– Oszczędność czasu i pieniędzy. Mija era domorosłych fachowców, którzy swoimi przydomowymi warsztatami zarządzali zaopatrzeni w notatnik i długopis. O ile jeszcze kilka lat temu komputery stanowiły wyposażenie tylko największych, najlepiej prosperujących warsztatów, obsługa klienta „unplugged” współczesnym serwisom wręcz nie uchodzi, nawet tym mniejszym.
Integra Software
Jedną z najważniejszych funkcji oprogramowania warsztatowego jest wyręczanie pracowników w czasochłonnych czynnościach. Nowoczesne aplikacje wspomagają codzienną pracę serwisu, zapewniając lepszą organizację i znacznie przyspieszając obsługę klientów.
- Praktycznym tego przykładem jest elektroniczny odczyt danych z dowodów rejestracyjnych, który jest wykorzystywany przy wystawianiu zlecenia podczas przyjmowania pojazdu do naprawy – mówi Maciej Mioduszewski, z firmy Integra Software. - Zamiast przez kilka minut ręcznie przepisywać dane z dowodu, można je zaimportować elektronicznie w ciągu sekundy, zapewniając przy tym ich 100-procentową poprawność. Nawet niewielki błąd przy ręcznym przepisywaniu, np. numeru VIN, może skutkować zamówieniem nieprawidłowych części lub użyciem do naprawy niewłaściwej dokumentacji.
Funkcją przyspieszającą pracę w serwisie jest również import elektronicznych faktur zakupu, który kilkakrotnie skraca czas dostaw towaru. Część tych faktur zawiera kody kreskowe i zamienniki, które później usprawniają wyszukiwanie i sprzedaż części.
- Do szybkich napraw typu wymiana opon lub ustawienie świateł stosuje się specjalne zlecenia, które można szybko wystawić i błyskawicznie wydrukować do nich paragon lub fakturę – dodaje przedstawiciel Integry. - Takie funkcje są bardzo ważne podczas sezonowej wymiany opon, gdzie każda minuta jest na wagę złota.
Wyszukiwanie części zamiennych wspomagane jest przez ponad 1 mln zamienników, które umożliwiają znacznie łatwiejsze zamawianie części – bez konieczności czasochłonnego przeglądania katalogów.
- Szybki dostęp do informacji technicznych umożliwia interfejs systemów serwisowych, takich jak Autodata, Vivid czy Bosch ESI[Tronic] – dodaje Maciej Mioduszewski. - Ponadto Integra Car 7 zawiera moduł Integra Data Service z danymi regulacyjnymi, instrukcjami naprawczymi, schematami oraz kartami okresowych przeglądów.
Niektóre funkcje oprogramowania Integry można obsługiwać za pomocą tabletów. Dotyczy to m.in. opisów uszkodzeń pojazdu, wycen napraw i okresowych przeglądów oraz rejestracji czasu pracy serwisantów. Serwisanci chwalą sobie wykorzystanie tabletów z historią serwisową pojazdu, dokumentacją naprawczą i schematami. Mogą do nich także podłączyć różne moduły diagnostyczne, np. KTS, Texa itp.
Oprogramowanie w warsztacie to nie tylko oszczędność czasu, ale i pieniędzy. Wiele serwisów popełnia błędy przy wycenach napraw, tracąc nawet 15-20 % swoich obrotów. W skali roku są to już dosyć duże pieniądze. Aby zapobiec takim zdarzeniom, potrzebne są sprawdzone informacje niezbędne do poprawnej kalkulacji prac warsztatowych.
- Program Integra Car 7 zawiera katalog wyceny usług z bazą ponad 10 mln czasów napraw i umożliwia szybkie ustalenie ceny naprawy w oparciu o oryginalne dane producentów pojazdów – wyjaśnia Maciej Mioduszewski. - Ze względu na dynamiczny rozwój techniki motoryzacyjnej i specyfikę wyposażenia różnych pojazdów do poprawnej kalkulacji prac warsztatowych ww. dane są niezbędne. Przy ich braku łatwo o pomyłkę, nawet przy naprawach popularnych samochodów (np. wymiana rozrządu w Fiacie Brava może trwać w jednym silniku niecałe 3 godz., a w innym już ponad 15 godzin).
Oszczędny serwis powinien korzystać również z terminarza napraw, z którym można zarówno efektywniej planować pracę dla poszczególnych serwisantów, jak i optymalnie wykorzystywać stanowiska naprawcze.
- Ciekawym rozwiązaniem jest Integra WebPlaner, który umożliwi klientom umówienie się na wizytę w serwisie przez Internet – mówi przedstawiciel firmy. - Oprócz tego wkrótce klienci serwisów będą mogli zamówić potrzebne do naprawy części oraz sprawdzić historię serwisową swojego samochodu.
Sprawniejsze zarządzanie przepływem finansów umożliwia weryfikacja w module finansowym programu należności klientów (dłużnikom można wysłać ponaglenia SMS- -em). Z kolei czytelne raporty umożliwiają wychwycenie wzrostu opłat, np. za energię elektryczną, spowodowane przez błędne naliczenie rachunku.
Jak wspomnieliśmy na początku, tego typu oprogramowanie nie jest tanie. W jaki sposób przekonać właściciela warsztatu, że warto wydać kilka tysięcy złotych na program, jeśli do tej pory radził sobie z notatnikiem i długopisem czy nawet bezpłatnym oprogramowaniem biurowym?
- Profesjonalne oprogramowanie powinno posiadać nie tylko podstawowe funkcje sprzedażowo-magazynowe, ale również poprawiać efektywność i konkurencyjność serwisu i umożliwiać mu zwiększenie dochodów – przekonuje szef Integry. - Integracja z katalogami części umożliwia szybkie wyszukiwanie, sprawdzanie dostępności i zamawianie części zamiennych, co znacznie skraca czas i zapewnia szybką wymianę danych z różnymi programami, bez zapisywania cen i numerów katalogowych na stosach kartek.
Dodatkowe przychody wiele serwisów uzyskuje dzięki wykorzystaniu modułu CRM, który m.in. wysyła grupowo SMS-y do setek klientów, przypominając im o wymianie części eksploatacyjnych i okresowych przeglądach. Wiadomości mogą dotyczyć również akcji promocyjnych lub rozszerzenia działalności, np. po zakupie nowych urządzeń diagnostycznych. Raport umożliwi sprawdzenie, które działania przynoszą najlepsze efekty, aby powtórzyć je w kolejnych akcjach.
Dodajmy, że z rozwiązań marki Integra korzysta obecnie 25% serwisów – tak wynika z niezależnego raportu dotyczącego komputeryzacji warsztatów. Jest to największy udział na rynku motoryzacyjnym.
FALCON5
Sprawne zarządzanie naprawami, rejestracja pojazdów i historia ich eksploatacji, planowanie terminów napraw i rozliczanie czasu ich trwania, przypisywanie mechaników do konkretnych czynności (bądź całych zleceń) i ich późniejsze rozliczanie – to tylko niektóre z funkcji modułu warsztatowego, w który wyposażony jest system FALCON5. Aplikacja umożliwia również stworzenie własnego katalogu usług, a na jego podstawie – sporządzenie kosztorysów napraw.
- Wbrew powszechnej opinii system informatyczny, który wspiera funkcjonowanie warsztatu naprawczego, nie jest zbędnym wydatkiem – zapewnia Marek Wróbel z CAIRO-soft. - Jego zastosowanie pozwala znacznie podnieść wydajność pracy osoby odpowiadającej za prawidłową organizację działań mechaników, jak również umożliwia odejście od zeszytów (co rzutuje na odbiór warsztatu przez klientów, a tym samym na opinię o nim, co w prostej linii przekłada się na osiągane dochody).
Procesem czasochłonnym, aczkolwiek niezbędnym do prawidłowego rozliczenia kosztów naprawy jest kwestia wprowadzania dokumentów zakupu od dostawców.
- W naszym systemie, dzięki rozbudowanym możliwościom komunikacji z dostawcami, dokumenty zakupu importowane są on-line bezpośrednio z serwerów dostawców, co pozwala na zminimalizowanie czasu obsługi tej czynności przez operatora – wyjaśnia Marek Wróbel. Wspomina również o możliwościach analitycznych modułu. - Nawet najlepszy menedżer bez wsparcia systemu informatycznego przy motywowaniu i premiowaniu pracowników może opierać się jedynie na subiektywnych odczuciach, które często nie odzwierciedlają rzeczywistości. Nieoceniona jest tu pomoc systemu, który pozwoli na uzyskanie szczegółowych raportów.
TecDoc Catalog
Jest to największa na rynku baza danych samochodowych części zamiennych. Katalog dostępny jest zarówno w wersji DVD (off-line), jak i uruchamianej z poziomu przeglądarki internetowej (on-line).
- TecDoc Catalog zawiera oryginalne dane ponad 400 producentów części zamiennych – mówi Robert Szwed, dyrektor ds. sprzedaży na centralną i wschodnią Europę w TecDoc Informations System. - Baza katalogu obejmuje obecnie ok. 50.000 modeli samochodów osobowych, 42.000 modeli samochodów ciężarowych, 15.000.000 zamienników oraz ponad 3.500.000 artykułów z opisami technicznymi, zdjęciami, rysunkami, schematami graficznymi układów zawieszenia, zastosowaniem w pojazdach, instrukcjami montażowymi itd.
Katalog jest kwartalnie aktualizowany – rozszerzany o dane kolejnych producentów części zamiennych, a dystrybuowany wśród warsztatów oraz sklepów motoryzacyjnych. Do jego zalet zaliczyć można:
- schematy graficzne do szybkiego wyboru części zamiennych układu zawieszenia, kierowniczego, wydechowego, rozrządu itp. (dla większości pojazdów),
- szybkie wyszukiwanie części wg pojazdu, numeru kat., numeru OE itp.,
- oszczędność czasu dla sklepów i warsztatów przy doborze części,
- praktyczne instrukcje montażowe części zamiennych,
- współpraca z programami z serii Integra Car 7 (koniec z ręcznym przepisywaniem wielu numerów katalogowych na kartkach).
Dodajmy, że korzystanie z katalogu TecDoc jest teraz jeszcze łatwiejsze, a to ze względu na automatyczną identyfikację pojazdu, dzięki której pomijamy ręczny wybór marki, modelu i wersji pojazdu.
SMSPrzypominacz
Na komunikacji SMS-owej bazuje oprogramowanie firmy DirectInfo, która jest twórcą m.in. systemu SMSPrzypominacz, wykorzystywanego w branży motoryzacyjnej do kontaktu z klientami.
- W skrócie można powiedzieć, że aplikacja ta służy do przypominania klientowi o ważnych dla niego terminach – wyjaśnia Dominik Kokot, przedstawiciel firmy. - Posłużę się prostym przykładem z własnego doświadczenia. Zapewne jak wielu kierowców permanentnie zapominam o zmianie opon lub zwyczajnie zostawiam to na bliżej nieokreślone „później”. Jednak, gdy trochę przymrozi i pojawi się pierwszy śnieg, przed zakładami wulkanizacyjnymi ustawiają się kolejki zniecierpliwionych kierowców. A gdyby tak zmobilizować klientów do odwiedzin naszego zakładu wtedy, kiedy my im zaproponujemy, zapraszając na wymianę opon w konkretnym terminie?
System firmy DirectInfo służyć może jako swoisty CRM, w którym gromadzone będą szczegółowe informacje o każdym kliencie, nie tylko numery telefonów.
- Bardzo dobrze w tym względzie radzą sobie stacje diagnostyczne, które przypominają SMS-em o kolejnym terminie badania technicznego pojazdu – dodaje Dominik Kokot. - Pracownik stacji wpisuje tylko numer telefonu do systemu, a SMSPrzypominacz automatycznie wysyła wiadomość np. 3 dni przed końcem ważności badania. Mało kto zrezygnowałby z takiego powiadomienia, wiedząc, co grozi za brak aktualnego wpisu w dowodzie rejestracyjnym...
Warto wspomnieć, że z SMSPrzypominacza korzystają nie tylko warsztaty i stacje kontroli pojazdów, ale również salony samochodowe, informując np. o wyprzedaży starych roczników, nowym modelu na rynku czy dacie pierwszego przeglądu.
STACJA.SQL
Powiadamianie klienta SMS-em o badaniu technicznym to również jedna z funkcji STACJI.SQL firmy Norcom – platformy bazodanowej dla stacji kontroli pojazdów. Jest to nowsza wersja produkowanego od 1998 roku systemu STACJA 2000, który zdobył ok. 25% rynku (blisko 900 licencji). Jako zalety aplikacji wymieniane są m.in.: intuicyjna obsługa, rozbudowany katalog danych technicznych (ok. 1 mln kompletnych opisów pojazdów, dostępnych on-line), zwiększone bezpieczeństwo poprzez zdalną replikację baz danych (wymuszone kopie bezpieczeństwa), indywidualizacja wydruków i wyglądu ekranów (własne formatki, „skórki”), modułowa budowa (możliwość zakupu tylko wybranych modułów), integracja z produktami innych firm, pełna zgodność z wszelkimi aktami prawnymi, do przestrzegania których zobligowane są stacje kontroli pojazdów, obsługa urządzeń zewnętrznych (czytniki, skanery, aparaty fotograficzne itp.) czy wspomniany już automatyczny system powiadamiania klienta o terminie badania technicznego – nie tylko poprzez SMS, ale i drogą pocztową czy e-mailową.
Dodajmy, że system STACJA.SQL nagrodzono podczas tegorocznych Targów Techniki Motoryzacyjnej Złotym Medalem oraz Złotym Medalem Wybór Konsumentów.
Aplikacja dostępna jest w dwóch wariantach: PSKP (Podstawowa SKP – obsługa BTP na Podstawowej Stacji Kontroli Pojazdów) oraz OSKP (Okręgowa SKP – obsługa BTP na Okręgowej Stacji Kontroli Pojazdów).
Warsztat3
Obsługa zleceń to główna funkcja programu Warsztat3.
- Klientowi przychodzącemu do warsztatu zakładane jest nowe zlecenie – wyjaśnia Wiesław Lorek z firmy Algorytm s.c. - Jeżeli jest to jego pierwsza wizyta, równocześnie wpisywany jest on do bazy klientów. Jeżeli jest to wizyta kolejna, wystarczy wpisanie numeru rejestracyjnego. Następnie pracownik określa szczegóły zlecenia, opisuje stan pojazdu, zaznacza, jakie dokumenty klient pozostawia i drukuje potwierdzenie (może również wydrukować kartę pracy dla mechanika). Historię napraw pojazdu można na tym etapie sprawdzić zaledwie jednym kliknięciem.
Dzięki bazie danych proces przyjęcia klienta trwa krócej, niż kiedy zlecenie wypełniane jest ręcznie.
Ciekawą funkcją programu jest możliwość odczytywania kodów AZTEC 2D – czarno-białych „kwadratów”, które znaleźć można na ostatniej stronie dowodu rejestracyjnego, a których zeskanowanie daje dostęp do wszystkich danych zapisanych w dokumencie.
- Korzystając z tej funkcji, wyszukanie lub dopisanie klienta do bazy danych trwa zaledwie kilka sekund – dodaje Wiesław Lorek.
Warsztat3 to również terminarz – wystarczy wybrać dzień, kliknąć godzinę i gotowe. Funkcja ta nie tylko umożliwia błyskawiczne stworzenie zlecenia, ale może posłużyć także jako podstawa do wysłania klientowi wiadomości SMS przypominającej o wizycie (czy choćby o terminie kolejnego przeglądu, badania technicznego lub ubezpieczenia).
W trakcie naprawy zlecenie uzupełniane jest o materiały i usługi. Każda usługa przypisana zostaje do konkretnego mechanika, dzięki czemu właścicielowi serwisu łatwiej jest pod koniec miesiąca rozliczyć swoich pracowników.
Jeśli zaś chodzi o dokument sprzedaży (fakturę, paragon lub inny), tworzone są – jak wiele innych funkcji programu – jednym kliknięciem.
Lista funkcji programu jest o wiele dłuższa. Ma on m.in. wszystko to, co powinien mieć każdy uniwersalny program magazynowo-sprzedażowy:
- pełną obsługę magazynu (przyjęcia, wydania, inwentaryzacja, stany minimalne),
- fakturowanie (także faktury zaliczkowe i faktury proforma),
- rozliczenia (kasa, bank, należności, zobowiązania),
- zamówienia (indywidualne, własne),
- obsługę drukarek fiskalnych,
- obsługę czytnika kodów kreskowych,
- raportowanie (sprzedaż, zakupy, rejestry VAT, przeroby, rotacja itp.).
Program ma budowę modułową, dzięki czemu możliwa jest jego rozbudowa o dodatkowe funkcje, np. obsługa depozytu opon lub system rozliczania rzeczywistego czasu pracy.
- Funkcjonalność naszego oprogramowania wyprzedza potrzeby klientów – podsumowuje Wiesław Lorek. - Ponieważ zdajemy sobie sprawę, jak cenny jest czas, duży nacisk kładziemy nie tyle na rozszerzanie funkcjonalności programu, co na niezawodność i ułatwienie obsługi. Przykładem może być wspomniana możliwość automatycznego odczytu danych z dowodu rejestracyjnego. Jeżeli dzięki temu skrócimy czas przyjęcia klienta o 5 min., w skali roku, przy np. 3000 zleceniach, daje to oszczędność ok. 250 godzin, czyli więcej niż miesiąc pracy jednego człowieka.
Warto, a nawet trzeba
Okazuje się, że jedno kliknięcie zastępuje często kilka lub nawet kilkanaście minut żmudnej, papierkowej roboty. Oszczędność czasu to najważniejszy, ale nie jedyny argument za inwestycją w profesjonalne oprogramowanie. Jeśli działalność warsztatową traktujesz jako coś więcej niż hobby, bez odpowiednich aplikacji będzie Ci coraz ciężej.
- Według statystyk co roku na polskim rynku maleje liczba warsztatów – mówi Maciej Mioduszewski z Integra Software. - Zamykają działalność nierentowne firmy, które nie inwestują w rozwój. Serwisy potrzebują aktualnie nie tylko urządzeń diagnostycznych, ale również oprogramowania, które pozwoli im efektywniej prowadzić firmę.
Mowa o warsztatach zarówno dużych, jak i tych najmniejszych – wszystkie one wyszukują i zamawiają części, wyceniają naprawy i potrzebują szybkiego dostępu do danych serwisowo-naprawczych. Również dla mniejszych firm przeznaczona jest m.in. podstawowa wersja programu Integra Car 7, z którego większe serwisy mogą korzystać, kupując dodatkowe, opcjonalne moduły rozszerzające jego funkcjonalność.
Nie wiesz, jaki program wybrać? Możesz, ale nie musisz skorzystać z jednej z naszych propozycji – na rynku oprogramowania warsztatowego jest coraz tłoczniej.
Krzysztof Dulny
Oprogramowanie w warsztacie ma wpływ nie tylko na wygodę obsługi, ale i wizerunek firmy. Klient wróci do tego warsztatu, w którym jego nazwisko zapisane zostało w komputerze, nie zaś w ubrudzonym smarem kajecie, a obsłużony został szybko i bez problemów.
Istotne jest dziś tak połączenie z Internetem, jak i profesjonalne aplikacje – nie tylko diagnostyczne, ale i te pomagające w zarządzaniu. Choć tego typu oprogramowanie do najtańszych nie należy (a przecież trzeba też przeszkolić pracowników), warto się wykosztować – inwestycja może zwrócić się kilku-, a może nawet kilkunastokrotnie. Na rynku dostępnych jest wiele tytułów, tańszych i droższych, mniej lub bardziej rozbudowanych. Przyjrzyjmy się aplikacjom z różnego przedziału cenowego, oferujących różne funkcje, ale o wspólnym mianowniku – pomocnym i ułatwiającym zarządzanie warsztatem i obsługę klienta.
Integra Software
Jedną z najważniejszych funkcji oprogramowania warsztatowego jest wyręczanie pracowników w czasochłonnych czynnościach. Nowoczesne aplikacje wspomagają codzienną pracę serwisu, zapewniając lepszą organizację i znacznie przyspieszając obsługę klientów.
- Praktycznym tego przykładem jest elektroniczny odczyt danych z dowodów rejestracyjnych, który jest wykorzystywany przy wystawianiu zlecenia podczas przyjmowania pojazdu do naprawy – mówi Maciej Mioduszewski, z firmy Integra Software. - Zamiast przez kilka minut ręcznie przepisywać dane z dowodu, można je zaimportować elektronicznie w ciągu sekundy, zapewniając przy tym ich 100-procentową poprawność. Nawet niewielki błąd przy ręcznym przepisywaniu, np. numeru VIN, może skutkować zamówieniem nieprawidłowych części lub użyciem do naprawy niewłaściwej dokumentacji.
Funkcją przyspieszającą pracę w serwisie jest również import elektronicznych faktur zakupu, który kilkakrotnie skraca czas dostaw towaru. Część tych faktur zawiera kody kreskowe i zamienniki, które później usprawniają wyszukiwanie i sprzedaż części.
- Do szybkich napraw typu wymiana opon lub ustawienie świateł stosuje się specjalne zlecenia, które można szybko wystawić i błyskawicznie wydrukować do nich paragon lub fakturę – dodaje przedstawiciel Integry. - Takie funkcje są bardzo ważne podczas sezonowej wymiany opon, gdzie każda minuta jest na wagę złota.
Wyszukiwanie części zamiennych wspomagane jest przez ponad 1 mln zamienników, które umożliwiają znacznie łatwiejsze zamawianie części – bez konieczności czasochłonnego przeglądania katalogów.
- Szybki dostęp do informacji technicznych umożliwia interfejs systemów serwisowych, takich jak Autodata, Vivid czy Bosch ESI[Tronic] – dodaje Maciej Mioduszewski. - Ponadto Integra Car 7 zawiera moduł Integra Data Service z danymi regulacyjnymi, instrukcjami naprawczymi, schematami oraz kartami okresowych przeglądów.
Niektóre funkcje oprogramowania Integry można obsługiwać za pomocą tabletów. Dotyczy to m.in. opisów uszkodzeń pojazdu, wycen napraw i okresowych przeglądów oraz rejestracji czasu pracy serwisantów. Serwisanci chwalą sobie wykorzystanie tabletów z historią serwisową pojazdu, dokumentacją naprawczą i schematami. Mogą do nich także podłączyć różne moduły diagnostyczne, np. KTS, Texa itp.
Oprogramowanie w warsztacie to nie tylko oszczędność czasu, ale i pieniędzy. Wiele serwisów popełnia błędy przy wycenach napraw, tracąc nawet 15-20 % swoich obrotów. W skali roku są to już dosyć duże pieniądze. Aby zapobiec takim zdarzeniom, potrzebne są sprawdzone informacje niezbędne do poprawnej kalkulacji prac warsztatowych.
- Program Integra Car 7 zawiera katalog wyceny usług z bazą ponad 10 mln czasów napraw i umożliwia szybkie ustalenie ceny naprawy w oparciu o oryginalne dane producentów pojazdów – wyjaśnia Maciej Mioduszewski. - Ze względu na dynamiczny rozwój techniki motoryzacyjnej i specyfikę wyposażenia różnych pojazdów do poprawnej kalkulacji prac warsztatowych ww. dane są niezbędne. Przy ich braku łatwo o pomyłkę, nawet przy naprawach popularnych samochodów (np. wymiana rozrządu w Fiacie Brava może trwać w jednym silniku niecałe 3 godz., a w innym już ponad 15 godzin).
Oszczędny serwis powinien korzystać również z terminarza napraw, z którym można zarówno efektywniej planować pracę dla poszczególnych serwisantów, jak i optymalnie wykorzystywać stanowiska naprawcze.
- Ciekawym rozwiązaniem jest Integra WebPlaner, który umożliwi klientom umówienie się na wizytę w serwisie przez Internet – mówi przedstawiciel firmy. - Oprócz tego wkrótce klienci serwisów będą mogli zamówić potrzebne do naprawy części oraz sprawdzić historię serwisową swojego samochodu.
Sprawniejsze zarządzanie przepływem finansów umożliwia weryfikacja w module finansowym programu należności klientów (dłużnikom można wysłać ponaglenia SMS- -em). Z kolei czytelne raporty umożliwiają wychwycenie wzrostu opłat, np. za energię elektryczną, spowodowane przez błędne naliczenie rachunku.
Jak wspomnieliśmy na początku, tego typu oprogramowanie nie jest tanie. W jaki sposób przekonać właściciela warsztatu, że warto wydać kilka tysięcy złotych na program, jeśli do tej pory radził sobie z notatnikiem i długopisem czy nawet bezpłatnym oprogramowaniem biurowym?
- Profesjonalne oprogramowanie powinno posiadać nie tylko podstawowe funkcje sprzedażowo-magazynowe, ale również poprawiać efektywność i konkurencyjność serwisu i umożliwiać mu zwiększenie dochodów – przekonuje szef Integry. - Integracja z katalogami części umożliwia szybkie wyszukiwanie, sprawdzanie dostępności i zamawianie części zamiennych, co znacznie skraca czas i zapewnia szybką wymianę danych z różnymi programami, bez zapisywania cen i numerów katalogowych na stosach kartek.
Dodatkowe przychody wiele serwisów uzyskuje dzięki wykorzystaniu modułu CRM, który m.in. wysyła grupowo SMS-y do setek klientów, przypominając im o wymianie części eksploatacyjnych i okresowych przeglądach. Wiadomości mogą dotyczyć również akcji promocyjnych lub rozszerzenia działalności, np. po zakupie nowych urządzeń diagnostycznych. Raport umożliwi sprawdzenie, które działania przynoszą najlepsze efekty, aby powtórzyć je w kolejnych akcjach.
Dodajmy, że z rozwiązań marki Integra korzysta obecnie 25% serwisów – tak wynika z niezależnego raportu dotyczącego komputeryzacji warsztatów. Jest to największy udział na rynku motoryzacyjnym.
FALCON5
Sprawne zarządzanie naprawami, rejestracja pojazdów i historia ich eksploatacji, planowanie terminów napraw i rozliczanie czasu ich trwania, przypisywanie mechaników do konkretnych czynności (bądź całych zleceń) i ich późniejsze rozliczanie – to tylko niektóre z funkcji modułu warsztatowego, w który wyposażony jest system FALCON5. Aplikacja umożliwia również stworzenie własnego katalogu usług, a na jego podstawie – sporządzenie kosztorysów napraw.
- Wbrew powszechnej opinii system informatyczny, który wspiera funkcjonowanie warsztatu naprawczego, nie jest zbędnym wydatkiem – zapewnia Marek Wróbel z CAIRO-soft. - Jego zastosowanie pozwala znacznie podnieść wydajność pracy osoby odpowiadającej za prawidłową organizację działań mechaników, jak również umożliwia odejście od zeszytów (co rzutuje na odbiór warsztatu przez klientów, a tym samym na opinię o nim, co w prostej linii przekłada się na osiągane dochody).
Procesem czasochłonnym, aczkolwiek niezbędnym do prawidłowego rozliczenia kosztów naprawy jest kwestia wprowadzania dokumentów zakupu od dostawców.
- W naszym systemie, dzięki rozbudowanym możliwościom komunikacji z dostawcami, dokumenty zakupu importowane są on-line bezpośrednio z serwerów dostawców, co pozwala na zminimalizowanie czasu obsługi tej czynności przez operatora – wyjaśnia Marek Wróbel. Wspomina również o możliwościach analitycznych modułu. - Nawet najlepszy menedżer bez wsparcia systemu informatycznego przy motywowaniu i premiowaniu pracowników może opierać się jedynie na subiektywnych odczuciach, które często nie odzwierciedlają rzeczywistości. Nieoceniona jest tu pomoc systemu, który pozwoli na uzyskanie szczegółowych raportów.
TecDoc Catalog
Jest to największa na rynku baza danych samochodowych części zamiennych. Katalog dostępny jest zarówno w wersji DVD (off-line), jak i uruchamianej z poziomu przeglądarki internetowej (on-line).
- TecDoc Catalog zawiera oryginalne dane ponad 400 producentów części zamiennych – mówi Robert Szwed, dyrektor ds. sprzedaży na centralną i wschodnią Europę w TecDoc Informations System. - Baza katalogu obejmuje obecnie ok. 50.000 modeli samochodów osobowych, 42.000 modeli samochodów ciężarowych, 15.000.000 zamienników oraz ponad 3.500.000 artykułów z opisami technicznymi, zdjęciami, rysunkami, schematami graficznymi układów zawieszenia, zastosowaniem w pojazdach, instrukcjami montażowymi itd.
Katalog jest kwartalnie aktualizowany – rozszerzany o dane kolejnych producentów części zamiennych, a dystrybuowany wśród warsztatów oraz sklepów motoryzacyjnych. Do jego zalet zaliczyć można:
- schematy graficzne do szybkiego wyboru części zamiennych układu zawieszenia, kierowniczego, wydechowego, rozrządu itp. (dla większości pojazdów),
- szybkie wyszukiwanie części wg pojazdu, numeru kat., numeru OE itp.,
- oszczędność czasu dla sklepów i warsztatów przy doborze części,
- praktyczne instrukcje montażowe części zamiennych,
- współpraca z programami z serii Integra Car 7 (koniec z ręcznym przepisywaniem wielu numerów katalogowych na kartkach).
Dodajmy, że korzystanie z katalogu TecDoc jest teraz jeszcze łatwiejsze, a to ze względu na automatyczną identyfikację pojazdu, dzięki której pomijamy ręczny wybór marki, modelu i wersji pojazdu.
SMSPrzypominacz
Na komunikacji SMS-owej bazuje oprogramowanie firmy DirectInfo, która jest twórcą m.in. systemu SMSPrzypominacz, wykorzystywanego w branży motoryzacyjnej do kontaktu z klientami.
- W skrócie można powiedzieć, że aplikacja ta służy do przypominania klientowi o ważnych dla niego terminach – wyjaśnia Dominik Kokot, przedstawiciel firmy. - Posłużę się prostym przykładem z własnego doświadczenia. Zapewne jak wielu kierowców permanentnie zapominam o zmianie opon lub zwyczajnie zostawiam to na bliżej nieokreślone „później”. Jednak, gdy trochę przymrozi i pojawi się pierwszy śnieg, przed zakładami wulkanizacyjnymi ustawiają się kolejki zniecierpliwionych kierowców. A gdyby tak zmobilizować klientów do odwiedzin naszego zakładu wtedy, kiedy my im zaproponujemy, zapraszając na wymianę opon w konkretnym terminie?
System firmy DirectInfo służyć może jako swoisty CRM, w którym gromadzone będą szczegółowe informacje o każdym kliencie, nie tylko numery telefonów.
- Bardzo dobrze w tym względzie radzą sobie stacje diagnostyczne, które przypominają SMS-em o kolejnym terminie badania technicznego pojazdu – dodaje Dominik Kokot. - Pracownik stacji wpisuje tylko numer telefonu do systemu, a SMSPrzypominacz automatycznie wysyła wiadomość np. 3 dni przed końcem ważności badania. Mało kto zrezygnowałby z takiego powiadomienia, wiedząc, co grozi za brak aktualnego wpisu w dowodzie rejestracyjnym...
Warto wspomnieć, że z SMSPrzypominacza korzystają nie tylko warsztaty i stacje kontroli pojazdów, ale również salony samochodowe, informując np. o wyprzedaży starych roczników, nowym modelu na rynku czy dacie pierwszego przeglądu.
STACJA.SQL
Powiadamianie klienta SMS-em o badaniu technicznym to również jedna z funkcji STACJI.SQL firmy Norcom – platformy bazodanowej dla stacji kontroli pojazdów. Jest to nowsza wersja produkowanego od 1998 roku systemu STACJA 2000, który zdobył ok. 25% rynku (blisko 900 licencji). Jako zalety aplikacji wymieniane są m.in.: intuicyjna obsługa, rozbudowany katalog danych technicznych (ok. 1 mln kompletnych opisów pojazdów, dostępnych on-line), zwiększone bezpieczeństwo poprzez zdalną replikację baz danych (wymuszone kopie bezpieczeństwa), indywidualizacja wydruków i wyglądu ekranów (własne formatki, „skórki”), modułowa budowa (możliwość zakupu tylko wybranych modułów), integracja z produktami innych firm, pełna zgodność z wszelkimi aktami prawnymi, do przestrzegania których zobligowane są stacje kontroli pojazdów, obsługa urządzeń zewnętrznych (czytniki, skanery, aparaty fotograficzne itp.) czy wspomniany już automatyczny system powiadamiania klienta o terminie badania technicznego – nie tylko poprzez SMS, ale i drogą pocztową czy e-mailową.
Dodajmy, że system STACJA.SQL nagrodzono podczas tegorocznych Targów Techniki Motoryzacyjnej Złotym Medalem oraz Złotym Medalem Wybór Konsumentów.
Aplikacja dostępna jest w dwóch wariantach: PSKP (Podstawowa SKP – obsługa BTP na Podstawowej Stacji Kontroli Pojazdów) oraz OSKP (Okręgowa SKP – obsługa BTP na Okręgowej Stacji Kontroli Pojazdów).
Warsztat3
Obsługa zleceń to główna funkcja programu Warsztat3.
- Klientowi przychodzącemu do warsztatu zakładane jest nowe zlecenie – wyjaśnia Wiesław Lorek z firmy Algorytm s.c. - Jeżeli jest to jego pierwsza wizyta, równocześnie wpisywany jest on do bazy klientów. Jeżeli jest to wizyta kolejna, wystarczy wpisanie numeru rejestracyjnego. Następnie pracownik określa szczegóły zlecenia, opisuje stan pojazdu, zaznacza, jakie dokumenty klient pozostawia i drukuje potwierdzenie (może również wydrukować kartę pracy dla mechanika). Historię napraw pojazdu można na tym etapie sprawdzić zaledwie jednym kliknięciem.
Dzięki bazie danych proces przyjęcia klienta trwa krócej, niż kiedy zlecenie wypełniane jest ręcznie.
Ciekawą funkcją programu jest możliwość odczytywania kodów AZTEC 2D – czarno-białych „kwadratów”, które znaleźć można na ostatniej stronie dowodu rejestracyjnego, a których zeskanowanie daje dostęp do wszystkich danych zapisanych w dokumencie.
- Korzystając z tej funkcji, wyszukanie lub dopisanie klienta do bazy danych trwa zaledwie kilka sekund – dodaje Wiesław Lorek.
Warsztat3 to również terminarz – wystarczy wybrać dzień, kliknąć godzinę i gotowe. Funkcja ta nie tylko umożliwia błyskawiczne stworzenie zlecenia, ale może posłużyć także jako podstawa do wysłania klientowi wiadomości SMS przypominającej o wizycie (czy choćby o terminie kolejnego przeglądu, badania technicznego lub ubezpieczenia).
W trakcie naprawy zlecenie uzupełniane jest o materiały i usługi. Każda usługa przypisana zostaje do konkretnego mechanika, dzięki czemu właścicielowi serwisu łatwiej jest pod koniec miesiąca rozliczyć swoich pracowników.
Jeśli zaś chodzi o dokument sprzedaży (fakturę, paragon lub inny), tworzone są – jak wiele innych funkcji programu – jednym kliknięciem.
Lista funkcji programu jest o wiele dłuższa. Ma on m.in. wszystko to, co powinien mieć każdy uniwersalny program magazynowo-sprzedażowy:
- pełną obsługę magazynu (przyjęcia, wydania, inwentaryzacja, stany minimalne),
- fakturowanie (także faktury zaliczkowe i faktury proforma),
- rozliczenia (kasa, bank, należności, zobowiązania),
- zamówienia (indywidualne, własne),
- obsługę drukarek fiskalnych,
- obsługę czytnika kodów kreskowych,
- raportowanie (sprzedaż, zakupy, rejestry VAT, przeroby, rotacja itp.).
Program ma budowę modułową, dzięki czemu możliwa jest jego rozbudowa o dodatkowe funkcje, np. obsługa depozytu opon lub system rozliczania rzeczywistego czasu pracy.
- Funkcjonalność naszego oprogramowania wyprzedza potrzeby klientów – podsumowuje Wiesław Lorek. - Ponieważ zdajemy sobie sprawę, jak cenny jest czas, duży nacisk kładziemy nie tyle na rozszerzanie funkcjonalności programu, co na niezawodność i ułatwienie obsługi. Przykładem może być wspomniana możliwość automatycznego odczytu danych z dowodu rejestracyjnego. Jeżeli dzięki temu skrócimy czas przyjęcia klienta o 5 min., w skali roku, przy np. 3000 zleceniach, daje to oszczędność ok. 250 godzin, czyli więcej niż miesiąc pracy jednego człowieka.
Warto, a nawet trzeba
Okazuje się, że jedno kliknięcie zastępuje często kilka lub nawet kilkanaście minut żmudnej, papierkowej roboty. Oszczędność czasu to najważniejszy, ale nie jedyny argument za inwestycją w profesjonalne oprogramowanie. Jeśli działalność warsztatową traktujesz jako coś więcej niż hobby, bez odpowiednich aplikacji będzie Ci coraz ciężej.
- Według statystyk co roku na polskim rynku maleje liczba warsztatów – mówi Maciej Mioduszewski z Integra Software. - Zamykają działalność nierentowne firmy, które nie inwestują w rozwój. Serwisy potrzebują aktualnie nie tylko urządzeń diagnostycznych, ale również oprogramowania, które pozwoli im efektywniej prowadzić firmę.
Mowa o warsztatach zarówno dużych, jak i tych najmniejszych – wszystkie one wyszukują i zamawiają części, wyceniają naprawy i potrzebują szybkiego dostępu do danych serwisowo-naprawczych. Również dla mniejszych firm przeznaczona jest m.in. podstawowa wersja programu Integra Car 7, z którego większe serwisy mogą korzystać, kupując dodatkowe, opcjonalne moduły rozszerzające jego funkcjonalność.
Nie wiesz, jaki program wybrać? Możesz, ale nie musisz skorzystać z jednej z naszych propozycji – na rynku oprogramowania warsztatowego jest coraz tłoczniej.
Krzysztof Dulny
Komentarze (0)