Poza naprawami, działalność warsztatu samochodowego to także cały szereg czynności uzupełniających, takich jak wyszukiwanie i zamawianie towaru, fakturowanie, umawianie na wizyty i związana z tym rezerwacja stanowisk warsztatowych, magazynowanie podstawowych materiałów eksploatacyjnych. Wymaga to odpowiedniego systemu informatycznego, który umożliwi szybkie tworzenie i przeszukiwanie kartotek, sprawny obieg dokumentów i szybkie połączenia online z wieloma niezależnymi dostawcami. Taki system informatyczny musi zawierać szereg rozwiązań, takich jak wbudowany moduł do obsługi warsztatu, wraz z możliwością wystawiania zleceń, kartoteką pojazdów i terminarzem do rezerwacji stanowisk.

Bardzo ciekawą aplikacją, która z powodzeniem spełnia te wymogi, jest Firma2000 – program dedykowany dla firm motoryzacyjnych, którego producentem jest firma ASCO Systemy Informatyczne z Krakowa. Popularność, stały rozwój i wieloletnia, bezpośrednia współpraca firmy ASCO z użytkownikami rozwijanych aplikacji zaowocowały stworzeniem systemu, który można zdecydowanie polecić.

Nowoczesny system informatyczny dla sklepów i warsztatów samochodowych

Firma2000 to program do obsługi magazynu, sprzedaży i warsztatu samochodowego. Program ten stanowi podstawę systemu informatycznego, który może być rozbudowywany o dodatkowe moduły, takie jak Analizator do przeprowadzania analiz, dedykowany program księgowy Arkadia, E-Sklep, Katalog oraz AsTer do obsługi magazynu za pomocą radiowych czytników kodów kreskowych. Aplikacje mogą wykorzystywać nowoczesne, zapewniające wysoki poziom bezpieczeństwa bazy danych (np. MySQL, MSSQL, Oracle), dzięki czemu wyszukiwanie towaru, nawet przy bardzo dużych kartotekach, jest bardzo szybkie.

Program Firma2000, oprócz standardowych opcji związanych ze sprzedażą, zakupami i obsługą zamówień, zawiera w pełni zintegrowany moduł warsztatowy. Dzięki takiej integracji wszelkie informacje na temat historii obsługi pojazdu są widoczne we wspólnych kartotekach, co znacząco skraca czas obsługi klienta. Niespotykaną na rynku zaletą programu jest możliwość jednoczesnej pracy z użyciem dwóch interfejsów – graficznym (okienkowym) z obsługą myszy i znakowym (obsługa odbywa się za pomocą skrótów klawiaturowych).

Aplikacja Firma2000 jest dostosowana do wczytywania faktur elektronicznych od najważniejszych dostawców. Może również współpracować z innymi systemami poprzez połączenia online bezpośrednio z kartoteki towarowej (sprawdzanie stanów i cen u dostawców w trybie rzeczywistym, szybkie składanie zamówień). Dodatkowo program ma wbudowaną możliwość współpracy z bazami TecDoc i połączenia poprzez system TecCom. Otwiera to dla użytkowników nowe, nieosiągalne dotychczas możliwości wyszukiwania towarów i bezpośredniej komunikacji z producentami części zamiennych.

Moduł warsztatowy

Moduł warsztatowy zintegrowany z programem Firma2000 pozwala na wygodne wystawianie zleceń warsztatowych, prowadzenie kartoteki pojazdów wraz ze szczegółową rejestracją historii napraw i obsługę flot samochodowych. Wbudowany terminarz pozwala na szybki podgląd zajętości stanowisk warsztatowych, rezerwację i bezpośrednie otwieranie zleceń oraz zmianę ich statusów (np. oczekujące, w trakcie realizacji, oczekujące na części, zrealizowane). Całość została wzbogacona o możliwość tworzenia indywidualnego cennika warsztatowego, gdzie spośród zakresów i specjalności można w błyskawiczny sposób wybierać usługi dla danej grupy pojazdów. Dodatkowe możliwości programu to obsługa przechowalni opon, zaawansowane opcje do rozliczania premii mechaników i wydruki zleceń dla stacji autoryzowanych (np. Bosch-Service).

Ciekawą możliwością programu Firma2000 jest wbudowany mechanizm wysyłania informacji o zbliżających się przeglądach do klientów za pomocą poczty elektronicznej lub SMS. Dzięki temu klienci mogą otrzymywać informację o zbliżających się przeglądach i akcjach serwisowych wprost na swoją skrzynkę e-mail lub telefon komórkowy.

Mając do dyspozycji czytnik kodów 2D (AZTEC) podczas wystawiania zleceń warsztatowych istnieje możliwość odczytu danych pojazdów z dowodu rejestracyjnego. Znacząco przyśpiesza to proces założenia nowej karty pojazdu i wystawiania zlecenia. Odczytywane informacje to: marka, model, typ pojazdu, rodzaj paliwa, numer rejestracyjny, rocznik, numer nadwozia oraz moc.

Moduł Analityczny

Do każdej instalacji programu Firma2000 bezpłatnie dodawany jest moduł analityczny do przeprowadzania szczegółowych analiz na podstawie danych z bazy programu magazynowego. Analizy cechują się wysokim stopniem szczegółowości i możliwością bardzo szerokiej parametryzacji.

Podstawowe funkcje programu Analizator to:

- przeprowadzanie analiz warsztatowych: serwisowanych pojazdów, wykonywanych usług i pracy mechaników;

- przeprowadzanie analiz zakupów i sprzedaży (m.in. rankingi odbiorców i dostawców, towarów, grup towarowych);

- możliwość korzystania z różnych typów wykresów (kołowy, słupkowy);

- tworzenie analiz filtrowych, które pozwalają na indywidualne tworzenie warunków logicznych;

- eksport analiz do plików w popularnych formatach: Excel, Adobe, jpeg i inne.

Analizy tworzone przez program Analizator cechują się bardzo wysoką jakością, umożliwiającą wykorzystywanie ich jako grafiki prezentacyjnej.