Przechowywanie kopii paragonów fiskalnych jest jednym z obowiązków właściciela kasy rejestrującej. Dokumenty, zarówno te w formie cyfrowej, jak i papierowej, powinny być czytelne i dostępne w każdej chwili. Przepisy jednoznacznie określają także czas, przez który należy archiwizować dane dotyczące dokonanych transakcji. W jaki sposób przechowywać kopię paragonów, aby nie uległa ona uszkodzeniu i była do dyspozycji nawet po upływie wielu lat?

- Funkcjonujące przepisy wymagają archiwizowania kopii paragonu fiskalnego przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym został on wystawiony. Obowiązek przechowywania danych dotyczy wszystkich kas rejestrujących sprzedaż. Nie ma znaczenia, czy urządzenie zapisuje dokumenty na elektronicznym nośniku danych, czy też na papierowej rolce – wyjaśnia ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych, Marcin Ciechowicz.
Kopia paragonów powinna być nie tylko archiwizowana przez wspomniany czas, ale także czytelna i łatwo dostępna. I w tym momencie warto podkreślić, że każda z form przechowywania danych wymaga zastosowania innych środków, które pozwolą na skuteczne zabezpieczenie dokumentacji.

Elektroniczną kopię warto umieścić na dodatkowym nośniku
Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 14 marca 2013 roku używanie kasy z elektroniczną kopią paragonów wymaga podjęcia konkretnych kroków. Są to: bieżące kontrolowanie terminowości i poprawności przekazu danych do archiwizowania, stosowanie nośników informatycznych określonych w książce urządzenia oraz korzystanie z autoryzowanego przez producenta programu archiwizującego (zgodnego z kartą danego modelu). Tylko od właściciela warsztatu samochodowego lub punktu wulkanizacji zależy, czy zapisze dokumenty również na komputerze, dysku zewnętrznym, płycie DVD lub pendrivie. Warto to jednak zrobić, gdyż dodatkowa kopia może uchronić przed całkowitą utratą danych. Ponadto ułatwi przeglądanie dokumentacji.
Większość urządzeń z elektroniczną kopią paragonów używa kart pamięci (SD lub microSD) o pojemności 2 GB. W niektórych modelach wartość ta wynosi 4 GB. Co jednak w przypadku, gdy nośnik danych zostanie zapełniony?
- Standardowa karta pamięci o pojemności 2 GB powinna zapewnić wiele lat spokojnej pracy. Dane będą na niej zapisywane i przechowywane bez większego udziału użytkownika. W momencie zapełnienia nośnika z elektroniczną kopią paragonów wystarczy go wymienić na identyczny i można pracować dalej – tłumaczy Marcin Ciechowicz.

Jak skutecznie zabezpieczyć rolki papieru termicznego?
Działanie kasy fiskalnej z tradycyjną technologią jest proste. Urządzenie tego typu korzysta z dwóch rolek papieru termicznego. Na jednej drukowane są paragony, które należy wydawać klientom, natomiast na drugiej – ich kopie. Kasa zapisuje dane samodzielnie, lecz archiwizacja dokumentów wymaga już czynnego udziału użytkownika. Rozwiązanie to wiąże się m.in. z koniecznością przeznaczenia dodatkowego miejsca na składowanie kopii paragonów fiskalnych. Co istotne, trzeba również zadbać o korzystne warunki, które nie będą miały negatywnego wpływu na sam nośnik danych, czyli papier.
- Zapełnione rolki najlepiej przechowywać w chłodnym i suchym miejscu, do którego nie dociera światło słoneczne. Da to większą pewność, że wydruki będą czytelne również po upływie kilku lat. Poza tym papierową kopię paragonów warto składować w jednym miejscu, gdyż pozwoli to na zachowanie porządku w dokumentacji i ułatwi dostęp do informacji o dokonanych transakcjach – podkreśla ekspert PCKF.