Zanim zadamy sobie pytanie, czy i dlaczego należy policzyć koszt roboczogodziny w naprawach serwisowych, to należy najpierw ustalić, czym jest ów koszt.

Możemy go zdefiniować jako: uśredniony koszt jednej sprzedanej klientom roboczogodziny, liczonej w określonym przedziale czasu. Mówiąc o przedziale czasu należy mieć na uwadze miesiąc (dla analiz krótkoterminowych) lub kwartał, półrocze albo rok kalendarzowy dla analiz średnio- i długookresowych.
Wydawać by się mogło, że analiza kosztów funkcjonowania firmy, jaką jest serwis, ta sprawa oczywista. A jednak wiedza na ten temat nie należy do najmocniejszych stron części właścicieli zakładów z branży motoryzacyjnej. Przykro to stwierdzić, ale z moich wieloletnich doświadczeń wynika, że to prawda. Choć coraz rzadziej, ale wciąż zdarza mi się usłyszeć od właściciela, że przecież wie, ile zostaje mu w kasie (lub w kieszeni) po rozliczeniu miesiąca. Otóż to! Jeżeli zostaje, a co jeśli nie zostaje lub z miesiąca na miesiąc zostaje mniej i coraz częściej trzeba sięgać do rezerw, żeby pokryć bieżące wydatki? Co będzie, jeżeli te rezerwy się wyczerpią? W tym miejscu powinienem, a w zasadzie muszę, podać pod rozwagę podstawową zasadę działalności serwisu naprawczego. W swojej działalności operacyjnej (naprawczej) serwis musi utrzymać się z przychodów ze sprzedaży usług (czyli z robocizny). Marża uzyskiwana ze sprzedaży części zamiennych, lakierów, materiałów lakierniczych czy akcesoriów użytych do naprawy nie powinna być wykorzystywana do finansowania kosztów bieżącej działalności.
Czy to jest możliwe? Odpowiedź brzmi: Tak, to możliwe, ale przy obecnym poziomie inflacji (11,4% za rok 2023 – wg danych GUS) bardzo trudne, a dla części serwisów nawet niemożliwe. Ten brak możliwości wynika właśnie z braku analizy kosztów. Może przesadą byłby wykład o rodzajach kosztów i ich znaczeniu, ale odróżnienie kosztów operacyjnych (tych związanych ściśle ze świadczonymi usługami, zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich) od kosztów ogólnych firmy (występujących nawet wówczas, gdy serwis to cała firma) wydaje się na miejscu.
Czy ktoś z grona czytelników tego czasopisma zastanawiał się kiedyś nad odpowiedzią na pytanie: dlaczego znaczna część polskich firm z sektora MŚP tak źle finansowo przeszła przez okres obowiązywania ograniczeń związanych z covidem? Odpowiedź wydaje się trudna, ale taka nie jest. Otóż w znaczącej grupie tych firm nie było środków finansowych zabezpieczonych na taką ewentualność, środków gromadzonych jako kapitał rezerwowy (zapasowy). Więcej, w znacznej grupie właścicieli serwisów brak jest wiedzy, a może i świadomości konieczności gromadzenia tego rodzaju środków. A przecież prawidłowa analiza kosztów powinna wskazać zarówno zagrożenia, jak i możliwości ich uniknięcia. Trudno jednak odnosić się do takich analiz, skoro gdzieniegdzie występuje problem z obliczeniem kosztu roboczogodziny, aby w sposób jednoznaczny stwierdzić, na jakim poziomie rentowności sprzedawane są usługi.
Jak zatem przypisać koszty do wykonywanych napraw? Należy określać koszt każdej czy raczej uśrednionej roboczogodziny? Spotkałem się w tym kontekście z zapytaniem od biegłego sądowego, który miał dylemat, jak odpowiedzieć na pytanie sądu, dotyczące co prawda stawki za robociznę, ale odpowiedź wywieść należało z pozycji kosztów.
Pytanie brzmiało: czy naprawa (za roboczogodzinę) w autoryzowanym serwisie blacharsko-lakierniczym dziewięcioletniego popularnego modelu musi kosztować tyle samo co rocznego, flagowego modelu tej samej marki? Moja odpowiedź brzmiała: tak, musi, stawka nie zależy bowiem od rocznika czy modelu, ale od obliczonego rzetelnie, uśrednionego kosztu jednej sprzedanej roboczogodziny w tym serwisie, liczonej dodatkowo w wystarczająco długim okresie (w tym przypadku 12 kolejnych miesięcy).
W ten sposób udało się przejść płynnie od rozważań na temat kosztów w zależności od stawki za usługi serwisowe od ich wysokości ponoszonych przez serwis. Jak zatem obliczyć prawidłową, rzetelną stawkę za robociznę w serwisie motoryzacyjnym? Zawsze w taki sam sposób, bez względu na to, czy chodzi o serwis mechaniczny, blacharsko-lakierniczy, oponiarski czy specjalistyczny serwis urządzeń podlegających DUDT. Zasada ogólna jest prosta: do obliczonego kosztu jednej uśrednionej roboczogodziny – obliczonej na podstawie danych księgowych za okres 12 kolejnych miesięcy – dodajemy oczekiwaną marżę. W ten sposób uzyskujemy stawkę, która powinna obowiązywać w kolejnym okresie, zwykle dłuższym niż kwartał. Jeżeli nie występują duże wahania inflacji, określonej przez wskaźnik CPI, to przyjmuje się, że okresem obowiązywania stawki jest kolejne 12 miesięcy. Jednak w przypadku serwisów blacharsko-lakierniczych realizujących bezgotówkowe naprawy powypadkowe tak wyliczona stawka nie zawsze (żeby nie powiedzieć, że bardzo rzadko) jest akceptowana przez płatnika, czyli towarzystwo ubezpieczeniowe. W tym zakresie jest tyle stanowisk, ile podmiotów bierze udział w rozliczeniu naprawy i – jak to u nas – plus jedno więcej. Sądzę, że obronie stawki w przypadku dochodzenia roszczeń za wykonaną naprawę należy poświęcić osobny tekst.
Przypominam zatem: serwis w swojej działalności operacyjnej (naprawczej) musi utrzymać się z przychodów ze sprzedaży usług (czyli z robocizny). Marża uzyskiwana ze sprzedaży części zamiennych, lakierów, materiałów lakierniczych czy akcesoriów użytych do naprawy nie powinna być wykorzystywana do finansowania kosztów bieżącej działalności.
Jak zrealizować to założenie bez znajomości wyliczonego kosztu roboczogodziny i policzonej na tej podstawie stawki za usługi? Odpowiedź może być tylko jedna: nie można! A zatem nie pozostaje nic innego jak wielkości te policzyć. I proszę mnie dobrze zrozumieć: nie mam na myśli oszacowania wysokości kosztu, nawet w przypadku gdy stoi za nami kilkadziesiąt lat prowadzenia firmy, ani ustalenia stawki na zasadzie: „bo w okolicy tak mają”. To trzeba policzyć. Dlaczego? W skrócie odpowiedź brzmi tak, ponieważ:

• gdyby wynagrodzenia dla pracowników były przyznawane na zasadach ogólnych, to zabrakłoby na nie środków;
• sprzęt i narzędzia, którymi pracujemy, mają kilkanaście, czasami kilkadziesiąt lat, więc praktycznie powinny iść na złom;
• nie ma pieniędzy, aby wysyłać pracowników na szkolenia;
• brakuje środków na nowoczesne urządzenia, niezbędne do napraw nowoczesnych konstrukcji pojazdów;
• serwis nie jest technicznie, technologicznie i kadrowo przygotowany do napraw samochodów hybrydowych i elektrycznych (ale i tak je naprawiamy, bo to takie nasze, polskie).

Wystarczy? Gdyby serwis miał prawidłowo określoną stawkę, to przychodów z robocizny wystarczyłoby na pokrycie bieżących kosztów. Na to wszystko, co wymieniono, byłyby środki ze sprzedaży części zamiennych, lakierów i materiałów lakierniczych czy akcesoriów użytych podczas naprawy. 
Więcej o możliwościach i korzyściach wynikających ze znajomości kosztu roboczogodziny i prawidłowo wyliczonej stawki napiszę w następnym artykule.

Maciej Brzeziński
maciej.b.brzezinski@gmail.com