Prowadzenie handlu w warsztacie samochodowym lub serwisie ogumienia może się wiązać z koniecznością uwzględnienia zwrotów lub reklamacji. Dodatkowo, przedsiębiorcy mogą się przytrafić oczywiste pomyłki na paragonach fiskalnych, np. wydrukowanie potwierdzenia zapłaty z nieodpowiednią kwotą lub sprzedaż błędnej liczby towarów bądź usług. Przy pomocy kasy rejestrującej nie można dokonać korekty zarejestrowanej transakcji. Jak w takim razie poradzić sobie z uwzględnieniem tych kwestii?

- Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku przedsiębiorcy korzystający z urządzeń fiskalnych powinni prowadzić dwie dodatkowe ewidencje: oczywistych pomyłek oraz zwrotów i reklamacji. Wspomniany akt prawny wyjaśnia również, jak powinny wyglądać wpisy umieszczane w tych dokumentach – wskazuje Marcin Ciechowicz, Kierownik Serwisu w Polskim Centrum Kas Fiskalnych.
W tym momencie pojawia się pytanie, do czego wykorzystać adnotacje znajdujące się w ewidencji zwrotów i reklamacji oraz ewidencji oczywistych pomyłek? Należy ich użyć do poprawnego ujęcia korekty sprzedaży w dokumentacji rachunkowej warsztatu lub punktu wulkanizacji, np. w księdze przychodów i rozchodów (KPiR).

Jak uwzględnić zwrot lub reklamację?
Zwroty towarów lub reklamacje produktów bądź usług, które wymagają oddania całości albo części zapłaconej kwoty, powinny być uwzględniane w odrębnej ewidencji. Przepisy nie określają, jaką formę musi mieć ta dokumentacja. Do umieszczania wpisów można wykorzystać zeszyt, segregator lub teczkę. Od właściciela warsztatu lub punktu wulkanizacji zależy również, czy ewidencja zwrotów i reklamacji zostanie opatrzona danymi dotyczącymi przedsiębiorstwa, np. nazwą, NIP-em oraz adresem. Dodatkowo na dokumentach można umieścić numer ewidencyjny używanej kasy rejestrującej, co ułatwi prowadzenie ewidencji w przypadku więcej niż jednego urządzenia fiskalnego.
Zawarcie wymienionych informacji w zeszycie zwrotów i reklamacji nie jest obowiązkowe, lecz przepisy szczegółowo definiują, jakie informacje muszą się znajdować w każdym z wpisów.
- W poszczególnych adnotacjach należy umieścić następujące dane: datę sprzedaży, nazwę towaru lub usługi, która pozwoli na jednoznaczną identyfikację, termin dokonania zwrotu bądź reklamacji, wartość brutto oddanego przedmiotu i wysokość należnego podatku, zwracaną należność i wynikającą z niej kwotę podatku. Oprócz tego do każdego wpisu trzeba dołączyć dokument potwierdzający transakcję oraz protokół przyjęcia zwrotu albo reklamacji podpisany przez sprzedawcę i klienta – wyjaśnia ekspert PCKF.

Ewidencja oczywistych błędów na paragonach
Mylić się jest rzeczą ludzką. Na szczęście ustawodawca przewidział taką możliwość również w przypadku wystawiania paragonów fiskalnych. Potwierdzenia zapłaty, które zawierają bezsporne pomyłki, np. nieodpowiednią należność na wydruku lub błędną liczbę towarów bądź usług, należy uwzględnić w ewidencji oczywistych pomyłek.
- Rozporządzenie MF z 14 marca 2013 roku wymaga od przedsiębiorcy, aby adnotacja w tego typu dokumentacji zawierała następujące dane: wartość sprzedaży brutto i podatku należnego nieprawidłowo zarejestrowanej sprzedaży oraz krótki opis przyczyn i okoliczności wystąpienia pomyłki. Ponadto do wpisu należy dołączyć oryginał paragonu z ewidentnym błędem – tłumaczy M. Ciechowicz.
Warto również pamiętać o tym, że wykonanie korekty nie zwalnia przedsiębiorcy z konieczności wystawienia prawidłowego paragonu fiskalnego. Obowiązek ten wynika z ustawy o podatku VAT, zgodnie z którą każda sprzedaż na rzecz klienta indywidualnego, w przypadku stosowania kasy rejestrującej, wymaga wydania poprawnego potwierdzenia zapłaty.
Przepisy fiskalne nie precyzują, w jakiej formie należy prowadzić ewidencję oczywistych pomyłek. Tak jak w przypadku uwzględniania zwrotów lub reklamacji można do tego wykorzystać zeszyt, segregator lub teczkę. Brak w nich również zalecenia, aby dla każdego z używanych urządzeń fiskalnych stworzyć odrębną dokumentację z tymi wpisami. Forma prowadzenia ewidencji leży w gestii przedsiębiorcy. Niemniej jednak oddzielny zeszyt oraz opatrzenie go informacjami o firmie i kasie rejestrującej pozwoli na zachowanie porządku w dokumentacji finansowej.