykryzysowej 4.0 pracodawcy zyskali uprawnienie do narzucenia obowiązku wykorzystania zaległego urlopu. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu Covid-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.
Należy też pamiętać, że nieudzielenie urlopu zaległego do 30 września następnego roku kalendarzowego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone sankcją grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł. Jeżeli zatem pracodawca nie dopilnuje, aby w pierwszej kolejności wykorzystany został urlop zaległy, naraża się na karę grzywny.

mgr Robert Gorczyca
ekspert prawa pracy
prawnik, specjalista ds. BHP
inspektor ochrony przeciwpożarowej