Jakie są obowiązki pracodawcy w związku z zatrudnieniem nowego pracownika?
Na pracodawcy, który zatrudnia nowego pracownika, spoczywa wiele obowiązków związanych z jego prawidłowym zatrudnieniem. Do obowiązków pracodawcy związanych z zatrudnieniem należy m.in. wybór podstawy zatrudnienia pracownika, sporządzenie odpowiedniego rodzaju umowy o pracę, obowiązek poinformowania pracownika o jego uprawnieniach, skierowanie pracownika na badania lekarskie.
 
Jakich informacji można żądać od pracownika?
Zaczynając proces rekrutacji, pracodawca chce znaleźć najlepszego kandydata na obsadzane stanowisko. Dlatego często zdarza się, że pracodawca żąda od kandydatów wielu różnych informacji, które nie zawsze dotyczą ich kwalifikacji. Ostatnia nowelizacja wprowadziła w art. 221 k.p. katalog danych, których można żądać od kandydata do pracy oraz od pracownika.
Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie można żądać, zgodnie z art. 221 § 1 k.p., przedstawienia takich danych, jak:
- imię (imiona) i nazwisko;
- imiona rodziców;
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji) – logika nakazuje uznanie, iż chodzi o prawo do żądania podania obu miejsc;
- data urodzenia;
- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
 
WAŻNE! Z przepisu wynika wyraźnie, że pracodawca nie może żądać od kandydata na pracownika innych danych, niż wymienione powyżej. W szczególności nie będzie można wymagać przedstawienia zaświadczenia o niekaralności (chyba, że obowiązek taki wynika z przepisów szczególnych), o stanie cywilnym i rodzinnym. Jednocześnie, na podstawie § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.), od osoby ubiegającej się o pracę można żądać złożenia następujących dokumentów:
- wypełnionego kwestionariusza osobowego z niezbędną liczbą fotografii (zmiana rozporządzenia wprowadziła nowy wzór kwestionariusza);
- potwierdzających okres zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
- potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
- świadectwa ukończenia gimnazjum, w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;
- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
- innych, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z obowiązujących przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może przedłożyć dodatkowo inne dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o pracę oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Po nawiązaniu stosunku pracy od pracownika można domagać się dodatkowo:
- innych danych osobowych oraz imion, nazwisk i dat urodzenia dzieci – prawo do żądania podania powyższych danych jest uwarunkowane koniecznością ich pozyskania ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
- numeru PESEL;
- innych danych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (np. podanie numeru identyfikacji podatkowej NIP).

Przykład
Pani Kowalska została zatrudniona na podstawie umowy na czas nieokreślony. Jej pracodawca zażądał od niej podania imion i nazwisk jej dzieci wraz z datami urodzenia. Czy może Pani Kowalska odmówić podania tych informacji? Nie. Aby ustalić uprawnienia pracownika do korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (prawo do dni wolnych z art. 188 k.p., ograniczenia w zakresie delegowania i czasu pracy przewidziane w art. 178 § 2 k.p.), pracodawca ma prawo wymagać od pani Kowalskiej podania informacji o imionach, nazwiskach i datach urodzenia dzieci. Kodeks pracy nie zawiera sankcji za naruszenie przez pracodawcę art. 221 § 1 k.p. Jedyną podstawą prawną w tym zakresie pozostaje ustawa o ochronie danych osobowych, pod warunkiem, że pracodawca, pozyskując dane osobowe pracownika, dopuści się naruszenia tej ustawy.  

mgr Robert Gorczyca prawnik