Warsztaty samochodowe, punkty wulkanizacji i stacje paliw – te trzy rodzaje działalności gospodarczych najpóźniej od 1 stycznia 2020 roku muszą zacząć korzystać z kas fiskalnych online. W firmach, w których już teraz funkcjonują urządzenia rejestrujące, w większości przypadków będzie to równoznaczne z koniecznością wymiany technologii sprzedaży i dodatkowymi kosztami. Warto pamiętać o tym, że ustawowa ulga pozwala odzyskać część wydatku na kasę.

Urządzenie online najpóźniej od 1 stycznia 2020 roku
Konieczność stosowania kas fiskalnych online, m.in. przez mechaników samochodowych, została wprowadzona na początku maja 2019 roku – za sprawą nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług. Co więcej, właściciele warsztatów, punktów wulkanizacji i stacji paliw znaleźli się w pierwszej grupie przedsiębiorców, których objęto takim obowiązkiem. Zgodnie ze wspomnianymi przepisami fiskalnymi muszą oni zacząć korzystać z urządzeń online najpóźniej od 1 stycznia 2020 roku. Nowe kasy, zainstalowane w ich działalnościach, będą się odznaczały dodatkową bardzo ważną funkcjonalnością.
– Urządzenia online zagwarantują m.in. transmitowanie danych do Centralnego Repozytorium Kas, czyli systemu teleinformatycznego, który jest nadzorowany przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Przesyłane informacje będą dotyczyły przede wszystkim obrotu rejestrowanego na kasie, np. wystawianych paragonów fiskalnych, i innych zdarzeń, tj. obowiązkowe przeglądy techniczne czy zmiany stawek VAT – wyjaśnia Marcin Ciechowicz, kierownik serwisu w Polskim Centrum Kas Fiskalnych.

Ulga także za wcześniejszą wymianę kasy
Od wielu lat przedsiębiorcy, którzy wdrażają w swoich firmach kasy fiskalne, mogą skorzystać z ulgi za instalację takiego urządzenia. Refundacja części wydatku wynosi do 90% wartości kupionego modelu, ale nie więcej niż 700 zł. Wspomniana już nowelizacja ustawy o VAT wprowadziła zmiany także w tym zakresie. Po pierwsze, z refundacji można skorzystać wyłącznie przy instalacji urządzeń fiskalnych online (komunikujących się z Centralnym Repozytorium Kas). Po drugie, ustawowa ulga przysługuje też przedsiębiorcom, którzy muszą wymienić obecnie stosowane kasy rejestrujące (w odgórnie ustalonych terminach).
Innymi słowy, z refundacji części wydatku na nową technologię sprzedaży mogą skorzystać m.in. mechanicy zobligowani do wymiany dotychczasowych urządzeń rejestrujących. Podobnie jak przy instalacji pierwszej kasy fiskalnej, ulga wyniesie wówczas maksymalnie 700 zł. Aby ją otrzymać, trzeba zacząć używać urządzenia rejestrującego online w wymaganym terminie, czyli najpóźniej od 1 stycznia 2020 roku.

Co zrobić, aby skorzystać z odliczenia?
Właściciele warsztatów samochodowych, punktów wulkanizacji i stacji paliw, jako płatnicy podatku VAT, mogą dokonać odliczenia ulgi w deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym zaczęli obowiązkowo stosować urządzenia fiskalne online (ewentualnie za okresy następujące w przyszłości). Co więcej, jeżeli dotychczas używali kilku kas rejestrujących w swoich placówkach, przy wymianie każdego z modeli będzie im przysługiwała refundacja części kosztów (w każdym przypadku maksymalnie 700 zł). Rozporządzenie ministra finansów, które określa warunki odliczenia części wydatku na kasę fiskalną, wymaga również, aby podatnik posiadał fakturę potwierdzającą zakup urządzenia oraz dowód zapłaty całej należności za dany model.
– Warto podkreślić, że przedsiębiorca zobligowany do wymiany kasy, który zainstaluje urządzenie online i rozpocznie prowadzenie ewidencji przed terminem wskazanym w ustawie o VAT, również ma prawo do skorzystania z ulgi – tłumaczy ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych. – Ważne jest to, aby nie przekroczył obowiązującej go daty granicznej. Przykładowo: mechanik wymienia dotychczasowe urządzenie fiskalne na model typu online w listopadzie 2019 roku. W tym samym miesiącu rozpoczyna też rejestrowanie obrotu na nowej kasie. Pomimo tego, że w jego przypadku datą graniczną jest 1 stycznia 2020 roku, ulgę za wymianę urządzenia może odliczyć już w deklaracji za listopad 2019. Czyli wtedy, kiedy faktycznie zaczął stosować kasę fiskalną online. 

Jak jeszcze można obniżyć koszty?
Ulga za wymianę kasy fiskalnej to nie jedyny sposób na obniżenie kosztów poniesionych z tytułu instalacji takiej technologii sprzedaży, np. w warsztacie samochodowym. Płatnikom VAT przysługuje również odliczenie tego podatku. Mogą to zrobić w deklaracji składanej za okres rozliczeniowy, w którym kupią urządzenie. Odliczenie odbywa się wtedy na zasadach ogólnych (zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług). Ponadto część kwoty wydanej na kasę fiskalną online można odzyskać w postaci oszczędności w podatku dochodowym. W tym celu trzeba zaliczyć zakup urządzenia rejestrującego do kosztów uzyskania przychodu.

W jaki sposób „zamknąć” dotychczasowe urządzenie?
Przy wymianie dotychczas stosowanej technologii na kasę fiskalną online trzeba pamiętać nie tylko o prawidłowym zainstalowaniu nowego urządzenia w firmie, ale także o „zamknięciu” obecnego. A wiąże się to z koniecznością dopilnowania kilku ważnych formalności. Procedura zakończenia używania kasy wymaga m.in. odczytania zawartości pamięci fiskalnej i sporządzenia protokołu z tej czynności. W tym celu przedsiębiorca musi skontaktować się z firmą, która jest odpowiedzialna za serwisowanie jego kasy rejestrującej, i zlecić wykonanie odczytu zawartości pamięci fiskalnej. Następnie protokół sporządzony z pomocą serwisanta należy złożyć do naczelnika właściwego urzędu skarbowego – w terminie do 5 dni, licząc od dnia sporządzenia dokumentu. Ponadto przedsiębiorca musi dostarczyć do US wniosek o wyrejestrowanie urządzenia z ewidencji kas rejestrujących.