Skuteczne zarządzanie serwisem motoryzacyjnym nie jest możliwe, jeżeli będziemy brać pod uwagę tylko koszty jego funkcjonowania. Nie jest także możliwe zarządzanie czy chociażby kierowanie serwisem bez oglądania się na koszty. Pisząc o serwisach motoryzacyjnych, rozumiem przez to zarówno serwisy mechaniczne, blacharsko-lakiernicze i oponiarskie, jak i większe przedsiębiorstwa tej branży.

Analiza kosztów – czy od tego jest księgowość?

W większych, bardziej rozbudowanych organizacjach systemy kierowania i zarządzania działami są na ogół w pewien sposób uporządkowane. Najwięcej problemów występuje w małych firmach, w których właściciel jest jednocześnie kierownikiem i zaopatrzeniowcem, a czasami także mechanikiem czy lakiernikiem. W warsztatach oponiarskich natomiast pracuje na równi ze swoimi pracownikami (w sezonach wymiany opon). W takim układzie trudno znaleźć czas, siły i ochotę na bieżącą analizę kosztów. W firmach takich występuje jeszcze dodatkowe utrudnienie w postaci rodzaju prowadzonej księgowości. Najczęściej jest to księgowość uproszczona, prowadzona w oparciu o podatkową książkę przychodów i rozchodów przez zewnętrzne biuro rachunkowe. Taki sposób księgowania kosztów i przychodów bardzo utrudnia, a czasami wręcz uniemożliwia prawidłową analizę zarówno po stronie kosztów, jak i dochodów. Zapewnienie prawidłowości księgowości podatkowej daje poczucie bezpieczeństwa w stosunku do „fiskusa”, nie daje jednak możliwości analitycznych.

Nikt nie wymaga od właścicieli firm, aby posiadali głęboką wiedzę ekonomiczną, jednakże podstawy tejże wiedzy na temat kosztów i ich wpływu na funkcjonowanie firmy mieć powinni. Wiedza taka daje możliwość kontrolowania kosztów w różnych układach i na różnych poziomach ich powstawania. Brak subkont księgowych w księgowości uproszczonej daje się zastąpić poprzez indywidualnie opracowywane tabele, ale właśnie do tego potrzebne jest to minimum wiedzy o kosztach. Najczęściej stosowany jest podział na koszty rodzajowe księgowane w zależności od miejsca ich powstawania na oddzielnych subkontach księgowych. Koszty operacyjne (z podziałem na bezpośrednie i pośrednie, z wydzielonymi kosztami wynagrodzeń) stanowią podstawę analizy kosztów funkcjonowania serwisu lub całej firmy. Byłoby idealnie, gdyby udało się określać udział poszczególnych rodzajów kosztów w sumie kosztów operacyjnych serwisu. Dałoby to bowiem podstawę do analizy wpływu zmian poszczególnych rodzajów kosztów na wynik serwisu, w tym głównie na poziom kosztu roboczogodziny. 

Oprócz kosztów operacyjnych pod szczególną kontrolą powinny znajdować się koszty ogólnozakładowe. Są to takie koszty, które powstają niezależnie od podstawowej działalności serwisu. Zaliczamy do nich między innymi koszty wynagrodzeń księgowości, reklamy czy innej niż serwisowa działalności firmy, np. usługi holowania. Jednym z elementów kosztów ogólnozakładowych jest również amortyzacja środków trwałych. Czasem koszty amortyzacji są księgowane odmiennie, lecz na ogół podchodzi się do nich globalnie, w skali całej firmy. Ponoszenie kosztów amortyzacji środków trwałych może spowodować nadmierne obciążenie serwisu kosztami, podniesienie kosztu roboczogodziny i w rezultacie spadek dochodowości serwisu.
Reasumując, księgowość nie jest od analizy kosztów!

Co to znaczy koszt roboczogodziny?
Koszt roboczogodziny to koszt pojedynczej sprzedanej przez serwis roboczogodziny. Określenie „pojedynczej” należy rozumieć jako jednej uśrednionej godziny. Słowo „sprzedanej” może wzbudzić pewne wątpliwości, bo jak to rozumieć? Dlaczego godzina sprzedana, a nie na przykład przepracowana przez pracownika (mechanika czy lakiernika) lub wręcz godziny obecności? Otóż dlatego, że tylko poprzez godziny sprzedane klientom serwis jest w stanie zarobić na koszty. Nie jest istotne, jak długo pracownicy przebywają w pracy ani ile czasu poświęcają na dokonanie naprawy, istotne jest tylko, ile z tego czasu zostało sprzedane klientom. Klient nie zapłaci bowiem za czas przestojów spowodowanych brakiem części czy za złą organizację pracy ani za inne nieuzasadnione technologicznie przerwy. Dlatego pojęcie roboczogodziny nie odnosi się do jednej godziny zegarowej, lecz do technologicznego czasu naprawy pojazdu, na przykład przy stosowaniu systemu Audatex, Eurotax lub DAT do kosztorysowania napraw blacharsko-lakierniczych liczba roboczogodzin naliczana jest zgodnie z technologią naprawy.

Najprostszym sposobem oszacowania kosztu roboczogodziny w serwisie jest określenie sumy wszystkich kosztów serwisu przypadających na określony czas i podzielenie ich przez sumę wszystkich sprzedanych w tym okresie roboczogodzin. Tak obliczona wartość jest zgrubnym odwzorowaniem poniesionych przez serwis kosztów na sprzedanie każdej roboczogodziny w czasie, którego to wyliczenie dotyczy. Przy takim wyliczeniu wartość kosztu roboczogodziny jest obarczona błędem wynikającym z nieprecyzyjnego określenia rzeczywiście poniesionych kosztów i nieuwzględnienia wszystkich elementów czasu sprzedanego.
Wyliczenie kosztu roboczogodziny (rbh) stanowi podstawę do określenia prawidłowej stawki za serwisowe prace naprawcze lub obsługowe. Dodanie marży, na ogół na poziomie od 20 do 30%, do wyliczonego kosztu rbh pozwala ustalić taką stawkę, która nie tylko zapewni pokrycie ponoszonych kosztów, ale pozwoli osiągnąć zysk gwarantujący możliwość konkurowania na rynku usług motoryzacyjnych oraz nadążania za zmianami w produkcji pojazdów, co wymaga modernizowania narzędzi specjalistycznych w serwisie.