24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw opublikowana została ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która implementuje do polskiego prawa dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE. Nowe przepisy obowiązują od 25 września 2024 r.

Oznacza to, że ponad 30 tysięcy przedsiębiorców zobligowanych jest do wdrożenia wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwanych procedurą zgłoszeń wewnętrznych. Obowiązek ten dotyczy podmiotów, na rzecz których według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Do tej grupy wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Czego dotyczy nowa ustawa?
Ustawa o sygnalistach to ważny akt prawny mający na celu ochronę osób, które decydują się na ujawnienie nieprawidłowości, przestępstw lub innych naruszeń prawa w miejscu pracy. Sygnaliści, często nazywani również „whistleblowerami”, odgrywają kluczową rolę w wykrywaniu i zwalczaniu korupcji, prania brudnych pieniędzy, nadużyć naruszających przepisy ochrony środowiska, RODO, ochrony konsumentów, zdrowia publicznego oraz innych działań sprzecznych z prawem i etyką. Wejście w życie ustawy, co nastąpiło 25 września 2024 r., niesie dla przedsiębiorców wiele obowiązków.

1. Wdrożenie wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń
Jak już wskazano, obowiązek wdrożenia wewnętrznych procedur dotyczy podmiotów, na rzecz których według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.
Procedura ta powinna jasno i precyzyjnie określić wewnętrzną jednostkę organizacyjną, osobę w ramach struktury organizacyjnej lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń. Ponadto powinna wskazywać, która bezstronna wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba jest odpowiedzialna za podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego. Procedura powinna realizować obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie, jak również realizować obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych. Procedura powinna również zawierać zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do RPO albo organów publicznych.
Wewnętrzna procedura zgłoszeń powinna zostać poddana konsultacjom z:
a) zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
b) przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

2. Ustanowienie wewnętrznych kanałów zgłoszeń
Firmy są zobowiązane do ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń. Powinny być one łatwo dostępne, bezpieczne i zapewniać poufność. Zgłoszenia można przyjmować:
a) ustnie, w tym telefonicznie – można je nagrywać wyłącznie za zgodą sygnalisty, za zgodą sygnalisty można też dokonywać dokładnej transkrypcji rozmowy. W przypadku braku nagrania zgłoszenie należy udokumentować w formie protokołu rozmowy;
b) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej; 
c) podczas bezpośredniego spotkania – na wniosek sygnalisty nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania takiego wniosku;
d) pisemnie – w postaci papierowej lub elektronicznej.

3. Zakaz stosowania działań odwetowych
Głównym celem ustawy jest stworzenie systemu ochrony prawnej dla sygnalistów, aby zapewnić im bezpieczeństwo i chronić przed represjami, takimi jak: zwolnienie z pracy, zawieszenie, przymusowy urlop bezpłatny, degradacja, wstrzymanie awansu, przekazanie obowiązków, zmiana miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie szkoleń, negatywna ocena wyników, kary dyscyplinarne, mobbing, wykluczenie, dyskryminacja, nieprzedłużenie umowy itp. Ustawa zakazuje działań odwetowych wobec sygnalistów.
Osoba taka podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miała uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Odpowiedzialność karna
Zgodnie z katalogiem przestępstw określonych w ustawie, kto w celu, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie jej to utrudnia, będzie podlegała grzywnie do 1 080 000 zł, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 3.
Równie surową karą zagrożone są zachowania polegające na stosowaniu działań odwetowych względem sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub powiązanej z sygnalistą. Działania odwetowe będą zagrożone karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli działania odwetowe będą przybierały charakter uporczywy, to takie przestępstwo będzie zagrożone bezwzględną karą pozbawienia wolności do lat 3.
Kto ujawni tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub powiązanej z sygnalistą, będzie podlegał grzywnie do 1 080 000 zł, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku.
Penalizowane będzie również dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego w przypadku, gdy zgłaszający będzie świadomy, że do naruszenia prawa nie doszło. Takie zachowanie będzie zagrożone karą grzywny do 1 080 000 zł, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

mgr Robert Gorczyca
ekspert prawa pracy
prawnik, specjalista ds. BHP
inspektor ochrony przeciwpożarowej