Centrum Motoryzacji Mirex w Białej Podlaskiej to jeden z największych nie tylko w Polsce, ale także w Europie warsztatów samochodowych działających w sieci Bosch Car Service. Obok serwisu są też SKP, hurtownia i myjnia. Ponad 1000 samochodów w serwisie miesięcznie, ponad 40 tysięcy części zamiennych na stanie, 31 stanowisk naprawczych w 2 lokalizacjach i ponad 50 pracowników. Jak nad tym wszystkim zapanować? Jak organizować pracę, pozyskiwać dane, naliczać prowizje, planować inwestycje? W warsztatach Mirex mają na to sposób.

Firma powstała pod koniec lat 90. XX wieku. W 2004 roku zaczął działać pierwszy serwis, a kilkanaście lat później, kilometr dalej, kolejny. W obu miejscach są warsztaty, ale też stacje kontroli pojazdów i myjnie samochodowe. Jest też bardzo duża hurtownia motoryzacyjna, obsługująca zarówno klientów indywidualnych, jak i firmy. Dużą część klientów hurtowni stanowią kupujący zza wschodniej granicy, wszak Białą Podlaską od przejścia granicznego z Białorusią w Terespolu dzieli zaledwie 30 km.
Od samego początku warsztat funkcjonuje pod szyldem sieci Bosch Car Service. Planów na samodzielną działalność nie było nigdy. – Nie znałem się na prowadzeniu warsztatu, a pracownicy tej sieci bardzo nam pomogli. Doradzali przy projekcie, wyposażeniu, oferowali dostęp do dokumentacji technicznych, do szkoleń, dofinansowali obrandowanie punktu – opowiada w rozmowie z nami Mirosław Szandecki, właściciel firmy. Jednak szyld tak renomowanego partnera to nie tylko prestiż i wsparcie, ale też duże wymagania dotyczące jakości oferowanych usług. Chodzi nie tylko o same naprawy, ale też kwestie związane choćby z obsługą klienta – szybką, skuteczną, wygodną. Swoje oczekiwania wobec takich serwisów, związane na przykład z historią napraw, mają też floty i firmy – a te są istotną grupą klientów warsztatów Mirex.
– Szybko zdałem sobie sprawę, że potrzebuję dobrego oprogramowania do zarządzania firmą. Już rok po otwarciu pierwszego serwisu nawiązałem współpracę z ASCO i wdrożyłem oprogramowanie Firma 2000, z którego korzystam do dziś – podkreśla właściciel warsztatu.

Hurtownia i warsztat 
Właścicielom firmy zależało na oprogramowaniu, które w jednym miejscu scali zarządzanie zarówno serwisami samochodowymi, jak i działającą przy nich hurtownią motoryzacyjną.
– Chcieliśmy ułatwić pracę sobie, zarządzając tak dużą firmą, ale także naszym pracownikom. W biurze obsługi klienta goście muszą być obsłużeni szybko i profesjonalnie. Przy przyjmowaniu auta na serwis doradca jeszcze przy kliencie jest w stanie sprawdzić, czy posiadamy na magazynie potrzebne części zamienne, czy też należy je zamówić. Ma też podgląd na obłożenie stanowisk warsztatowych, więc bardzo szybko może ustalić termin naprawy i wydania auta. Kolejną ważną funkcją oprogramowania jest historia napraw samochodu. Mamy ją w formie elektronicznej, więc możemy szybko zorientować się, np. jaki olej był stosowany przy poprzedniej wymianie, widzimy wszystkie naprawy, co też nie jest bez znaczenia w przypadku rozpatrywania reklamacji – wymienia zalety programu Firma 2000 Mirosław Szandecki. Wskazuje też, że program do zarządzania hurtownią oferuje funkcje wynajdywania zamienników, towarów powiązanych, co pozwala szybko zaoferować klientowi alternatywne, nieraz tańsze, rozwiązania.
Z programu Firma 2000 korzysta praktycznie każdy pracownik, a jest ich ponad 50. Od mechaników, przez pracowników biura obsługi klienta, po dział księgowości, który bezpośrednio z tej platformy może wysyłać dokumenty do urzędów, jak choćby pliki JPK związane z zakupami i sprzedażą części. Administratorzy, w tym przypadku właściciel i jego syn, nadają określone uprawnienia poszczególnym pracownikom. To grupa ponad 300 różnych dostępów. Nie ma więc obaw, że dane trafią w niepowołane ręce – każdy ma dostęp tylko do swojej działki, co jest też ważne choćby w związku z ochroną danych osobowych czy finansami firmy.
A skoro o pracownikach mowa, system dostarcza administratorom istotne dane na temat wydajności każdego z nich. Chodzi na przykład o czas naprawy czy sprzedane części zamienne. To z kolei cenne informacje dla działu kadr przy naliczaniu premii do wynagrodzenia czy w innym przypadku do zmotywowania pracownika do większego wysiłku. Takie dane mogą też pokazać, że warto pomyśleć o zatrudnieniu kolejnych ludzi do pracy.

Platforma współtworzona przez warsztaty
Właściciele firmy Mirex cenią możliwość współtworzenia oprogramowania Firma 2000. Właściwie każdy serwis współpracujący z ASCO ma możliwość zgłoszenia uwag czy propozycji nowych funkcjonalności. Krakowska firma ASCO podkreśla wielokrotnie, że wszelkie rozwiązania dostępne w programie nie są efektem biurowej burzy mózgów teoretyków, ale konsultacji i rozmów z warsztatami.
– Zgłaszaliśmy swego czasu zapotrzebowanie na możliwość generowania druków dla klientów z zagranicy, którzy przy opuszczaniu kraju chcą odliczać podatek VAT. I takie rozwiązanie, po naszym wniosku, zostało wdrożone w oprogramowaniu Firma 2000. Wtedy były to jeszcze dokumenty papierowe, dziś ta funkcjonalność ma wymiar elektroniczny. Cenimy bardzo możliwość współtworzenia tego systemu – zaznacza właściciel firmy. Kolejną funkcjonalnością, do której wdrożenia firma Mirex zainspirowała producenta oprogramowania, jest opcja rozliczania i dokumentowania ilości czynnika przy obsłudze klimatyzacji. Nasz rozmówca wskazuje również na bardzo dobrą stałą opiekę techniczną ze strony ASCO.

Planujemy inwestycje
Program dostarcza też pakiet informacji związanych z planowaniem inwestycji w firmie. Na podstawie dostępnych danych można nie tylko planować zakupy w hurtowniach, na które zwiększony popyt ma charakter sezonowy, ale też decydować o tym, czy inwestycja w wyposażenie, na przykład w kolejną stację do obsługi klimatyzacji, jest opłacalna.
– W ten sposób nie tylko wygodnie i uczciwie zarządzamy dużym zespołem ludzi, mam tu na myśli premie, ale też odpowiedzialnie podchodzimy do inwestycji. A przede wszystkim oferujemy najwyższe standardy dla naszych klientów, co jest podstawą długoletniej działalności na tym rynku – podsumowuje Mirosław Szandecki.

Tekst: Piotr Łukaszewicz