W większości kas moduł fiskalny umożliwia wykonanie co najmniej 1830 raportów dobowych. Jeśli założymy, że sprzedaż jest prowadzona 7 dni w tygodniu, wspomniana pojemność zapewni 5 lat pracy. Jak jednak postąpić w sytuacji, gdy moduł fiskalny zbliża się do stanu całkowitego zapełnienia? Można go wymienić lub kupić nowe urządzenie.

Zgodnie z przepisami rejestrowanie obrotu przy użyciu kasy wymaga m.in. wykonywania raportów dobowych. Dokument tego typu trzeba wydrukować każdego dnia, w którym prowadzony był handel. W związku z tym zapełnienie modułu fiskalnego uniemożliwi obsługiwanie klientów. Jeżeli właściciel warsztatu lub serwisu ogumienia nie planuje całkowitego zaprzestania sprzedaży, są dwa rozwiązania. Można albo wymienić moduł w urządzeniu stosowanym dotychczas, albo zainwestować w nową kasę. Decyzję, niezależnie od tego, jaka by była, najlepiej podjąć co najmniej miesiąc przed wyczerpaniem dostępnej pamięci. Pozwoli to na spokojne przejście przez wszystkie procedury i uchroni przed koniecznością wstrzymania handlu na długi czas.

Na czym polega wymiana modułu fiskalnego?
Wymiana modułu fiskalnego w kasie rejestrującej to proces czasochłonny. Dopełnienie wszystkich formalności może zająć od kilku dni do nawet 3-4 tygodni. Ponadto wiąże się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów, które mogą wynieść około kilkuset złotych. O czym konkretnie trzeba pamiętać?
- Zanim moduł zostanie wymieniony, obowiązkiem podatnika jest m.in. zlecenie odczytu dotychczasowej pamięci fiskalnej oraz wyrejestrowanie urządzenia z ewidencji prowadzonej przez urząd skarbowy. Warto również pamiętać o tym, że wymiana modułu będzie wymagała ponownego zafiskalizowania i zarejestrowania kasy. Wszystkie informacje dotyczące tych procedur można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku – tłumaczy Marcin Ciechowicz, ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych.
Jeśli w warsztacie nie ma drugiego urządzenia rejestrującego lub mechanik nie zdecydował się na zakup kasy rezerwowej, wymiana modułu fiskalnego będzie równoznaczna z zaprzestaniem prowadzenia sprzedaży na rzecz klientów indywidualnych. To jednak nie wszystkie konsekwencje takiej decyzji.
- Po co najmniej 5 latach użytkowania kasa może nosić wyraźne ślady eksploatacji. Szczególnie w przypadku branży naprawy samochodów, gdzie warunki pracy bywają trudne – zaznacza M. Ciechowicz.

Zakup nowej kasy i zagospodarowanie starej
Wymiana modułu fiskalnego i dalsze stosowanie starego urządzenia to nie jedyne wyjście. Alternatywą, na którą decyduje się coraz więcej przedsiębiorców, jest zakup nowej kasy rejestrującej. Za takim rozwiązaniem przemawia przede wszystkim fakt, że w firmie pojawi się technologia nowszej generacji – urządzenie z przydatnymi funkcjami oraz ważną gwarancją producenta. Ponadto, odpowiednie rozplanowanie w czasie całej procedury pozwoli na dodatkowe zabezpieczenie interesów warsztatu. Podczas gdy nowa kasa będzie wykorzystywana do prowadzenia sprzedaży, ze starej można uczynić urządzenie rezerwowe.
- Około 30-50 raportów dobowych przed wyczerpaniem modułu fiskalnego trzeba zaprzestać rejestrowania obrotu na starym urządzeniu i automatycznie rozpocząć obsługę klientów przy użyciu nowego. Poprzednia kasa, zdolna do pracy nawet przez kilkadziesiąt dni, zawsze będzie do dyspozycji przedsiębiorcy – podkreśla ekspert PCKF.
Posiadanie dwóch urządzeń, które pracują w trybie fiskalnym, wiąże się jednak z koniecznością zlecania dwóch przeglądów technicznych, a więc i większym kosztem tej usługi. Zgodnie z przepisami kasy będą musiały być sprawdzane nie rzadziej niż co 2 lata. Co więcej, dla każdej z nich moment zbliżającego się obowiązkowego przeglądu może być inny i trzeba o tym pamiętać. Dlatego mechanik ma możliwość kupienia nowej kasy oraz zlecenia odczytu pamięci fiskalnej w dotychczasowej. Jak to zrobić, aby uniknąć przestoju w pracy?
- Najlepiej najpierw kupić nową kasę, zgłosić ją do urzędu skarbowego i zafiskalizować. Oczywiście z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym, zanim jeszcze w starym urządzeniu skończy się moduł fiskalny. Następnie, kiedy już pamięć w dotychczasowej kasie się zapełni, należy zlecić jej odczyt. W tym celu trzeba złożyć wniosek do urzędu skarbowego w terminie 7 dni od daty, w której stare urządzenie zakończyło pracę w trybie fiskalnym – wyjaśnia M. Ciechowicz.