Żyjemy w czasach stałej cyfryzacji. Procesy zakupowe, kontakt z klientami, reklama, zamawianie części – obecnie wszystko dzieje się w sieci. Oczywiście relacje zostaną zawsze w sferze ludzkiej, ale dlaczego nie ułatwiać sobie pracy, korzystając z technologii. W pierwszym wydaniu poradnikowego cyklu marki PETRONAS Lubricants International przedstawiamy zalety korzystania z systemów zarządzania warsztatem, aplikacji i narzędzi automatyzacji. Przeczytajcie koniecznie i zostańcie z nami w kolejnych wydaniach.

W kwietniu PETRONAS ogłosił współpracę z Motowarsztat.pl, dostawcą innowacyjnego oprogramowania dla warsztatów samochodowych. Jak zaznaczają przedstawiciele firm, to partnerstwo ma nie tylko zrewolucjonizować sposób zarządzania niezależnymi serwisami w Polsce, ale również wyznaczyć nowe standardy w obsłudze klienta. Choć firma od dawna inwestuje w nowoczesne technologie, które mogą przyczynić się do podniesienia standardów obsługi oraz efektywności pracy warsztatów, to wdrożenie takiego systemu jest nowością i krokiem w przyszłość. Co de facto dają tego typu narzędzia?

Nowoczesny CRM to sprawna obsługa klienta 
Oprogramowanie w stylu CRM dla warsztatów może zapewnić szereg funkcji przyspieszających codzienną pracę i kooperację z dystrybutorem części oraz płynów eksploatacyjnych. Dane znajdują się w chmurze, są więc dostępne zawsze i wszędzie. Nawet będąc na wyjeździe 400 km od swojego warsztatu, możecie sprawdzić, czego brakuje, i utworzyć nowe zamówienie. Z poziomu tego samego programu pobierzecie też faktury i paragony, które od razu dostanie księgowość. 
Prawdziwa rewolucja ma miejsce jednak w sferze kontaktów z klientami. Utworzenie zlecenia naprawy, korzystając z tego rodzaju oprogramowania, jest naprawdę kompleksowe. Proces wyceny znacząco przyspieszają gotowe szablony do ponownego wykorzystania. Następnie całościowy kosztorys można wysłać do klienta SMS-em lub mailem z poziomu programu.
Automatyzacja przyspiesza też katalogowanie pojazdów i zbadanie, któremu klientowi można przypomnieć np. o zbliżającym się przeglądzie, terminie wymiany opon czy wymianie rozrządu. W harmonogramach pracy warsztatu bardzo przyda się funkcja planowania – pozwala ona umieszczać zlecenia w kalendarzu, co pokazuje obłożenie stanowisk i możliwości mechaników.

Zamówienia i raporty pod kontrolą
Warsztatowy CRM to szybsze uzupełnianie stanów magazynowych. Brak konkretnych wycieraczek czy oleju do skrzyni biegów to detale, ale czasami to właśnie one hamują prace naprawcze. Jeśli korzystamy z systemu, towary i części zamienne, które zostaną użyte w naprawie, są automatycznie rezerwowane w magazynie. Po zakończeniu zlecenia stany magazynowe są aktualizowane na bieżąco. Integracja z magazynem oznacza, że przepływy pomiędzy stanem magazynowym, zleceniem i jego późniejszym rozliczeniem również są automatyczne.
Automatyzacja procesów w warsztacie daje też możliwość szybszego raportowania i sprawdzenia, w których miesiącach robota idzie lepiej, a kiedy gorzej. Przy negocjacjach z dystrybutorem daje to również obiektywne wskazania, jakie produkty sprzedają się lepiej, a które leżą.

Naprawdę to jest potrzebne w warsztacie?
Bardzo znana fińska marka telefonów komórkowych przespała smartfonową rewolucję. Nie rekomendujemy przespać zmian w branży motoryzacyjnej. Niezależnie, czy posiadacie serwis duży, czy lokalny średni, system zarządzania po prostu ułatwia codzienną pracę i ogranicza straty finansowe. Lepiej zarządzacie czasem, produktami i możecie odciążyć księgowość. Jeśli nie jesteście przekonani do posiadania całego CRM, polecamy np. zacząć od prostszych aplikacji do wysyłek SMS-owych przypomnień o promocjach. A jeśli się sprawdzą, to znak, żeby zapytać PETRONAS o możliwości współpracy z Motowarsztat.pl.