Jeden z czytelników zwrócił się z pytaniem o wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego w zakładzie pracy oraz o ogólne zasady nabywania urlopu u pracodawcy

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy pracownik, który podjął pracę po raz pierwszy, z upływem każdego miesiąca pracy nabywa prawo do 1/12 wymiaru urlopu, jaki przysługiwać mu będzie po przepracowaniu pełnego roku. Prawo do omawianego urlopu nabywa się z dołu, z upływem każdego miesiąca zatrudnienia. Co istotne, taki sposób nabywania prawa do pierwszego urlopu obowiązuje tylko w roku kalendarzowym, w którym pracownik podjął pierwszą pracę, a zatem przysługuje on nie za pierwszy rok pracy, ale w pierwszym roku kalendarzowym pracy.

Pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu do końca marca następnego roku
Obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym najpóźniej do końca I kwartału roku następnego nie jest zależny od zachowania się pracownika. Co więcej, nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu stanowi wykroczenie przeciw jego prawom. Jeżeli zatem pracownik nie chce wykorzystać zaległego urlopu, jego przełożony ma prawo ustalić termin wykorzystania tego urlopu samodzielnie, bez względu na to czy pracownik chce, czy nie chce korzystać z nabytego przez niego prawa do wypoczynku. W sytuacji, gdy pracownik uporczywie stawia się do pracy w tak ustalonym terminie, moim zdaniem pracodawca może rozważyć zastosowanie wobec niego kar porządkowych, a w zależności od okoliczności danego przypadku nawet wypowiedzenia umowy o pracę.

Termin urlopu może być przesunięty na wniosek pracownika – umotywowany ważnymi przyczynami
Kodeks pracy nie zawiera definicji zwrotu ważne przyczyny. Wskazywany przez pracownika powód przesunięcia terminu urlopu jest każdorazowo oceniany przez pracodawcę. Jeśli pracodawca uzna, iż podana przyczyna jest niewystarczająca, może nie wyrazić zgody na przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego. Przyjmuje się, że ważne przyczyny, które uzasadniają złożenie wniosku pracownika o przesunięcie terminu urlopu podlegają ocenie m.in. z punktu widzenia wypoczynkowej funkcji urlopu lub szczególnego interesu osobistego pracownika (np. konieczności sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny lub opieki nad dzieckiem, niemożności wspólnego wykorzystania urlopu ze współmałżonkiem w związku z przesunięciem mu urlopu z przyczyn dotyczących pracodawcy). Ważne przyczyny po stronie pracownika stanowiące podstawę przesunięcia urlopu muszą nastąpić po dniu sporządzenia planu urlopów. Należy zauważyć, że w sytuacji, gdy pracodawca odmówi przesunięcia urlopu, mimo istnienia po stronie pracownika ważnych przyczyn, a pracownik poniesie wskutek takiej odmowy szkodę, to może on dochodzić przed sądem odszkodowania, zarzucając pracodawcy nadużycie przysługującego mu prawa. Plany urlopów mają charakter wiążący pracodawcę i pracownika w tym sensie, że przesunięcie wyznaczonego w nich terminu urlopu może nastąpić tylko w przypadkach określonych w art. 164 - 166 k.p., czyli w sytuacji złożenia przez pracownika wniosku o przesunięcie urlopu wypoczynkowego umotywowanego ważnym przyczynami, wystąpienia szczególnych potrzeb po stronie pracodawcy (jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenie toku pracy) oraz wystąpienia przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika. W dwóch pierwszych przypadkach przesunięcie terminu urlopu przez pracodawcę jest fakultatywne, w trzecim przypadku obligatoryjne.

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego, ale musi pokryć koszty poniesione przez pracownika w związku z takim odwołaniem
Pracownikowi przysługuje wobec pracodawcy roszczenie o zwrot kosztów, jakie poniósł w związku z odwołaniem go z urlopu wypoczynkowego. Pracodawca powinien zwrócić koszty, których pracownik nie może odzyskać. Jeśli pracownik wyjechał już na urlop wypoczynkowy, pracodawca powinien zwrócić koszty proporcjonalnie do niewykorzystanej części urlopu. Pamiętajmy, że pracownik może żądać zwrotu tylko tych kosztów, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem. Za takie uznaje się przykładowo: koszty pobytu w hotelu, a także koszty podróży – o ile zostały one faktycznie poniesione przez pracownika i nie podlegają one zwrotowi przez organizatora wycieczki. Udowodnienie poniesionych kosztów i ich wysokości należy do pracownika. Powinien on udokumentować swoje żądanie fakturami lub innymi dowodami umożliwiającymi bezsporne ustalenie wysokości poniesionych kosztów. Jeśli pracownik nie jest w stanie udokumentować poniesionych kosztów, pracodawca może dokonać ich zwrotu, stosując przepisy dotyczące rozliczania kosztów podróży służbowych. Ewentualny spór między pracownikiem a pracodawcą rozstrzygnie sąd pracy. Warto pamiętać, że pracodawca nie jest obowiązany do wyrównania pracownikowi korzyści, jakich pracownik nie uzyskał na skutek odwołania go z urlopu, np. zarobku jaki pracownik otrzymałby, pracując w czasie urlopu wypoczynkowego. Nie ma również obowiązku zwrotu pracownikowi wartości rzeczy, które ten kupił, jadąc na urlop, np. sprzętu narciarskiego. Nie są to koszty uważane za pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu.

W każdym roku kalendarzowym pracownikowi przysługują cztery dni urlopu na żądanie
Decyzja dotycząca udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego na żądanie należy do pracodawcy. Niedopuszczalne jest samodzielne udzielanie sobie tego urlopu przez pracownika. Ponieważ przepisy nie zastrzegają żadnej formy dla złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu w omawianym trybie, ustne oświadczenie stron stosunku pracy w tym przypadku będzie ważne i wystarczające. Pracownicy powinni też pamiętać, że urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego. Zatem jeżeli pracownik wykorzysta w danym roku kalendarzowym pełen wymiar urlopu, jaki mu przysługuje, to nie ma już możliwości wnioskować o kolejne cztery dni urlopu na żądanie. Jeżeli natomiast pracownik wykorzysta 16 z przysługujących mu 20 dni urlopu, to niewykorzystane cztery dni stają się urlopem zaległym. Są to dni urlopu wypoczynkowego, którego pracownik nie będzie już mógł wykorzystać w trybie urlopu na żądanie. Te zaległe dni urlopu pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi na zasadach ogólnych w ciągu następnego roku kalendarzowego.

mgr Robert Gorczyca,
prawnik