Podstawową czynnością, która towarzyszy stosowaniu urządzenia rejestrującego sprzedaż, jest oczywiście wydawanie paragonów. Potwierdzenie zapłaty powinien otrzymać każdy klient, który zdecyduje się na skorzystanie z usług warsztatu lub punktu wulkanizacyjnego. Obowiązków wynikających z prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej jest znacznie więcej.

Zgodnie z ustawą o podatku VAT każda sprzedaż wymaga od przedsiębiorcy, który korzysta z kasy rejestrującej, wydania paragonu fiskalnego lub faktury. Klient powinien otrzymać potwierdzenie zapłaty w momencie nabycia towaru lub usługi. W związku z tym już na początku prowadzenia ewidencji sprzedaży warto wyrobić w sobie nawyk wystawiania paragonów. Pozwoli to uniknąć dotkliwych konsekwencji.
- Brak wystawiania faktur lub rachunków za wykonanie usługi, wystawianie ich w sposób wadliwy lub odmowa ich wystawienia podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych – wyjaśnia Marcin Ciechowicz, Kierownik Serwisu w Polskim Centrum Kas Fiskalnych.

Przechowywanie kopii paragonów
Jednym z obowiązków, który towarzyszy korzystaniu z kasy, jest konieczność przechowywania kopii paragonów fiskalnych. Zarówno w przypadku urządzenia z dwiema rolkami termicznymi, jak i takiego z modułem elektronicznym, wspomniane dokumenty należy archiwizować przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym wystawiono oryginał potwierdzenia zapłaty. Typ kasy fiskalnej będzie więc miał duży wpływ na komfort pracy w warsztacie.
O ile urządzenie z kopią elektroniczną automatycznie zapisuje dane na karcie pamięci, o tyle model z dwiema rolkami wymaga pamiętania o przechowywaniu wydruków w specjalnie przeznaczonym do tego miejscu. Co więcej, archiwizacja dokumentów w formie cyfrowej jest znacznie bezpieczniejsza. Dane z karty pamięci można skopiować na inny nośnik, np. dysk przenośny, płytę DVD lub pendrive’a albo po prostu umieścić na komputerze.

Wydruk raportów fiskalnych
Raport fiskalny jest zestawieniem informacji o łącznej kwocie sprzedaży brutto, z podziałem na różne stawki VAT oraz należnego podatku VAT. Przedsiębiorca powinien pamiętać o drukowaniu dwóch typów takich dokumentów: dobowych i miesięcznych.
- Raport dobowy należy wystawiać po zakończeniu sprzedaży w danym dniu. Dopuszczalne jest wydrukowanie zestawienia następnego dnia, najpóźniej jednak przed zarejestrowaniem transakcji z nową datą. Wystawienie raportu, który np. będzie zawierał informacje o handlu prowadzonym przez dwie lub trzy doby, jest niezgodne z przepisami. Jeśli w danym dniu nie dojdzie do żadnej sprzedaży, np. w niedzielę, nie ma konieczności wykonania tego wydruku – tłumaczy Ciechowicz.
Drugim rodzajem dokumentu jest raport miesięczny. Należy go wydrukować po zakończeniu miesiąca, w którym obsługiwani byli klienci, najpóźniej do 25 dnia kolejnego miesiąca.

Obowiązkowe przeglądy techniczne
Przepisy fiskalne wymagają od przedsiębiorcy, aby zlecał przeglądy techniczne kasy fiskalnej nie rzadziej niż co dwa lata. Konserwację urządzenia może przeprowadzić jedynie uprawniony do tego serwisant. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby wykonywać przeglądy częściej. Szczególnie w przypadku pracy w trudnych warunkach, gdyż da to pewność, że kasa działa prawidłowo i pozwala na prowadzenie ewidencji.
Firma serwisująca ma maksymalnie 5 dni na wykonanie przeglądu technicznego i odświeżenie urządzenia (licząc od dnia zgłoszenia). W trakcie konserwacji kontrolowana jest m.in. poprawność naliczania podatku, czyli kwestia kluczowa dla prawidłowego prowadzenia ewidencji. Oprócz tego serwisant sprawdzi stan techniczny kasy, w tym obudowę, działanie wyświetlaczy oraz akumulatora, a także czytelność drukowanych dokumentów.

Książka serwisowa kasy rejestrującej
Książka serwisowa jest zbiorem informacji o urządzeniu fiskalnym. Znajdują się w niej dane dotyczące kasy: nazwa, model, numer fabryczny i unikatowy, producent lub importer. Dokumentacja powinna także zawierać informacje o firmie serwisującej, przedsiębiorcy oraz numer ewidencyjny, który został nadany przez urząd skarbowy. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest przechowywanie książki serwisowej przez cały okres korzystania z urządzenia fiskalnego. Należy ją udostępniać zarówno podczas kontroli urzędu skarbowego, jak i przy okazji wykonywania przeglądu technicznego lub innej interwencji.
- Brak książki serwisowej lub jej niepoprawne wypełnienie może skutkować podważeniem prawidłowości ewidencji. Poza tym, jeśli właściciel warsztatu nie będzie posiadał tej dokumentacji, firma serwisująca ma prawo odmówić naprawy lub konserwacji kasy. W przypadku ewentualnej usterki technicznej urządzenia uniemożliwi to obsługę klientów – podkreśla ekspert PCKF.

Pamiętaj:
- Kopię paragonu trzeba przechowywać przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym wydrukowano potwierdzenie zapłaty.
- Rejestrowanie obrotu obliguje do wystawiania dwóch typów raportów fiskalnych: dobowego i miesięcznego.
- Kasa powinna przejść obowiązkowy przegląd techniczny nie rzadziej niż co 2 lata.
- Książkę serwisową urządzenia trzeba przechowywać przez cały okres prowadzenia ewidencji na kasie.