W poprzednich odsłonach serii artykułów pt. „Efektywne zarządzanie” przedstawiliśmy nowoczesną formę prowadzenia terminarza warsztatowego oraz zalety połączenia programu z dostawcami w czasie rzeczywistym. W tej części cyklu skupimy się na korzyściach wynikających z integracji oprogramowania komputerowego z bazą danych zawierającą szczegółowe informacje serwisowe i naprawcze HaynesPro.

Aby wyróżnić się na tle konkurencyjnych warsztatów, m.in. profesjonalnością i rzetelnością świadczonych usług, a także czasem ich wykonania, trzeba posiadać dostęp do niezbędnych narzędzi oraz do pewnej i sprawdzonej bazy informacji. Takim kompendium wiedzy dla każdego serwisu jest baza danych zawierająca informacje o przeglądach, czasach napraw, schematach, rysunkach i danych technicznych.
Firma HaynesPro, wcześniej znana jako Vivid Automotive Data & Media BV, od 1995 roku specjalizuje się w dostarczaniu motoryzacyjnych danych technicznych w formie elektronicznej. Połączenie tych danych z dedykowanym programem do obsługi warsztatu tworzy kompleksowe narzędzie, pozwalające w pełni wykorzystać ich możliwości.
Integracja danych HaynesPro z programem do obsługi sprzedaży i zleceń warsztatowych niesie ze sobą więcej korzyści niż korzystanie z tych systemów oddzielnie. Jedną z głównych jest przyspieszenie dostępu do danych serwisowych z pominięciem konieczności każdorazowego przechodzenia przez etapy wyboru marki, modelu i typu pojazdu. W specjalistycznym programie, takim jak Firma2000, wystarczy dodać naprawiany samochód do kartoteki pojazdów, a system na tej podstawie połączy go z odpowiednimi danymi HaynesPro. Dotyczy to zarówno aktualnie wykonywanej naprawy, jak i każdej następnej. Z dostępu do danych serwisowych skorzystać można z poziomu wystawiania dokumentu zlecenia, pobierając na niego pozycje ze skalkulowaną ceną.
Jednym ze szczególnie wartych do odnotowania modułów udostępnionych przez HaynesPro jest dostęp do czasów napraw. Dane zostały połączone w kategorie odnoszące się do poszczególnych elementów pojazdów, takich jak zespół silnika czy układ chłodzenia. Kategorie podzielone zostały na podkategorie, pozwalające precyzyjnie wybrać usługę do wykonania (np. mocowanie silnika). W celu ułatwienia procesu wyszukiwania informacji dostępna jest także zaawansowana wyszukiwarka, która po wpisaniu słowa kluczowego, np. „rozrząd”, wyszukuje wszystkie usługi, które zawierają w sobie czynność z nim związaną.
Dla każdej z usług dostępny jest również szczegółowy wykaz czynności do wykonania, wraz z szacowanym czasem ich realizacji. Na szczególne podkreślenie zasługuje fakt, że czasy napraw nie są ogólnikowe, zostały one bowiem dostosowane indywidualnie do konkretnych modeli pojazdów. Ponadto połączenie z programem branżowym umożliwia rozbudowaną kalkulację cen za usługi. Zostały one przyporządkowywane do kategorii: blacharka, mechanika, elektryka i przeglądy. Dla każdej z nich istnieje możliwość przypisania innej stawki za roboczogodzinę, która jest następnie odpowiednio przeliczana w zależności od czasu trwania usługi. Przy wycenie uwzględniane są ponadto rabaty dla odbiorców i ogólna kalkulacja cen w programie. Tak rozbudowane kalkulowanie usługi zapobiega błędom, wynikającym często z niedopasowania czasu trwania danej czynności do konkretnego pojazdu, a co za tym idzie – ceny. Klient natomiast otrzymuje dokument z wyszczególnieniem każdej usługi i towarów z osobna, dzięki czemu wie, za co płaci.

Z dostępu do danych serwisowych skorzystać można z poziomu wystawiania dokumentu zlecenia 

Dzięki podzieleniu każdej czynności na części główną i składowe właściciel może prowadzić skuteczniejszy nadzór nad pracą pracowników, m.in. poprzez monitorowanie ich wydajności, porównując zakładany czas wykonania usługi z czasem rzeczywistym. Sami mechanicy z kolei mają dostęp do „ściągi”, w której wszystkie kroki konieczne do wykonania usługi są przejrzyście rozpisane.
Co istotne, dostęp do danych HaynesPro nie tylko ułatwia zaplanowanie czasu usługi i jej wycenę, ale również „współpracuje” z operatorem. System sam podpowiada, jakie dodatkowe czynności mogą lub powinny zostać wykonane przy aktualnie przeprowadzanej naprawie. Jeśli dana część lub usługa cząstkowa powinna zostać użyta/wykonana przy kilku czynnościach, system ich nie dubluje. Oznacza to, że jeżeli podczas wymiany wahacza została skontrolowana zbieżność pojazdu, a jest również wymieniana końcówka drążka kierowniczego, która też wymaga kontroli zbieżności, to nie zostanie ona naliczona podwójnie. Przy wyborze konkretnej usługi automatycznie „podpowiada się” towar niezbędny do jej zrealizowania. Program Firma2000 dzięki pełnej integracji z danymi HaynesPro, w tym z kartoteką towarową, pozwala na pobieranie towaru bezpośrednio z poziomu modułu danych serwisowych.
Publikowanym w „NW” cyklem artykułów staramy się wykazać, że inwestycja w specjalistyczne oprogramowanie, tworzone dla branży motoryzacyjnej, jest zawsze „strzałem w dziesiątkę”. Jego połączenie z danymi HaynesPro wyróżnia się ponadto wyjątkowym profesjonalizmem usługi i nowoczesnością.
W kolejnej części naszej serii przybliżymy więcej korzyści, jakie niosą ze sobą dane HaynesPro, a mianowicie dostęp do instrukcji przeglądów okresowych i bardziej szczegółowych czynności serwisowych, takich jak konserwacja oraz wymiana olejów i płynów.

Asco Systemy Informatyczne