– Serwisy samochodowe muszą stawiać przede wszystkim na jakość usług i obsługę klienta. Nie zawsze najważniejsza jest cena. Klienci cenią nas za terminowość, dlatego właściwa organizacja pracy jest kluczowa – podkreśla Kamil Libertowski, kierownik centrum samochodowego MobiAuto Zabrze. Jak skutecznie zarządzać serwisem, wieloma stanowiskami naprawczymi, sklepem motoryzacyjnym stacjonarnym i internetowym, a także finansami? Rozwiązaniem okazuje się odpowiednie oprogramowanie warsztatowe.

Firma MobiAuto prowadzi dwa serwisy samochodowe: w Poznaniu i Zabrzu. Zajmują się one pełną gamą usług z zakresu mechaniki samochodowej. Oba punkty, należące do sieci Q Service Castrol, mieszczą się przy dużych galeriach handlowych. To oczywiście wpływa na specyfikę pracy i oczekiwania klientów, którzy chcą pozostawić samochód na serwis o określonej porze i za godzinę lub dwie go odebrać. Właściwa organizacja pracy biura i mechaników jest więc bardzo ważna.
– Od 2 lat korzystamy z oprogramowania Firma 2000. Na samym początku naszej działalności, 3 lata temu, korzystaliśmy z innego systemu o podobnych funkcjonalnościach, który był jednak dużo droższy. Firma 2000 jest tańsza, oferuje jednocześnie zakres funkcjonalności, jakich potrzebujemy – dodaje Kamil Libertowski.
W serwisie w Zabrzu działa 7 stanowisk warsztatowych obsługiwanych przez 7 mechaników. Serwis i funkcjonujący obok sklep motoryzacyjny mają bardzo wygodne dla klientów godziny pracy – w soboty nawet do 20. Do poukładania pracy niezbędny jest terminarz – każdy mechanik, rozpoczynając dzień na swoim stanowisku, ma pełną informację dotyczącą liczby klientów i zaplanowanych usług oraz przewidywanego czasu pracy z danym autem. – Ten terminarz jest bardzo przejrzysty, na pewno na tym polu Firma 2000 wyróżnia się na tle konkurencji. Poza poukładaną pracą mamy też tzw. statusy napraw. Mechanik, będąc na hali warsztatowej, ma informację z biura obsługi dotyczącą choćby tego, czy klient podstawił już auto na parking lub czy usługa została zakończona paragonem albo fakturą. Wszyscy mamy pełen dostęp do informacji, nie ma niedomówień – zaznacza kierownik placówki.
Dla zarządzających serwisem przydatna okazuje się też funkcja umożliwiająca indywidualne rozliczenia z mechanikami. Ich czas pracy i wypracowany zysk (bez części zamiennych) można szybko wygenerować w odpowiednich raportach. To ułatwia proces przyznawania premii czy oszacowanie kosztów i zysków hali warsztatowej.
Swoje „konta” w programie mają oczywiście nie tylko mechanicy, ale też samochody klientów. Zapisywana jest historia napraw, dzięki której każdy kolejny serwis olejowy przebiega sprawniej. Dzięki temu pracownicy warsztatu wiedzą szybciej, jakich olejów czy filtrów będzie potrzebować dany pojazd. Historia napraw jest też nieoceniona w przypadku zgłaszania reklamacji. Oznacza to przede wszystkim dużą oszczędność czasu.
Jak wspomnieliśmy, MobiAuto to nie tylko serwisy samochodowe, ale też sklepy motoryzacyjne. Wszystkie podmioty (dwa stacjonarne, jeden online) mają wspólną bazę w programie Firma 2000. Koledzy z Poznaniu od ręki widzą stany magazynowe w Zabrzu. I na odwrót. – Handel internetowy jest z pewnością takim sektorem, który będzie się tylko rozwijał, dlatego dbamy o ten element naszej działalności. Jednocześnie staramy się także na miejscu posiadać akcesoria motoryzacyjne dostępne od ręki. Mowa m.in. o piórach wycieraczek, akumulatorach, olejach i płynach. W programie Firma 2000 korzystamy z modułu magazynowego, który pozwala na sprawną inwentaryzację, oraz modułu kasowego, który usprawnia procedury sprzedażowe. Połączenie tych funkcji w jednym programie jest bardzo wygodnym rozwiązaniem – dodaje Kamil Libertowski.
Możliwość przechowania opon sezonowych wpisuje się w trend poszukiwanej na rynku wysokiej jakości usług. Klienci cenią wygodę. Serwisy MobiAuto oferują taką możliwość, korzystając przy tym z kolejnego modułu programu Firma 2000 – przechowalni opon. Poza pełną informacją o posiadanych w depozycie oponach, ich lokalizacją, program umożliwia także oznaczanie dodatkowych danych, jak choćby uszkodzenia opon czy stan bieżnika.
– Z wieloma klientami kontaktujemy się drogą mailową, najczęściej dzieje się tak przy obsłudze flot czy aut firmowych. W takich przypadkach kierowca nie zawsze jest osobą decyzyjną w kwestii zakresu usług. W programie Firma 2000 mamy możliwość wysyłania kosztorysów napraw do klientów, co także oceniam jako bardzo przydatną funkcjonalność. Z tego programu eksportujemy również wszelkie raporty do działu księgowości, w których mamy wszystkie operacje zakupowe czy sprzedażowe – podsumowuje nasz rozmówca.

Tekst i zdjęcia: Piotr Łukaszewicz