W poprzedniej odsłonie serii artykułów pt. „Efektywne zarządzanie warsztatem” przedstawiliśmy nowoczesną formę prowadzenia terminarza warsztatowego oraz jego zalety. W tej części skupimy się na przybliżeniu korzyści, które niesie wykorzystanie oprogramowania komputerowego połączonego z dostawcami w czasie rzeczywistym oraz automatyzacja niektórych działań w warsztacie.

Nowoczesne programy tworzone z myślą o warsztatach samochodowych muszą nadążać za potrzebami użytkowników. Coraz więcej czynności związanych z obsługą serwisu nie wymaga ingerencji człowieka. Oprogramowanie komputerowe ma więc za zadanie usprawniać codzienną pracę oraz minimalizować ryzyko wystąpienia błędów.
Bezdyskusyjnie jedną z bardziej interesujących funkcji nowoczesnego oprogramowania jest połączenie z dostawcami w czasie rzeczywistym. Samo określenie w czasie rzeczywistym oznacza, iż dane od dostawców są uzyskiwane na bieżąco i pozostają aktualne w momencie wysłania przez użytkownika zapytania z poziomu programu. Korzyści z zastosowania takiego rozwiązania są wymierne i wpływają znacząco na jakość pracy oraz oferowanej usługi.
Odpowiednie oprogramowanie powinno umożliwiać integrację z systemami wielu dostawców. Jest ona możliwa dzięki wgraniu połączonej kartoteki od czołowych dostawców na rynku. Powiązanie towarów oferowanych przez różnych dostawców pod jednym indeksem lub na zasadzie zamienników powoduje, że sprawdzanie i porównywanie cen towarów jest banalnie proste, następuje po kilku kliknięciach w programie. Wprowadzenie danych dostępowych (adres IP) oraz uwierzytelniających (login i hasło), przekazanych przez dostawców, sprawia, że na jednym towarze widać ceny i dostępności u wielu kontrahentów. Co więcej, program może to robić automatycznie, bez żmudnego uruchamiania opcji na każdym dostawcy. Dodatkowo aplikacja może proponować cenę za części użyte do naprawy już dla klienta ostatecznego (na podstawie ceny uzyskanej od dostawcy), zgodnie z polityką cenową przyjętą w serwisie.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom, firma Asco Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Sp. k. pomaga w przygotowaniu tak powiązanej kartoteki i połączeń do dostawców. Lista możliwych połączeń w trybie online jest rozwijana na życzenie klientów i w porozumieniu z dostawcami.
Kolejną rzeczą, o której warto wspomnieć, jest wprowadzanie faktur zakupowych. Pochłania to często dużo czasu i może powodować powstawanie wielu pomyłek. Odpowiednio dopasowane oprogramowanie powinno więc posiadać możliwość bezpośredniego wczytywania niewprowadzonych jeszcze faktur z hurtowni, bez konieczności wcześniejszego logowania, pobierania dokumentów, a następnie ich wprowadzania do programu. Lista dostawców, od których można wczytywać dokumenty w formie elektronicznej, stale rośnie i jest rozwijana na podstawie zgłoszeń klientów lub dostawców.

Zatrzymajmy się na chwilę nad kwestią automatyzacji w warsztacie. Otóż dedykowane oprogramowanie samo wykonuje zlecone przez użytkownika działania, po uprzednim zdefiniowaniu i określeniu czasu realizacji. Może mieć to zastosowanie, m.in. przy bezobsługowej aktualizacji kartotek towarowych. Aktualizacja w takim przypadku odbywać się będzie według ustalonego przez użytkownika schematu. To użytkownik zdecyduje, o której godzinie i z jaką częstotliwością będzie następowało aktualizowanie cen i stanów od dostawców.
Oprogramowanie powinno nie tylko skracać czas pracy, ale także proponować udogodnienia, o których użytkownik wcześniej nie pomyślał. Należeć do tego może m.in. zamawianie towarów na podstawie analizy. Ustawienie kilku zmiennych w programie (m.in. rodzaju dokumentów i zakresu czasowego) powoduje, że program porównuje ilości sprzedanych towarów ze stanem obecnym, a następnie proponuje, które z nich powinny zostać domówione. Podpowiada również domyślnego dostawcę, istnieje także możliwość analizy takiego zamówienia według kryterium najtańszych dostawców i wysłania zlecenia bezpośrednio do kilku hurtowni w jak najprostszy sposób. Oszczędność czasu oraz usprawnienie pracy jest widoczne od razu – nie ma już bowiem potrzeby osobistego sprawdzania stanu magazynu, zapisywania potrzebnych towarów, szukania najtańszej oferty i ręcznego wysyłania zamówienia.
Omawiając wskazane udogodnienia, chcemy wykazać, że inwestycja w specjalistyczne oprogramowanie jest jedną z najlepszych decyzji, jakie może podjąć przedsiębiorca. Takie rozwiązanie nie tylko usprawnia codzienną pracę, przyczyniając się do wzrostu jej efektywności, ale także daje gwarancję, iż sprzedawany towar zawsze będzie miał korzystną i aktualną dla obu stron transakcji cenę. Zaprezentowane funkcjonalności oferuje program Firma2000, tworzony z myślą o motoryzacji, rozwijany w stałym kontakcie i na podstawie potrzeb płynących z rynku, ponieważ w jego rozbudowie uwzględniane są zgłoszenia klientów, czyli osób z branży. Nie ma powodu, aby nie dążyć do skrócenia czasu poświęcanego na poszczególne czynności lub po prostu pozwolić inteligentnemu programowi zrobić ich za nas. Zamiast tego można się bowiem skupić, np. na obsłudze klienta, ponieważ oprócz ceny dla odbiorcy najważniejszy jest właśnie czas wykonania usługi.
W następnej części cyklu przedstawimy usprawnienia, jakie daje połączenie oprogramowania komputerowego z odpowiednią bazą danych, zawierającą m.in. dokładne czasy napraw i wyceny usług dostosowane do konkretnego modelu, marki i typu pojazdu.

Asco Systemy Informatyczne