Taką rolę z pewnością jest w stanie pełnić odpowiednio dobrane do potrzeb warsztatu oprogramowanie. Program doradzi w kwestiach technicznych, zajmie się aspektami organizacyjnymi, usprawni i przyspieszy niektóre procedury. W przeciwieństwie do tradycyjnego asystenta nie pójdzie na L4, nie będzie go brakować podczas urlopu i nie upomni się o podwyżkę.

– Można powiedzieć, że branża IT oferuje wszystko to, co kiedyś dostępne było jedynie w książkowych katalogach, czyli schematy, instrukcje serwisowe, wykaz czynności, jakie należy wykonać podczas przeglądów, i wiele innych – wylicza Grzegorz Sitek, Asco Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Sp.k. – Do głównych aplikacji dedykowanych bezpośrednio serwisom samochodowym należy oprogramowanie służące do kompleksowej obsługi. Zawiera ono wszystko, co jest niezbędne do prowadzenia warsztatu: udostępnia terminarz warsztatowy do umawiania wizyt, umożliwia wystawianie zleceń naprawy, wysyła powiadomienia do klientów o zbliżających się przeglądach bezpośrednio z poziomu programu. Dodatkowo pozwala skanować dowody rejestracyjne za pomocą czytników 2D oraz pobierać dane z bazy GUS, sprawdzać ceny u dostawców czy zamawiać towary.

Jak to działa w praktyce?
Specjalistyczne programy warsztatowe umożliwiają zarządzanie pracą całego warsztatu. Dzięki nim możemy tworzyć zlecenia naprawy wraz z wyceną kosztów naprawy oraz wykazem czynności, jakie zostały wykonane. Mogą one katalogować pojazdy wraz z zapisem danych pojazdu klienta i gromadzić historię napraw nawet po zmianie właściciela lub numeru rejestracyjnego samochodu. Użytkownicy takiego oprogramowania za pomocą jednego narzędzia mogą „podejrzeć” towar będący na stanie, wprowadzić go na stan, wystawić fakturę, zamówić towary bezpośrednio od dostawców (bez konieczności instalowania dla każdego z nich osobnych katalogów) i prowadzić zaawansowany terminarz wizyt.
Oprócz tych zalet specjalistyczne oprogramowanie pozwala również dowolnie personalizować dokumenty zleceń, m.in. poprzez dodanie własnego tekstu lub zamieszczenie firmowego logo. Skanując dowód rejestracyjny za pomocą czytnika 2D, mechanik ma możliwość automatycznego zaczytania najważniejszych danych dotyczących pojazdu, co znacząco przyspiesza jego pracę. Podobnie działa wyszukiwanie pojazdów wg numerów VIN i co za tym idzie, dobieranie części pod konkretny pojazd.
Przy zatrudnianiu większej liczby pracowników koniecznością jest wprowadzenie skutecznego sposobu ich rozliczania i kontrolowania. Dzięki oprogramowaniu przedsiębiorca otrzymuje istotną informację, m.in. o przewidzianym przez producenta czasie wykonania zlecenia, może sprawować lepszy nadzór nad pracą mechaników, zwiększyć dyscyplinę, wprowadzić optymalny podział obowiązków, a docelowo dokonać trafnej oceny stanu zatrudnienia. Może także generować okresowe raporty dotyczące wykonanych przez pracowników zleceń i na tej podstawie w prosty, czytelny sposób przyznawać im prowizje.
Posiadając dodatkowo dane serwisowe, np. dostarczane przez firmę HaynesPro, serwisant ma jasno przedstawione, jak przeprowadzać konkretną naprawę w danym typie pojazdu oraz przy jakich przebiegach wymaga on dodatkowych zabiegów. Odbywa się to na podobnych zasadach jak w autoryzowanych serwisach obsługi. Daje to właścicielom nowych pojazdów już po gwarancji możliwość korzystania z usług na niezmiennym poziomie.
Darmowe programy branżowe mogą mieć zastosowanie głównie w przypadku mniejszych placówek. Przedsiębiorca, myśląc nie tylko o rozbudowaniu swojej działalności, ale przede wszystkim o profesjonalnej obsłudze klienta, powinien zainwestować w produkt komercyjny. Narzędzia freeware są dobre na start z racji tego, że nie są profilowane pod żadną z branż. Szybko zaczyna im również brakować podstawowych funkcjonalności, nie mówiąc o wymagających funkcjach dedykowanych danej branży, jaką jest automotive. Program taki jest na bieżąco dostosowywany do potrzeb klienta, najczęściej na podstawie wieloletniej obecności w branży, zawiera wszystko, co niezbędne do prawidłowego funkcjonowania warsztatu. Dodatkowo jest on na bieżąco aktualizowany o nowe wymogi, jak generowanie pliku JPK_VAT – dedykowane programy branżowe zostały rozbudowane o taką opcję, a darmowe niestety nie. Dlatego jeśli przedsiębiorcy zależy na zoptymalizowaniu pracy całego warsztatu, powinien zainwestować w profesjonalne oprogramowanie.

Coś dla klienta
Dla przykładu, tworząc nowe opcje w programie Firma2000, skupiono się na jednej z ważniejszych dla klienta kwestii, a mianowicie przeglądzie technicznym. Komu nie zdarzyło się zapomnieć o dacie kolejnego przeglądu i załatwiać to w ostatni dzień? Gdyby tylko ktoś wcześniej o tym przypomniał... Asco daje możliwość wprowadzania dat kolejnych przeglądów, a następnie – w przypadku zbliżania się terminu ich wykonania – wysyłania informacji do klienta poprzez wiadomość e-mail lub SMS. Ponadto klient, przyjeżdżając na kolejną wizytę do warsztatu, może liczyć na to, że mechanik będzie dysponował historią wykonywanych napraw lub przeglądów. Kierowca nie musi już tłumaczyć, co było nie tak poprzednim razem, z kolei mechanik ma zaznaczone czarno na białym, co zostało wykonane i jak dawno temu. Aby ułatwić pracownikom wykonywanie codziennych obowiązków, wprowadzono możliwość pobierania danych kontrahenta bezpośrednio z bazy GUS, podając jedynie jego numer NIP.

Kreatywny asystent!
Oprogramowanie powinno nie tylko skracać czas pracy, ale także proponować udogodnienia, o których użytkownik wcześniej nie pomyślał. Należeć do tego może m.in. zamawianie towarów na podstawie analizy. Ustawienie kilku zmiennych (m.in. rodzaju dokumentów i zakresu czasowego) powoduje, że program porównuje ilości sprzedanych towarów ze stanem obecnym, a następnie proponuje, które z nich powinny zostać domówione. Podpowiada również domyślnego dostawcę, istnieje także możliwość analizy takiego zamówienia według kryterium najtańszych dostawców i wysłania zlecenia bezpośrednio do kilku hurtowni w jak najprostszy sposób. Oszczędność czasu oraz usprawnienie pracy jest widoczne od razu – nie ma już bowiem potrzeby osobistego weryfikowania stanu magazynu, zapisywania potrzebnych towarów, szukania najtańszej oferty i ręcznego wysyłania zamówienia.

Czym kierować się przy wyborze „asystenta”?
Na pewno ważne są wygląd i funkcjonalność terminarza warsztatowego. Odpowiednie oprogramowanie z nowoczesnym terminarzem umożliwia dodawanie dowolnych stanowisk, jak kanał czy podnośnik, i zarządzanie ich dostępnością. Powinniśmy móc to zrobić w intuicyjny sposób, z dokładnością do dni i godzin, mając wpływ na interwał czasowy, w jakim będą one wyświetlane. Sam widok kalendarza musi dać się grupować po stanowiskach, pracownikach i względem dni lub tygodni. Każde zlecenie zawierające dane pojazdu i właściciela, numery kontaktowe, opis wykonywanej usługi, numer zlecenia oraz towary, jakie zostały podpięte do danego zlecenia, powinno dać się przypisać do konkretnego dnia i przewidywanych godzin naprawy. 
Bezdyskusyjnie jedną z bardziej interesujących funkcji nowoczesnego oprogramowania jest połączenie z dostawcami w czasie rzeczywistym. Określenie „w czasie rzeczywistym” oznacza, iż dane od dostawców są uzyskiwane na bieżąco i pozostają aktualne w momencie wysłania zapytania z poziomu programu. Korzyści z zastosowania takiego rozwiązania są wymierne, wpływają znacząco na jakość pracy i oferowanej usługi.
Odpowiednie oprogramowanie powinno umożliwiać integrację z systemami wielu dostawców.

Asco Systemy Informatyczne