W okresie od lipca 2017 do czerwca 2021 roku w firmie SohoArt Sp. z o.o. w Warszawie zespół projektowy w ramach prac badawczo-rozwojowych zrealizował innowacyjny projekt pod nazwą: „Opracowanie autonomicznego systemu do zbierania i analizy danych wraz z aplikacją WEB do zarządzania i monitorowania zadań realizowanych w wielostanowiskowej stacji naprawczej samochodów”.

Prace objęły 6 etapów, w tym 5 koncepcyjno-badawczych, skupionych głównie na opracowaniu struktury systemu wykonawczego, odpowiednich funkcji oraz walidacji wyników osiągniętych zarówno w warunkach laboratoryjnych, jak i rzeczywistych. Projekt był realizowany wspólnie z jednostką naukową – Instytutem Badań Stosowanych Politechniki Warszawskiej Osi Priorytetowej I „Wykorzystanie działalności badawczo-rozwojowej w gospodarce” w ramach Działania 1.2 „Działalność badawczo-rozwojowa przedsiębiorstw” Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020 i był współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
W wyniku prac badawczo-rozwojowych powstał system przeznaczony dla wielostanowiskowych serwisów samochodowych obejmujący 2 elementy w ramach struktury technicznej:

• urządzenia do rejestracji sytuacji na stanowiskach serwisowych,
• aplikacja web i Android do obsługi zleceń i nadzorowania procesów obsługi w serwisie.

1. Ogólna struktura systemu
System składa się z zestawu technicznego stosowanego w warsztacie przy stanowiskach obsługi oraz z aplikacji serwisowej obsługiwanej na stronie web i aplikacji Android dla tabletów przemysłowych. Zestaw warsztatowy to element mający za zadanie kontrować sytuację na stanowiskach serwisowych i przesyłać dane na nich odczytane do aplikacji serwisowej. Zestaw składa się z mikrokomputera połączonego z kamerą (nazwa elementu – kamera ANPR) i czujnika ultradźwiękowego lub laserowego. Kamerę umieszcza się przed stanowiskiem serwisowym ze skierowanym nań obiektywem kamery, tak aby obejmowało obraz stanowiska z pojazdem. Nad stanowiskiem serwisowym umieszcza się czujnik.
Do obsługi aplikacji serwisowej stosuje się komputer w części obsługi klienta (recepcji) obsługiwany przez doradcę klienta. W strefie warsztatu można stosować komputer lub tablety przemysłowe dla mechaników, którzy obsługują aplikację serwisową w zakresie zleceń. Ponadto dostęp do aplikacji serwisowej zapewniony jest z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu mającym dostęp do internetu.

2. Wyposażenie techniczne systemu
Zestaw w części warsztatowej składa się z modułu mikrokomputera i kamery montowanej naprzeciw stanowiska serwisowego oraz modułu czujnika montowanego nad nim. Kamera przystosowana jest do różnych warunków i pozwala rejestrować obraz na stanowiskach serwisowych oraz ma oprogramowanie ANPR do rozpoznawania numerów rejestracyjnych samochodów. Moduł czujnika rejestruje zajęcie oraz zwolnienie stanowiska serwisowego przez pojazd. Każda rejestracja jest przesyłana do modułu mikrokomputera z kamerą.

3. Funkcje wyposażenia technicznego systemu
Moduł mikrokomputera zintegrowanego z kamerą działa w sposób ciągły, a jego zadaniem jest przetwarzać dane z czujnika i z kamery oraz komunikować się z aplikacją serwisową przez stałe połączenie online. Moduł kamery rejestruje obraz stanowiska, odczytuje numery rejestracyjne samochodów na stanowiskach. Dane pozyskane przez czujnik pozwalają rejestrować czas zajęcia i zwolnienia stanowiska. Dzięki temu aplikacja serwisowa otrzymuje dokładne informacje dotyczące czasu zajęcia i zwolnienia stanowiska oraz numer rejestracyjny pojazdu. Ponadto otrzymuje obrazy pojazdu w trakcie obsługi serwisowej.

4. Aplikacja serwisowa – bieżąca komunikacja recepcja – warsztat
W aplikacji serwisowej doradca klienta przygotowuje zlecenia do obsługi pojazdów. W ramach zlecenia może przypisać stanowisko obsługi i mechanika, który ma je wykonać. Dodawane są dane klienta i pojazdu. Zlecenie jest rejestrowane w systemie i gotowe do realizacji przez mechaników. Mechanicy otwierają przydzielone im zlecenia lub wybierają je bez przydziału. W takiej sytuacji system sam przydzieli mechanika, który przyjął zlecenie, i jego przypisze do realizacji. System kontroluje pojazdy na stanowiskach serwisowych. Jeżeli do zlecenia jest przypisane stanowisko i pojazd na nie wjedzie, sprawdza, czy zgadza się numer rejestracyjny pojazdu na danym stanowisku. Jeżeli w zleceniu nie było wpisanego numeru rejestracyjnego, automatycznie przypisuje odczytany numer rejestracyjny do realizowanego zlecenia. Mechanik, który otworzył zlecenie w systemie, ma potwierdzać kolejne czynności zawarte w zleceniu.
W recepcji na bieżąco widać postępy w jego realizacji. Mechanik może zgłosić dodatkowe prace konieczne do wykonania, jeżeli znajdzie inne usterki. Może też dodawać zdjęcia miejsc usterek oraz wpisać swoje uwagi. W takiej sytuacji doradca klienta jest na bieżąco informowany i może zatwierdzić dodatkowe prace po konsultacji z klientem oraz dodać swoje komentarze. Po wykonaniu zlecenia mechanik zatwierdza realizację i doradca klienta widzi, że zostało wykonane. Widzi czas realizacji zlecenia. W trakcie wykonywania prac przy pojeździe obsługa klienta w recepcji ma stały podgląd pojazdu i stanowiska.

Nowoczesny i innowacyjny system zbierania i analizowania danych przeznaczony dla serwisów powinien zapewnić skuteczne wsparcie w biznesie. 

5. Aplikacja serwisowa – proste i intuicyjne zarządzanie zleceniami
Aplikacja serwisowa została zaprojektowana tak, aby obsługa była szybka, łatwa i intuicyjna. Pozwala na bieżąco kontrolować proces realizacji zleceń i zapewnia dane związane z obsługą, jak czas realizacji, mechanicy przypisani do zleceń i zajętość stanowisk serwisowych. Ponadto gwarantuje pełen dostęp do historii pojazdu w zakresie wszystkich wcześniej realizowanych zleceń.

6. Komunikacja z klientami
Aplikacja serwisowa ma także funkcję komunikacji z klientami. Każdy klient serwisu może mieć swoje konto w systemie warsztatu. W ramach tej usługi po zostawieniu pojazdu w serwisie na czas obsługi może na bieżąco obserwować status realizacji zlecenia. Kiedy obsługa jest zakończona, klient to widzi i wie, że pojazd jest do odbioru. Klient widzi też dodatkowe zgłoszenia mechanika związane z usterkami wykrytymi w trakcie wykonywania zlecenia. Może zareagować i zatwierdzić zdalnie dodatkowe prace. Ponadto ma dostęp do całej historii serwisowej swojego pojazdu, czyli dysponuje czymś w rodzaju książki serwisowej online.

7. System wspierający biznes
Serwis korzystający z systemu serwisowego ma dostęp do pełnych statystyk i danych przetwarzanych przez to narzędzie. Widzi liczby i wykresy w zakresie:

• obłożenia stanowisk serwisowych,
• czasu realizacji zleceń z podziałem na rodzaje/kategorie prac,
• udziału poszczególnych kategorii prac,
• historii i podsumowania serwisowanych pojazdów,
• podsumowania czasu pracy, wydajności i kategorii realizowanych prac załogi mechaników.

Ponadto aplikacja serwisowa ma narzędzie do analizy wskaźników działalności serwisu, pokazuje je:

• analiza obłożenia stanowisk,
• analiza czasu realizacji zleceń dla poszczególnych kategorii,
• analiza porównawcza wydajności mechaników,
• analiza lojalności klientów.

8. Przydatność danych i statystyk z systemu
Wskazane funkcje systemu pozwalają na ich wykorzystanie do poprawy i rozwoju biznesu serwisów samochodowych. System umożliwia pełną kontrolę wszystkich procesów obsługi w serwisie i tym samym pozwala lepiej zarządzać biznesem. Zarządzający mają możliwość:

• wyeliminowania sytuacji patologicznych w serwisie,
• poprawienia planowania obsługi pojazdów w celu usprawnienia czasu ich obsługi i unikania niepotrzebnych przestojów,
• dokładnego rozliczania czasu rzeczywistej pracy i wydajności załogi,
• optymalizacji organizacji wymiany pojazdów na stanowiskach w celu poprawy efektywności,
• zapobiegania braku efektywności i niskiej wydajności pracy załogi.

Autonomiczny system do zbierania i analizy danych przeznaczony do monitorowania zadań realizowanych na stacjach serwisowych jest nowoczesny i innowacyjny. Obecnie nie ma odpowiedników takiego systemu na rynku. Co istotne, jest on gotowy do integracji z wieloma funkcjami, które są oczekiwane przez różne serwisy. Zatem bazowy system kontrolujący pracę serwisu samochodowego może stać się potężnym narzędziem obsługującym wszystkie dostępne na rynku funkcje dla serwisów samochodowych.