W poprzednich odsłonach serii „Efektywne zarządzanie warsztatem” prezentowaliśmy, jak odpowiednio dobrane oprogramowanie usprawnia codzienną pracę warsztatów i przyczynia się do minimalizacji kosztów, zwiększając ich zyski. Ten artykuł stanowi jego podsumowanie, ostatecznie udowadniając, że odpowiednie oprogramowanie jest tytułowym „strzałem w dziesiątkę”.

Dedykowany branży motoryzacyjnej program, taki jak Firma2000, rozwija się w stałym kontakcie i na podstawie potrzeb płynących z rynku. Znaczący udział w rozbudowie jego funkcjonalności stanowią zgłoszenia osób z branży. Dzięki temu ma on wszystko, co niezbędne dla efektywnego zarządzania warsztatem.

Przejrzysty terminarz warsztatowy
Jednym z takich narzędzi jest rozbudowany terminarz warsztatowy, który umożliwia dodawanie dowolnych stanowisk, jak kanał czy podnośnik, selekcję wolnych terminów, przypisywanie pracowników do poszczególnych zleceń, bezpośrednie wystawianie dokumentu zlecenia usługi i dostęp do historii napraw pojazdu wraz z wyszczególnieniem zakupionych towarów. Wszystkie istotne dane mogą zostać automatycznie sczytane z dowodu rejestracyjnego za pomocą czytnika 2D, natomiast dane firmowe klientów pobrane z bazy GUS. Przypisanie mechaników do poszczególnych zleceń daje możliwość generowania okresowych raportów rozliczających ich pracę i na tej podstawie reguluje późniejsze przydzielanie prowizji.

Łączność z dostawcami, automatyzacja zleceń
Kolejnym ważnym elementem takiego oprogramowania jest bezpośrednia łączność z dostawcami – i nie dotyczy ona jedynie możliwości wczytywania faktur online. Powiązanie towarów oferowanych przez różnych dostawców pod jednym indeksem lub na zasadzie zamienników powoduje, że sprawdzanie, porównywanie cen i dostępności towarów jest przejrzyste i następuje już po kilku kliknięciach 
System może ponadto wykonywać zlecone przez użytkownika działania, po uprzednim zdefiniowaniu zakresu i określeniu czasu ich realizacji. Może to dotyczyć m.in. godziny i częstotliwości, z jaką będzie następowało aktualizowanie cen i stanów od dostawców, a także zamawiania towarów na podstawie analizy dotychczasowej sprzedaży.

Dane serwisowe i naprawcze HaynesPro
Jak już wspominaliśmy w poprzednich artykułach, program Firma2000 ma również pełną integrację z danymi HaynesPro. Firma ta od 1995 roku specjalizuje się w dostarczaniu motoryzacyjnych danych technicznych w formie elektronicznej, zawierających szczegółowe informacje o przeglądach, czasach napraw, schematach i rysunkach technicznych. Prezentują one m.in. szczegółowe zestawienie czynności koniecznych do wykonania podczas naprawy wraz z szacowanym czasem realizacji. Dzięki możliwości przypisania różnych stawek za roboczogodziny dla poszczególnych kategorii cena za usługę kalkulowana jest w zależności od czasu jej trwania. Dodatkowo podczas wyceny uwzględniane są rabaty dla odbiorców i ogólna kalkulacja cen w programie.
System sam podpowiada użytkownikom, jakie dodatkowe czynności mogą lub powinny zostać wykonane przy prowadzonej naprawie (nie dublując powtarzających się), a także informuje o towarach niezbędnych do jej realizacji. Połączenie danych HaynesPro z kartoteką towarową Firma2000 pozwala na pobieranie towaru bezpośrednio z poziomu modułu danych serwisowych.
Dane HaynesPro dostarczają informacji na temat przeglądów okresowych, które są dostosowane do konkretnych modeli oraz zaprezentowane w zależności od czasu użytkowania pojazdu i pokonanego dystansu. Dzięki temu dostajemy wytyczne nie tylko odnośnie czynności wymagających uwagi przy każdorazowym przeglądzie, np. skontrolowanie minimalnej grubości klocków hamulcowych, ale również o czynnościach i częściach opcjonalnych, jakie mogą zostać wykonane/wymienione podczas prowadzonego przeglądu (także przy serwisowaniu samochodów o wysokim przebiegu lub eksploatowanych w ciężkich warunkach).
Wśród udostępnionych danych odnajdziemy szereg wiadomości ogólnych na temat m.in. pojemności skokowej silnika, pojemności płynów eksploatacyjnych, liczby cylindrów, zaworów na cylindrach oraz specjalistycznych, dotyczących emisji, układu chłodzenia, elementów elektrycznych, hamulców, układu kierowniczego, klimatyzacji czy wartości momentów dokręcania śrub dla większości istotnych części samochodowych. Otrzymujemy również szczegółowe procedury dotyczące wymiany/odłączenia akumulatora, sposobu resetowania wskaźnika przeglądu olejowego, przeglądu kontrolnego, systemu pomiaru ciśnienia w oponach oraz programowania kluczyka i szyberdachu. Dane te w wielu przypadkach rozszerzone zostały o specjalistyczne rysunki techniczne lub ilustracje poglądowe.

Inwestycja w rozwiązania dedykowane 
Serią publikowanych artykułów staraliśmy się wykazać, że inwestycja w branżowe oprogramowanie jest jedną z najlepszych decyzji jakie może podjąć przedsiębiorca. Prawidłowo dobrana aplikacja skraca czas trwania usługi, niweluje ryzyko popełnienia pomyłki oraz wspiera operatora podczas wykonywania codziennych czynności. Usprawnienie i przyspieszenie realizacji zleceń bezpośrednio przełoży się na pozytywną opinię na rynku oraz wyższy poziom zadowolenia wśród klientów. Dodatkowo dzięki połączeniu z danymi HaynesPro warsztat przyciągnie do siebie klientów posiadających pojazdy nowe, ale już po okresie gwarancyjnym, do wykonywania przeglądów oraz napraw pogwarancyjnych u siebie, zamiast w Autoryzowanych Serwisach. Argumenty przytoczone w całym cyklu publikacji jednoznacznie wykazują, że inwestycja w oprogramowanie branżowe bezpośrednio przekłada się na korzyści finansowe, redukcję kosztów operacyjnych, a także lepszą organizację działań zatrudnianych pracowników.
Dlatego też, aby zagwarantować intuicyjny dostęp do wymienianych funkcjonalności, firma ASCO Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Sp. k. od prawie 25 lat rozwija swoje oprogramowanie Firma2000 z myślą o potrzebach klientów. Systematycznie poszerza listę dostawców, od których można wczytywać dokumenty w formie elektronicznej, a także listę możliwych połączeń z dostawcami w trybie on-line. Dlaczego więc, nie wypróbować go już dzisiaj?

Asco Systemy Informatyczne