Publikowany tekst rozpoczyna serię artykułów pt. „Efektywne zarządzanie warsztatem”. W kolejnych odsłonach przybliżymy to, jak odpowiednio dobrane oprogramowanie komputerowe usprawnia codzienną pracę warsztatów i przyczynia się do minimalizacji ich kosztów oraz wzrostu zysków. 

Artykuły będą pojawiać się co miesiąc, w sześciu kolejnych wydaniach magazynu, i przedstawiać funkcjonalności, jakie oferuje specjalistyczne oprogramowanie sprzedażowo-magazynowe, omawiane na wybranych przykładach. Poniższym tekstem chcemy zwrócić Państwa uwagę na istotne z naszego punktu widzenia szczegóły, którymi powinno się charakteryzować przeznaczone dla warsztatów oprogramowanie. Zdajemy sobie sprawę, iż wybór branżowej aplikacji dla motoryzacji jest duży i wcale nie jest zadaniem łatwym. Tym niemniej pragniemy, aby po tej lekturze poczuli się Państwo pewniej i potrafili dokonać najlepszego dla siebie wyboru.
Pierwszym z aspektów, na którym się skupimy, będzie terminarz warsztatowy. Ma on bezpośredni wpływ na jakość obsługi, a jego sprawne działanie przekłada się na sposób, w jaki serwis jest postrzegany przez klientów. Efektywne zarządzanie wolnymi terminami, stanowiskami warsztatowymi i personelem przynosi wymierne korzyści. Terminarz prowadzony w formie papierowej jest coraz mniej wystarczający, nie daje też takich możliwości jak ten w wersji elektronicznej. Odpowiednie oprogramowanie z nowoczesnym terminarzem umożliwia dodawanie dowolnych stanowisk, jak kanał czy podnośnik, i zarządzanie ich dostępnością. Powinniśmy móc tego dokonać w intuicyjny sposób, z dokładnością do dni i godzin, mając równocześnie wpływ na interwał czasowy, w jakim będą one wyświetlane. 
Sam widok kalendarza w zależności od potrzeby musi dać się grupować po stanowiskach, pracownikach, a także względem dni lub tygodni. Każde zlecenie zawierające dane pojazdu i właściciela, numery kontaktowe, opis wykonywanej usługi, numer zlecenia oraz towary, jakie zostały podpięte do danego zlecenia, powinno dać się przypisać do poszczególnego dnia i przewidywanych godzin naprawy. Pożądane jest to, iż z poziomu terminarza można bez problemu, na podstawie wprowadzonych wcześniej danych wystawić dokument zlecenia naprawy. Poszczególne wpisy powinno dać się łatwo przestawiać poprzez „przytrzymanie” zlecenia myszką i „upuszczenie” go na nowym terminie/stanowisku, a także w ten sam sposób edytować długość jego trwania. 
Dla ułatwienia i przyspieszenia pracy dane pojazdu, takie jak numer rejestracyjny, VIN, marka i typ pojazdu, moc silnika oraz data pierwszej rejestracji, muszą zostać zaczytane do programu za pomocą czytnika, po zeskanowaniu kodu QR z dowodu rejestracyjnego. Natomiast dane klientów firmowych mogą zostać pobrane bezpośrednio z bazy GUS poprzez podanie ich numeru NIP.

Do poszczególnych wpisów mogą zostać przypisani mechanicy: albo tylko do wybranej usługi wykonanej przez nich, albo do całego zlecenia w przypadku zrealizowania pełnej naprawy. Dzięki temu przedsiębiorca będzie mieć możliwość generowania okresowych raportów dotyczących zleceń wykonanych przez swoich pracowników i na tej podstawie w prosty i czytelny sposób przyznawać im prowizje, a także monitorować efektywność ich pracy i wprowadzać zmiany, jeśli są one konieczne.
Całkiem niepozornym, ale bardzo przydatnym ułatwieniem będzie także zmiana kolorów zleceń, odpowiadająca statusowi ich realizacji. Dzięki takim oznaczeniom lepiej widoczne są etapy, na jakich znajduje się każde ze zleceń, np. oczekujące na realizację.
Poprzez systematyczne wprowadzanie wszystkich zleceń powstanie przejrzysty i łatwo czytelny harmonogram. W takim systemie można mieć wgląd w całościową historię napraw pojazdu z wyszczególnieniem wszystkich zakupionych towarów, wykonanych usług i informacji o mechanikach, którzy dane zlecenia wykonywali, nawet w sytuacji przerejestrowania pojazdu bądź zmiany jego właściciela.
Dopełnieniem wymienionych możliwości jest selekcjonowanie tylko wolnych terminów dla każdego ze stanowisk. Widzimy wówczas niezarezerwowane przedziały czasowe, co znacząco przyspiesza pracę.
Robiąc rozeznanie na rynku oprogramowania, nie jest łatwo odnaleźć takie, które spełniałoby wskazane założenia. Dobrym przykładem narzędzia, które skupia w sobie owe funkcjonalności, jest Terminarz Warsztatowy wchodzący w skład oprogramowania przeznaczonego dla motoryzacji – Firma 2000.
W kolejnej części cyklu skupimy się na zagadnieniu efektywnego i łatwego zamawiania oraz doboru części zamiennych. Opiszemy mechanizmy, które pozwalają na szybki wybór tych towarów, uwzględniając najlepszą cenę i dostępność. Istnieją bowiem dedykowane aplikacje, dające dostęp do tego wszystkiego z jednego miejsca. Bez konieczności żmudnego przedzierania się przez kolejne katalogi dostawców.

Asco Systemy Informatyczne