Zanim zadamy sobie pytanie, czy i dlaczego należy policzyć koszt roboczogodziny w naprawach serwisowych, to należy najpierw ustalić, czym jest ów koszt.

Możemy go zdefiniować jako: uśredniony koszt jednej sprzedanej klientom roboczogodziny, liczonej w określonym przedziale czasu. Mówiąc o przedziale czasu należy mieć na uwadze miesiąc (dla analiz krótkoterminowych) lub kwartał, półrocze albo rok kalendarzowy dla analiz średnio- i długookresowych.
Wydawać by się mogło, że analiza kosztów funkcjonowania firmy, jaką jest serwis, ta sprawa oczywista. A jednak wiedza na ten temat nie należy do najmocniejszych stron części właścicieli zakładów z branży motoryzacyjnej. Przykro to stwierdzić, ale z moich wieloletnich doświadczeń wynika, że to prawda. Choć coraz rzadziej, ale wciąż zdarza mi się usłyszeć od właściciela, że przecież wie, ile zostaje mu w kasie (lub w kieszeni) po rozliczeniu miesiąca. Otóż to! Jeżeli zostaje, a co jeśli nie zostaje lub z miesiąca na miesiąc zostaje mniej i coraz częściej trzeba sięgać do rezerw, żeby pokryć bieżące wydatki? Co będzie, jeżeli te rezerwy się wyczerpią? W tym miejscu powinienem, a w zasadzie muszę, podać pod rozwagę podstawową zasadę działalności serwisu naprawczego. W swojej działalności operacyjnej (naprawczej) serwis musi utrzymać się z przychodów ze sprzedaży usług (czyli z robocizny).

Marża uzyskiwana ze sprzedaży części zamiennych, lakierów, materiałów lakierniczych czy akcesoriów użytych do naprawy nie powinna być wykorzystywana do finansowania kosztów bieżącej działalności.

Czy ktoś z grona czytelników zastanawiał się kiedyś nad odpowiedzią na pytanie: dlaczego znaczna część polskich firm z sektora MŚP tak źle finansowo przeszła przez okres obowiązywania ograniczeń związanych z covidem?

Odpowiedź wydaje się trudna, ale taka nie jest. Otóż w znaczącej grupie tych firm nie było środków finansowych zabezpieczonych na taką ewentualność, środków gromadzonych jako kapitał rezerwowy (zapasowy). Więcej, w znacznej grupie właścicieli serwisów brak jest wiedzy, a może i świadomości konieczności gromadzenia tego rodzaju środków. A przecież prawidłowa analiza kosztów powinna wskazać zarówno zagrożenia, jak i możliwości ich uniknięcia. Trudno jednak odnosić się do takich analiz, skoro gdzieniegdzie występuje problem z obliczeniem kosztu roboczogodziny, aby w sposób jednoznaczny stwierdzić, na jakim poziomie rentowności sprzedawane są usługi.

Jak zatem przypisać koszty do wykonywanych napraw? Należy określać koszt każdej czy raczej uśrednionej roboczogodziny? Spotkałem się w tym kontekście z zapytaniem od biegłego sądowego, który miał dylemat, jak odpowiedzieć na pytanie sądu, dotyczące co prawda stawki za robociznę, ale odpowiedź wywieść należało z pozycji kosztów.

Pytanie brzmiało: czy naprawa (za roboczogodzinę) w autoryzowanym serwisie blacharsko-lakierniczym dziewięcioletniego popularnego modelu musi kosztować tyle samo co rocznego, flagowego modelu tej samej marki? Moja odpowiedź brzmiała: tak, musi, stawka nie zależy bowiem od rocznika czy modelu, ale od obliczonego rzetelnie, uśrednionego kosztu jednej sprzedanej roboczogodziny w tym serwisie, liczonej dodatkowo w wystarczająco długim okresie (w tym przypadku 12 kolejnych miesięcy).

W ten sposób udało się przejść płynnie od rozważań na temat kosztów w zależności od stawki za usługi serwisowe od ich wysokości ponoszonych przez serwis. Jak zatem obliczyć prawidłową, rzetelną stawkę za robociznę w serwisie motoryzacyjnym? Zawsze w taki sam sposób, bez względu na to, czy chodzi o serwis mechaniczny, blacharsko-lakierniczy, oponiarski czy specjalistyczny serwis urządzeń podlegających DUDT. Zasada ogólna jest prosta: do obliczonego kosztu jednej uśrednionej roboczogodziny – obliczonej na podstawie danych księgowych za okres 12 kolejnych miesięcy – dodajemy oczekiwaną marżę. W ten sposób uzyskujemy stawkę, która powinna obowiązywać w kolejnym okresie, zwykle dłuższym niż kwartał. Jeżeli nie występują duże wahania inflacji, określonej przez wskaźnik CPI, to przyjmuje się, że okresem obowiązywania stawki jest kolejne 12 miesięcy. Jednak w przypadku serwisów blacharsko-lakierniczych realizujących bezgotówkowe naprawy powypadkowe tak wyliczona stawka nie zawsze (żeby nie powiedzieć, że bardzo rzadko) jest akceptowana przez płatnika, czyli towarzystwo ubezpieczeniowe. W tym zakresie jest tyle stanowisk, ile podmiotów bierze udział w rozliczeniu naprawy i – jak to u nas – plus jedno więcej. Sądzę, że obronie stawki w przypadku dochodzenia roszczeń za wykonaną naprawę należy poświęcić osobny tekst.