Czy nadal należy powiadamiać pracownika o dodatkowych informacjach do umowy o pracę, nawet w przypadku, gdy w zakładzie obowiązuje regulamin pracy?

Artykuł 29 § 3 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania na piśmie każdego pracownika, nie później niż w terminie 7 dni od zawarcia umowy o pracę, o dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym oraz długości wypowiedzenia umowy o pracę. Z intencji regulacji należy wywodzić, iż chodzi nie o powtarzanie zapisów regulaminu pracy, ale konkretne wskazanie pracownikowi dotyczących go norm. Ustawodawca nie precyzuje przy tym zakresu informacji, co może budzić praktyczne wątpliwości.
Chcąc wywiązać się z obowiązku poinformowania o długości okresu wypowiedzenia pracodawca musi zacząć od podania informacji, czy daną umowę można rozwiązać w tym trybie, a następnie wskazać właściwy okres wypowiedzenia. Trudności rodzi w tym przypadku umowa zawarta na czas nieokreślony, gdzie długość okresu wypowiedzenia zależy od stażu pracy. Nie wiadomo bowiem czy do wywiązania się z obowiązku wystarczy podanie jaki okres wypowiedzenia służy obecnie, czy też należy wskazać, kiedy ulegnie on zmianie (po ilu latach pracy czy też określić datę, od której nastąpi to u konkretnego pracownika). Biorąc pod uwagę, iż intencją powyższej regulacji jest dostarczenie pracownikowi podstawowych danych co do okresu z jakim może zostać rozwiązana jego umowa o pracę, właściwe wydaje się podanie informacji o aktualnym okresie wypowiedzenia oraz co do sposobu określenia przyszłego okresu wypowiedzenia. Jeszcze więcej trudności stawia przed pracodawcą wywiązanie się z obowiązku poinformowania o urlopie. Wobec ogólnikowego zapisu można domniemywać, iż chodzi o wskazanie pracownikowi, kiedy i w jakim wymiarze nabywa prawo do urlopu. Biorąc jednak pod uwagę, że wymiar urlopu nie jest wielkością stałą, należałoby podać, kiedy i w jaki sposób będzie on ulegał zmianie. Powstaje przy tym analogiczny, jak w przypadku wypowiedzenia, problem – czy wystarczy poprzestać na wskazaniu reguł zmiany wymiaru urlopu czy podać dokładnie, jak będzie to następować w przypadku danego pracownika, ze wskazaniem konkretnych dat oraz dodatkowych informacji potrzebnych do wyliczania urlopu. Biorąc po uwagę brak precyzji w określeniu obowiązków informacyjnych przez ustawodawcę, można postawić tezę, że wystarczające dla wywiązania się z obowiązku będzie wskazanie jasnych reguł, według których będą następować zmiany wymiaru urlopu, co pozwoli pracownikowi określić precyzyjnie jego prawa urlopowe.
 
WAŻNE!
Pracodawca zobowiązany był do wywiązywania się z powyższego obowiązku informacyjnego przy zawieranych od 1 stycznia 2004 r. umowach o pracę. W stosunku do umów zawartych przed dniem wejścia w życie zmiany Kodeksu pracy, stosownie do art. 13 ustawy z 14 listopada 2003 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz o zmianie innych ustaw (Dz.U. nr 213, poz. 2081), pracodawca zobowiązany był do poinformowania pracownika w terminie 6 miesięcy, tj. do 30 czerwca 2004 r.
 
Przykład informacji dla pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony:
Na podstawie art. 29 § 3 k.p. informuję Pana/Panią . . . zatrudnionego/ną na stanowisku . . . o obowiązujących warunkach pracy w zakresie:

- 1. Normy czasu pracy:
Praca w podstawowym systemie czasu pracy. Przeciętna tygodniowa norma czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy wynosi 40 godzin w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym; dobowa norma czasu pracy wynosi 8 godzin.
Praca trwa od poniedziałku do piątku w godzinach: 8.00 –16.00.

- 2. Wypłata wynagrodzenia:
Wynagrodzenie wypłaca się raz w miesiącu, w ostatnim dniu miesiąca.
Wynagrodzenie i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych oraz inne świadczenia wypłacane są najpóźniej w najbliższym terminie płatności przypadającym po dacie ustalenia ich wysokości.
Jeżeli ustalony dzień wypłaty jest dniem wolnym od pracy wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzednim.

- 3. Długość okresu wypowiedzenia:
Okres wypowiedzenia umowy o pracę wynosi obecnie 2 tygodnie. Okres ten ulegnie przedłużeniu do 1 miesiąca w przypadku przepracowania u pracodawcy łącznie 6 miesięcy, a po osiągnięciu 3-letniego okresu zatrudnienia będzie wynosił 3 miesiące. Okres wypowiedzenia określony w tygodniach upływa w sobotę, a w miesiącach – w ostatnim dniu miesiąca.

- 4. Urlop wypoczynkowy:
Obecnie w każdym roku kalendarzowym nabywa Pan/Pani prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 dni. Podwyższenie wymiaru urlopu do 26 dni nastąpi w dniu ... r. Urlopu udziela się w dni, które są dniami pracy w związku z obowiązującym Pana/Pania rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.
W przypadku pracodawców, którzy nie posiadają regulaminu pracy, informacja dla pracownika, o której mowa w art. 29 § 3 k.p., winna zawierać dodatkowo: określenie pory nocnej, miejsca terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.  

mgr Robert Gorczyca, prawnik