Szybko, wygodnie, skutecznie – tak powinny działać programy komputerowe przeznaczone do pracy w warsztacie i tak też powinna wyglądać obsługa klientów nimi wspierana. Przyjrzyjmy się kilku ciekawym rozwiązaniom oferowanym przez producentów tego software’u. Przy czym nie będziemy mówić o konkretnych produktach, a o możliwościach programów i ułatwieniach w codziennej pracy. I dotyczy to zarówno dużych serwisów z kilkunastoma stanowiskami, jak i warsztatów z jednym stanowiskiem. 

W czym może pomóc oprogramowanie? Historia napraw, terminarz wizyt, zamawianie i dobór części zamiennych, księgowość, faktury zakupowe i sprzedażowe, przypominanie klientom o przeglądzie lub wymianie oleju czy klocków hamulcowych – możliwości jest sporo. Z przynajmniej części z nich skorzystać na pewno warto. A zaoszczędzony czas poświęcić na relaks lub… obsługę kolejnego klienta. Oczywiście z pomocą komputera. Dość szybko o tym, że dobre oprogramowanie może rzeczywiście usprawnić pracę, przekonują się właściciele warsztatu. Dla przykładu – Bosch sugeruje korzystanie z tego typu rozwiązań warsztatom zrzeszonym w swojej sieci Bosch Car Service. W minionym roku odwiedziliśmy kilka takich serwisów. 
– Program komputerowy pozwala przygotować wycenę każdej naprawy już w biurze obsługi klienta na podstawie kosztu części zamiennych i jej przewidywanego czasu – opowiada Tomasz Polanowski, który w swoim warsztacie w Toruniu używa programu Integra. Oczywiście wcześniej należy wskazać programowi cenę roboczogodziny. Z kolei Tomasz Payerhin, menedżer serwisu w podłódzkich Pabianicach, jako główne korzyści wskazuje możliwość oszacowania przez program czasu nawet skomplikowanej naprawy oraz dobór odpowiednich części. – Duża oszczędność czasu – podkreśla. 
– Rynek części samochodowych był i wciąż jest rynkiem nienasyconym w kontekście oprogramowania i automatyzacji sprzedaży – komentuje natomiast Sebastian Kożuchowicz z firmy Asco, dostarczającej oprogramowanie, przy czym dodaje, że świadomość właścicieli warsztatów i sklepów motoryzacyjnych w tym aspekcie wzrasta. – Zdecydowana większość klientów po pewnym czasie użytkowania poznaje, jakie możliwości otworzyło przed nimi oprogramowanie do zarządzania, i stwierdza, że jego zakup był trafioną inwestycją. Dzięki dobremu oprogramowaniu możemy być pewni, że mamy porządek w papierach, finansach, magazynach. Jednocześnie możemy poświęcić swój czas na rozwój i promocję naszego biznesu.

Od doboru części przez czas naprawy po SMS do klienta
– Dokumenty zakupów w formie elektronicznych plików pozwalają na łatwe i szybkie wczytanie do programu. Dzięki wyspecjalizowanym programom, takim jak nasz Analizator, przedsiębiorca ma łatwy dostęp do wielu raportów za pomocą jednego kliknięcia. Dzięki temu zarządzanie firmą jest efektywniejsze, tańsze – dodaje Kożuchowicz.
Jakie możliwości w zarządzaniu warsztatem daje oprogramowanie? Wydaje się, że nieograniczone. Dostawcy sprzętu prześcigają się w dostarczaniu najbardziej zaawansowanych i innowacyjnych rozwiązań. Program komputerowy, który rok po wymianie oleju wyśle SMS-a do klienta z zaproszeniem na kolejny serwis olejowy, dziś jest czymś powszechnym. Oprogramowanie to nie tylko szybsze i bardziej profesjonalne relacje z klientem. To także optymalne zarządzanie czasem pracy, miejscem w magazynie, ludźmi. 
Ale po kolei. Program, który bezbłędnie wskaże część zamienną do danego samochodu, to korzyści dla obu stron usługi serwisowej. Klient zyskuje gwarancję zakupu odpowiedniej części (po podaniu danych silnika, modelu auta lub numeru VIN), a właściciel warsztatu czy sklepu – dużą oszczędność czasu. Nie bez znaczenia jest także to, że tego typu programy komputerowe sprawiają, że na stanowisku sprzedawcy w sklepie motoryzacyjnym czy pracownika w biurze obsługi klienta w warsztacie można zatrudnić mniej doświadczoną osobę, z mniejszą wiedzą techniczną – najtrudniejszą część pracy wykona komputer. To szczególnie ważne dzisiaj, w sytuacji kiedy na braki kadrowe narzekają niemal wszystkie firmy we wszystkich branżach technicznych. 
Ważne jest ponadto to, że dopasowanie części zamiennych do danego auta odbywa się automatycznie. Niektóre programy umożliwiają nawet import danych samochodu z dowodu rejestracyjnego (odczyt kodu Aztec). Co więcej, program dobierający części zamienne najczęściej informuje „od ręki”, czy dana część jest dostępna w magazynie warsztatu lub sklepu. Jeśli jej brakuje, można najczęściej jednym kliknięciem złożyć zamówienie u wybranego hurtownika. Wybranego – to słowo kluczowe. Bo programy dają też możliwość błyskawicznego porównania cen dostawcy.
Opasłe księgi z informacjami technicznymi, numerami referencyjnymi, częściami przypisanymi do danych modeli aut zajmują niemało miejsca w sklepie czy warsztacie. Nie mówiąc o tym, że w dobie cyfryzacji nie wyglądają profesjonalnie...
Skoro jesteśmy przy częściach zamiennych... Najnowsze oprogramowanie samodzielnie monitoruje stan magazynu i przesyła zamówienia do dostawcy. Analizuje sprzedaż i podpowiada właścicielowi serwisu czy sklepu czego „schodzi” najwięcej, informuje o kończących się zapasach.
Program pozwala optymalnie organizować pracę warsztatu. Znając szacowany czas naprawy samochodu i dostępność części zamiennych, można dużo lepiej zarządzać czasem pracy. W dobrych serwisach przestoje raczej się nie zdarzają, bo klientów nie brakuje. Ale ileż to razy samochód został na podnośniku, a naprawa nie mogła ruszyć z powodu brakującej części? Albo człowieka? Oczywiście taki program należy wcześniej zaprogramować. Wystarczy podać liczbę stanowisk oraz zatrudnionych mechaników z zakresem ich kompetencji i umiejętności, godziny pracy warsztatu, planowe przerwy. Wówczas program komputerowy w biurze obsługi klienta sam będzie podpowiadał, na kiedy daną naprawę można umówić z klientem, oczywiście biorąc pod uwagę wszystkie wymienione czynniki. Program zrobi to optymalnie, oszczędzając czas, do maksimum wykorzystując potencjał miejsca i ludzi.
Rozpoczynamy zlecenie. A po naprawie... Software w serwisie to przede wszystkim oszczędność czasu. I to na każdym etapie. Nie trzeba dzwonić do klienta z informacją o zakończonej naprawie. W momencie oznaczenia w komputerze zakończenia zlecenia właściciel auta otrzymuje SMS-a z taką informacją. 
Stali klienci serwisów mogą liczyć na dodatkowe korzyści. Historia napraw prowadzona elektronicznie pozwala szybko przejrzeć ostatnie działania serwisowe, przeanalizować przyczyny i skutki kolejnych awarii. W przypadku reklamacji właściciel serwisu może trafniej ocenić sytuację. Zobaczy też, który z jego pracowników popełnił ewentualny błąd...

A skoro o zarządzaniu mowa...
Możliwość wystawiania faktur VAT czy paragonów fiskalnych, dokumentów przyjęcia towaru i magazynowych, zlecania przelewów – cała biurokracja online, szybko i wygodnie. To ważne, bo nie każdy warsztat może pozwolić sobie na zatrudnienie osoby zajmującej się porządkowaniem dokumentów. Za pomocą odpowiedniego oprogramowania można to zrobić szybko i właściwie bez większej wiedzy księgowej czy finansowej.
Z punktu widzenia zarządcy serwisu ciekawą możliwością jest dostęp do analiz. Wydajność pracowników, ich czas pracy, koszty i zyski, oferowane usługi – jakie najczęściej, a jakie najrzadziej? W jaki sprzęt do warsztatu warto zainwestować? Czego najczęściej dotyczą reklamacje? Tabele, wykresy, wnioski – wszystko czytelne i jednoznaczne. To zdecydowanie ułatwia zarządzanie serwisem samochodowym.

Wizje przyszłości...
Dziś podstawą wykonania naprawy jest diagnostyka samochodowa. To kolejny dowód na to, że od komputeryzacji w warsztatach samochodowych odwrotu już nie ma. A co będzie dalej? Producenci oprogramowania komputerowego zapowiadają m.in. aplikacje, gdzie właściciel samochodu loguje się online do serwisu, drogą internetową przesyła kod błędu, rezerwuje stanowisko w warsztacie i mechanika, który – co ważne – już będzie przygotowany do konkretnej naprawy (na podstawie wspomnianego kodu błędu). Na razie to pieśń przyszłości, bo wszyscy praktycy wiedzą, że to często zbyt mało informacji, by zdiagnozować usterkę jednoznacznie. Ale... Ci patrzący jeszcze dalej w przyszłość oceniają, że samochód sam zdiagnozuje swój błąd, sam pojedzie do warsztatu i wróci do garażu. Na przykład nocą, by od rana czekać na właściciela w pełnej gotowości. A kto go naprawi? Za parędziesiąt lat zapewne kolega komputer... 

Redakcja