Jeden z czytelników zwrócił się z pytaniem, jak po zmianie kodeksu pracy będzie można rozliczać czas pracy w zakładzie?

Senat przyjął 4 lipca 2013 r. nowelizację kodeksu pracy wydłużającą do roku okres rozliczeniowy czasu pracy oraz wprowadzającą obowiązek sporządzania harmonogramów czasu pracy. Zgodnie z przyjętą przez Senat poprawką pracodawca nie będzie miał jednak obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchomy czas pracy albo ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy. Wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy możliwe będzie w każdym systemie czasu pracy. Musi być to jednak uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy. Muszą być ponadto zachowane ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Harmonogram czasu pracy będzie mógł być sporządzany na okresy krótsze niż okres rozliczeniowy, obejmujące jednak co najmniej 2 miesiące. Pracodawca będzie musiał ponadto przekazać ten harmonogram pracownikowi co najmniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego harmonogram dotyczy. Zgodnie z przyjętą przez Senat poprawką pracodawca nie będzie miał jednak obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchomy czas pracy albo ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy. Drugim rozwiązaniem przewidzianym przez ustawę jest możliwość rozpoczynania pracy w różnych godzinach. Rozkład czasu pracy będzie mógł przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy lub przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy. Nie będzie to stanowiło powstawania godzin nadliczbowych w przypadku ponownego wykonywania pracy w tej samej dobie. Rozpoczynanie pracy w różnych godzinach nie może jednak naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego oraz tygodniowego.

Kilka godzin wolnego na sprawy urzędowe i wizytę u lekarza
Dodatkowo nowe regulacje wprowadziły długo oczekiwane procedury dotyczące opracowania przez załogę tzw. wyjść osobistych. Wynikają one np. z konieczności udania się etatowca w czasie pracy na zaplanowaną wizytę lekarską, do urzędu, aby załatwić sprawę prywatną lub innych osobistych potrzeb związanych z przerwaniem pracy lub z późniejszym jej rozpoczęciem. Do niedawna, chcąc załatwić taką sprawę, pracownik musiał brać urlop wypoczynkowy udzielony na cały dzień, gdyż odpracowanie takich wyjść było bardzo kłopotliwe. Niejednokrotnie wiązało się z wykonywaniem przez podwładnych pracy w godzinach nadliczbowych. Najczęściej praktykowano nieformalne odpracowanie takich krótkotrwałych nieobecności, których nie uwzględniano w ewidencji czasu pracy, a jedynie w nieoficjalnych zeszytach lub księgach opuszczania firmy. Takie postępowanie było jednak niezgodne z prawem pracy i narażało szefa na zarzut przestępstwa fałszowania dokumentów. Nowelizacja wprowadziła art.151 §21 k.p., zgodnie z którym pracy w godzinach nadliczbowych nie stanowi czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie takie nie może jednak naruszać prawa podwładnego do odpoczynku dobowego oraz tygodniowego. To niewątpliwie korzystna zmiana przepisów o czasie pracy dla pracodawców i pracowników. Trzeba jednak pamiętać o tym, że dotyczy ona wyłącznie zaplanowanej wcześniej konieczności naruszenia przez etatowca obowiązującego go rozkładu. Przy tych niezaplanowanych problem z odpracowaniem absencji pozostaje. W przepisach o odpracowaniu wyjść osobistych zawarto warunek pisemnego wniosku podwładnego o udzielenie zwolnienia od pracy. Pracodawca może, ale nie musi przychylić się do takiego pisma. Jeśli szef odmówi, pracownik będzie musiał w konkretnym dniu skorzystać z urlopu wypoczynkowego. Z przepisu wynika też, że wniosek etatowca o udzielenie zwolnienia musi być uprzedni i poprzedzać tę nieobecność. Dopiero zaakceptowanie przez przełożonego pisma pozwala pracownikowi skorzystać ze zwolnienia od pracy na część dniówki roboczej. Wypełnienie tej procedury umożliwia odrobienie tej absencji nawet z przekroczeniem dobowej normy czasu pracy. W takim wypadku nie stanowi to pracy w nadgodzinach. Przepis o odrabianiu wyjść osobistych przy przekroczeniu dobowej normy czasu pracy, które nie stanowi nadgodzin, nie wyjaśnia jednak wprost, czy na tej samej zasadzie należy traktować wcześniejsze rozpoczęcie przez etatowca pracy naruszające dobę pracowniczą. Biorąc jednak pod uwagę całość ostatniej nowelizacji o czasie pracy, zamiarem ustawodawcy było też przyzwolenie na naruszenie doby pracowniczej i ponowne rozpoczynanie przez podwładnego pracy po raz kolejny, w tej samej, niezakończonej dobie. Zatem zaplanowane, wykorzystujące nową procedurę odrabianie wyjścia osobistego nie łamie przepisów o czasie pracy nawet wtedy, gdy odrabianie absencji nastąpi przed godziną rozkładowego startu pracy w danym dniu. Nowelizacja reguluje odpracowanie wyjść osobistych, o których pracownik wiedział wcześniej i złożył szefowi pisemny wniosek w tej sprawie. Nie objęła natomiast tych przypadków, gdy podwładny nie stawił się do pracy, bo zaszła jakaś nagła, nieprzewidziana przeszkoda. Ustawodawca przyjął, że pracy w godzinach nadliczbowych nie stanowi wyłącznie czas odpracowania zwolnienia udzielonego zatrudnionemu na jego pisemny wniosek, aby załatwić sprawy osobiste. Jeżeli nie zachodzą przesłanki zawarte w tym przepisie, nie pozbawia to godzin przekraczających dobową normę przymiotu pracy w nadgodzinach.

mgr Robert Gorczyca
prawnik, specjalista ds. bhp