Kiedy zwalniany pracownik nie dostanie odprawy? Zła sytuacja finansowa pracodawcy może skutkować obniżką pensji lub zwolnieniami. Nie zawsze wypowiadanie umów wiąże się z obowiązkiem wypłaty odpraw.

Problematykę zwolnień grupowych i zasad przyznawania odpraw podwładnym z tego tytułu reguluje ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r., poz. 1474 ze zm.; dalej: ustawa). W art. 1 ustawy sprecyzowano pojęcie „zwolnień grupowych”. O takiej decyzji pracodawcy można mówić, gdy ten jako zatrudniający co najmniej 20 pracowników rozwiązuje z podwładnymi umowy o pracę z przyczyn ich niedotyczących. Istotne przy tym jest, aby rozwiązanie umów miało miejsce w drodze wypowiedzenia przez pracodawcę lub na mocy porozumienia stron. Ważne jest również, aby zwolnienia obejmowały co najmniej:
- 10 pracowników – jeśli firma zatrudnia ich mniej niż 100,
- 10% pracowników – gdy w zakładzie pracy jest zatrudnionych od 100 do 299 podwładnych,
- 30 pracowników – jeżeli firma zatrudnia ponad 300 pracowników.

W tych liczbach uwzględnia się pracowników, z którymi pracodawca z własnej inicjatywy rozwiązuje umowy na podstawie porozumienia stron, jeśli jest ich co najmniej pięcioro.
Ustawa obejmuje zwalnianych pracowników, którzy są zatrudnieni na podstawie umów o pracę. Bez znaczenia jest, czy podwładny czynnie świadczy pracę, czy np. znajduje się na urlopie wychowawczym lub wypoczynkowym. Regulacje ustawy nie dotyczą natomiast osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy-zlecenia, a także na podstawie mianowania.
Są też grupy pracowników, których nie mogą obejmować zwolnienia grupowe. W ramach takich redukcji nie wolno zwolnić m.in. osoby, której brakuje mniej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, kobiety w ciąży czy pracownika korzystającego z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego bądź ojcowskiego (art. 5 ust. 5 ustawy).
W liczbie zwalnianych pracowników należy uwzględnić wypowiedzenia umów zawartych na czas nieokreślony, a także określony – z pominięciem tych, które rozwiążą się z nadejściem określonego terminu. Nie uwzględnia się pracowników zatrudnionych na okres próbny.
W przypadku zwolnień ważny jest czas, w którym następują redukcje etatów. Istotna jest liczba wręczanych wypowiedzeń, a nie rozwiązań stosunku pracy.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 21 marca 2001 r. (I PKN 334/00), „liczenie terminu 30 dni rozpoczyna się od wręczenia pierwszemu pracownikowi wypowiedzenia. Termin ten nie może być liczony od daty rozwiązania stosunku pracy z racji różnej długości okresów wypowiedzenia”.
Zatem kwalifikacja, czy wypowiedzenia zostały wręczone w ramach zwolnień grupowych, następuje na przestrzeni kolejnych 30 dni kalendarzowych. Dolicza się do nich zawarte w tym okresie porozumienia stron zainicjowane przez pracodawcę.
Ustawa reguluje także tzw. zwolnienia indywidualne w firmie zatrudniającej co najmniej 20 pracowników (art. 10 ustawy). Może do nich dojść, gdy pracodawca zwalnia mniejszą liczbę osób niż wskazana w ustawie. W tym przypadku ważna jest przyczyna rozwiązania umowy. Powodem zwolnienia muszą być wyłącznie przyczyny leżące po stronie pracodawcy. Wypowiedzenie umowy lub jej rozwiązanie za porozumieniem stron nie może nastąpić z winy pracownika. W razie rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia lub z upływem czasu, na jaki była zawarta, nie można mówić o zwolnieniach indywidualnych.

Wypowiedzenie zmieniające
Problem zwolnień grupowych czy indywidualnych często pojawia się w sytuacji tzw. wypowiedzenia zmieniającego. Wliczanie do grupy zwalnianych osób tych, którym zaproponowano kontynuację pracy, budzi wątpliwości sądów.
Sąd Najwyższy w wyroku z 30 września 2011 r. (III PK 14/11) negatywnie ustosunkował się do rozwiązania dopuszczalności stosowania procedury zwolnień grupowych do wypowiedzeń zmieniających. Zdaniem SN, jeżeli celem wypowiedzenia zmieniającego jest modyfikacja warunków pracy lub płacy dla kontynuacji zatrudnienia, a rozwiązanie stosunku pracy jest tylko ewentualnym skutkiem nieprzyjęcia przez pracownika proponowanych warunków, to nie można zakładać, że każde wypowiedzenie zmieniające, przy odmowie pracownika, jest równoznaczne z rozwiązaniem stosunku pracy za wypowiedzeniem w rozumieniu ustawy o zwolnieniach grupowych.
Pracownikom odchodzącym w ramach wskazanej ustawy należy się odprawa pieniężna. Zależy ona od okresu zatrudnienia u pracodawcy. Podwładny otrzymuje odprawę w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata. Gdy zatrudnienie trwało od 2 do 8 lat, powinien otrzymać odprawę w wysokości dwumiesięcznych zarobków. Natomiast odprawa dla pracownika zatrudnionego dłużej niż 8 lat to trzymiesięczne wynagrodzenie.
Odprawę wylicza się według zasad dotyczących obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Jej wysokość nie może przekraczać kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy (art. 8 ustawy).

Przykład
Pan Jurek z grupą czterech osób otrzymał wypowiedzenia zmieniające warunki pracy i płacy. Dwie osoby nie zgodziły się na zawarcie umowy o pracę na nowych warunkach i wystąpiły do sądu z pozwem o odprawę w oparciu o przepisy ustawy o zwolnieniach grupowych. Po analizie stanu faktycznego sąd oddalił powództwa. Uznał, że pracodawca miał prawo zaproponować nowe warunki pracy, a okoliczności sprawy wskazują, że nie zmierzał do rozwiązania umów o pracę, lecz zależy mu na kontynuowaniu współpracy z podwładnymi.

Dokumentacja pracownicza – koniec papierowych dokumentów kadrowych
Od 1.01.2019 r. dokumenty kadrowo-płacowe trzeba będzie przechowywać nie 50, a 10 lat. Firmy będą mogły prowadzić tę dokumentację w elektronicznej formie.
Takie zmiany wprowadza ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357). 

Oczekiwane zmiany
W dłuższej perspektywie skrócenie czasu przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych i możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w wersji elektronicznej oznacza odejście od tradycyjnych, papierowych teczek osobowych. Po wejściu w życie przepisów wydatki firm na archiwizację akt pracowniczych mają zostać ograniczone. Na nowych przepisach skorzystają przede wszystkim pracodawcy. Digitalizacja procesów tworzenia, archiwizacji czy masowej wysyłki dokumentów do pracowników niesie ze sobą szereg korzyści. Może znacząco usprawnić funkcjonowanie całej organizacji, zredukować czas pracochłonnych procesów, obniżyć ich koszty, zwiększyć bezpieczeństwo danych, a także poprawić ogólną efektywność pracy działów personalnych.

Elektroniczna teczka od ręki
Na pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników, a także przechowywanie tych dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Wsparciem w tym obszarze może być elektroniczna teczka osobowa, która pozwala tworzyć i przechowywać cyfrowe kopie dokumentów pracowniczych oraz przeszukiwać elektroniczną wersję archiwum. Dzięki eTeczce zeskanowane dokumenty są przypisywane do każdego pracownika w systemie kadrowym, co oznacza łatwy i szybki dostęp do danych bez konieczności wertowania papierowego archiwum. Największym atutem tego rozwiązania jest czas jego implementacji – jeżeli dana firma już korzysta z odpowiednich systemów informatycznych, to samo wdrożenie eTeczki zajmie dosłownie kilka dni. Optymalizacja procesów kadrowo-płacowych, bezpieczeństwo danych, szybkość pozyskiwania ważnych informacji czy ograniczenie kosztów – to główne korzyści, jakie niesie ze sobą skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych oraz możliwość ich digitalizacji. Na nowych przepisach prawnych skorzystają wszyscy zatrudnieni, którzy będą mogli samodzielnie uzyskać dostęp do swoich teczek osobowych z poziomu tradycyjnych komputerów i urządzeń mobilnych. Wyraźne korzyści odczują także pracownicy działu personalnego, którzy będą mogli skupić się na kluczowych działaniach i realizacji strategii.

mgr Robert Gorczyca prawnik, specjalista ds. BHP