Branżowych aplikacji dla motoryzacji jest dużo i wybór tej właściwej wcale nie jest łatwy. Na co warto zwrócić uwagę doradzają eksperci Asco Systemy Informatyczne na przykładzie oferowanych przez firmę rozwiązań, m.in. Firma2000. 

Na pewno ważne są wygląd i funkcjonalność terminarza warsztatowego. Ma on bezpośredni wpływ na jakość obsługi, a jego sprawne działanie przekłada się na sposób, w jaki serwis jest postrzegany przez klientów. Efektywne zarządzanie wolnymi terminami, stanowiskami warsztatowymi i personelem przynosi wymierne korzyści. Terminarz prowadzony w formie papierowej już nie wystarcza, nie daje też takich możliwości jak ten w wersji elektronicznej. Odpowiednie oprogramowanie z nowoczesnym terminarzem umożliwia dodawanie dowolnych stanowisk, jak kanał czy podnośnik, i zarządzanie ich dostępnością. Powinniśmy móc to zrobić w intuicyjny sposób, z dokładnością do dni i godzin, mając wpływ na interwał czasowy, w jakim będą one wyświetlane. 

Sam widok kalendarza musi dać się grupować po stanowiskach, pracownikach i względem dni lub tygodni. Każde zlecenie zawierające dane pojazdu i właściciela, numery kontaktowe, opis wykonywanej usługi, numer zlecenia oraz towary, jakie zostały podpięte do danego zlecenia, powinno dać się przypisać do konkretnego dnia i przewidywanych godzin naprawy. Dla ułatwienia i przyspieszenia pracy dane pojazdu, takie jak numer rejestracyjny, VIN, marka i typ, moc silnika oraz data pierwszej rejestracji, muszą zostać zaczytane do programu za pomocą czytnika, po zeskanowaniu kodu QR z dowodu rejestracyjnego. Natomiast dane klientów firmowych mogą zostać pobrane bezpośrednio z bazy GUS poprzez podanie ich numeru NIP. 

Połączenie z dostawcami 
Bezdyskusyjnie jedną z bardziej interesujących funkcji nowoczesnego oprogramowania jest połączenie z dostawcami w czasie rzeczywistym. Samo określenie w czasie rzeczywistym oznacza, iż dane od dostawców są uzyskiwane na bieżąco i pozostają aktualne w momencie wysłania zapytania z poziomu programu. Korzyści z zastosowania takiego rozwiązania są wymierne i wpływają znacząco na jakość pracy i oferowanej usługi. 

Odpowiednie oprogramowanie powinno umożliwiać integrację z systemami wielu dostawców. Jest ona możliwa dzięki wgraniu połączonej kartoteki od czołowych dostawców rynku. Powiązanie towarów oferowanych przez różnych dostawców pod jednym indeksem lub na zasadzie zamienników powoduje, że sprawdzanie i porównywanie cen towarów jest banalnie proste, następuje po kilku kliknięciach w programie. Wprowadzenie danych dostępowych (adres IP) i uwierzytelniających (login i hasło), przekazanych przez dostawców, sprawia, że na jednym towarze widać ceny i dostępności u wielu kontrahentów. Co więcej, program może to robić automatycznie, bez żmudnego uruchamiania opcji na każdym dostawcy. Aplikacja może również proponować cenę za części użyte do naprawy już dla klienta ostatecznego (na podstawie ceny uzyskanej od dostawcy), zgodnie z polityką cenową przyjętą w serwisie.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom, firma Asco Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Sp. k. pomaga w przygotowaniu tak powiązanej kartoteki i połączeń do dostawców. Lista możliwych połączeń w trybie online jest rozwijana na życzenie klientów i w porozumieniu z dostawcami. 

Ile potrwa naprawa? 
Aby wyróżnić się na tle konkurencyjnych warsztatów, m.in. profesjonalizmem i rzetelnością świadczonych usług, a także czasem ich wykonania, trzeba mieć dostęp do niezbędnych narzędzi oraz do pewnej i sprawdzonej bazy informacji. Takim kompendium wiedzy dla każdego serwisu jest baza danych zawierająca informacje o przeglądach, czasach napraw, schematach, rysunkach i danych technicznych. Firma HaynesPro, wcześniej znana jako Vivid Automotive Data & Media BV, od 1995 roku specjalizuje się w dostarczaniu danych technicznych w formie elektronicznej. Połączenie tych danych z programem do kompleksowej obsługi warsztatu, takim jak Firma2000, pozwala w pełni wykorzystać ich możliwości. 

Jednym ze szczególnie wartych odnotowania modułów udostępnionych przez HaynesPro jest dostęp do czasów napraw. Dane zostały połączone w kategorie odnoszące się do poszczególnych elementów pojazdów, takich jak zespół silnika czy układ chłodzenia. Kategorie podzielone zostały na podkategorie, pozwalające precyzyjnie wybrać usługę do wykonania (np. mocowanie silnika). Aby proces wyszukiwania informacji był jeszcze łatwiejszy, udostępniono zaawansowaną wyszukiwarkę, która po wpisaniu słowa kluczowego, np. „rozrząd”, wyszukuje wszystkie usługi zawierające czynność z nim związaną. Dla każdej z usług dostępny jest również szczegółowy wykaz czynności do wykonania, wraz z szacowanym czasem ich realizacji. 

Dane regulacyjne 
Dane regulacyjne udostępnione przez HaynesPro to kompleksowe informacje na temat pojazdów. Odnajdziemy w nich szereg danych ogólnych na temat pojemności skokowej silnika, liczby cylindrów, zaworów na cylindrach oraz specjalistycznych dotyczących emisji, układu chłodzenia, elementów elektrycznych, hamulców, układu kierowniczego czy klimatyzacji. Z punktu widzenia mechanika wytyczne te znacznie ułatwiają pracę w warsztacie, a w przypadku osoby z mniejszym doświadczeniem pełnią rolę instrukcji poprawnego przeprowadzania prac naprawczych lub konserwacyjnych.