Pracownicy coraz częściej wyjeżdżają w podróże służbowe. Sprawdźmy, jak tę kwestię regulują przepisy.

Do czasu pracy wlicza się nie tylko efektywne wykonywanie przez pracownika pracy, ale także czas niewykonywania pracy i pozostawania w gotowości do dyspozycji pracodawcy. Jednym z takich przypadków jest odbywanie podróży służbowej.
Czasem pracy jest zatem czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Oszacowanie wymiaru czasu pracy jest zasadniczym elementem stosunku pracy, gdyż stanowi podstawę określenia wynagrodzenia oraz jest miernikiem efektywności pracy każdego pracownika.
Podróż służbowa, zgodnie z artykułem 775 kodeksu pracy, oznacza wykonywanie przez pracownika zadania służbowego na polecenie pracodawcy w miejscu, które znajduje się poza siedzibą pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Siedziba i miejsce pracy
Jak wskazano, podróżą służbową jest wykonywanie zadania poza siedzibą pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Zakwalifikowanie danych czynności pracownika do kategorii podróży służbowej wymaga zdefiniowania tych pojęć. Siedziba pracodawcy oraz miejsce pracy z całą pewnością nie są pojęciami tożsamymi.
Miejsce świadczenia pracy stanowi jeden z istotnych składników umowy o pracę, obustronnie uzgodniony przez strony stosunku pracy, objęty ogólnym zakazem jednostronnej zmiany przez którąkolwiek ze stron. Określenie miejsca pracy pracownika powinno nastąpić w umowie o pracę. Strony, wiążąc się umową o pracę, mają dużą swobodę przy określaniu miejsca pracy pracownika. Może być ono określone na stałe bądź jako miejsce zmienne, przy czym w tym ostatnim wypadku zmienność miejsca pracy musi wynikać z jej charakteru. Generalnie miejsce pracy można określić jako punkt geograficzny, jednostkę podziału geograficznego państwa lub inny wyraźnie określony punkt, w którym ma nastąpić świadczenie pracy.
W przypadku gdy miejscem świadczenia pracy jest pewna zdefiniowana jednostka geograficzna, przemieszczanie się w jej granicach nie jest podróżą służbową. Miejsce pracy nie musi być wyposażone w zaplecze socjalne, kadrowe i techniczne. Często w umowie o pracę nie wskazuje się miejsca wykonywania pracy. W takiej sytuacji należy przy jego określaniu oprzeć się na bogatym dorobku orzecznictwa Sądu Najwyższego.
Stałe miejsce pracy pracownika może być usytuowane zarówno w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, jak i poza tą miejscowością. Zazwyczaj celem podróży służbowej jest wykonanie przez pracownika określonego zadania wchodzącego w zakres jego obowiązków pracowniczych. Pracownik powinien odbywać podróż służbową na podstawie polecenia pracodawcy – skierowania, które musi określać zakres czynności do wykonania i czas podróży służbowej.
Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego podróżą służbową jest każdy zlecony pracownikowi wyjazd w celu wykonania zadania poza stałym miejscem pracy.

Czas podróży
Na czas podróży służbowej składa się czas samej drogi do miejsca wykonywania zleconego zadania oraz czas efektywnego wykonywania zadania. Wlicza się do niego jedynie czas rzeczywistego wykonywania zadania będącego celem podróży służbowej. Natomiast czas samej podróży do miejsca wykonywania zadania i z powrotem nie jest wliczany do czasu pracy pracownika. W konsekwencji oznacza to, że za czas takiej podróży pracownikowi nie należy się wynagrodzenie. Sama podróż służbowa nie stanowi wykonywania pracy w rozumieniu art. 80 k.p.
Przykład: czas przejazdu niewliczany do czasu pracy. Pracownik pracuje w Warszawie od godziny 7:00 rano do godziny 15:00. Podróż służbową (przejazd pociągiem) do Białegostoku odbywał w godzinach 4:30 rano do 7:00. Czasu samego przejazdu do miejsca, gdzie pracownik będzie wykonywał zadanie służbowe, nie wlicza się do czasu jego pracy.
Zdaniem Sądu Najwyższego odbywanie podróży służbowej poza czasem pracy nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia, jeżeli przepis szczególny tego nie przewiduje (wyrok z 27 października 1981 r., I PR 85/81, OSNC z 1982 r. nr 5-6, poz. 76). Reasumując, odbywanie podróży służbowej (drogi do miejsca wykonywania zleconego zadania) poza rozkładowym czasem pracy nie rodzi obowiązku wypłacania pracownikowi wynagrodzenia.

Praca w podróży
Pracownik w trakcie podróży (np. pociągiem) może wykonywać swoje zadania (np. przygotować raport, zestawienie). W takiej sytuacji cały czas efektywnego wykonywania pracy w czasie podróży wlicza się do jego czasu pracy.
Przykład: pracownik pracuje w Warszawie od 7:00 rano do 15:00. Podróż służbową (przejazd pociągiem) do Białegostoku odbywał w godzinach 17:00 – 19:30. Od 18:00 do 19:00 sporządzał raport z kontroli przeprowadzonej w miejscu jego podróży służbowej. Czas przygotowywania raportu wlicza się do czasu pracy pracownika, gdyż w czasie jednej godziny podróży efektywnie wykonywał swoje obowiązki pracownicze.Inaczej jednak będzie wyglądała sytuacja, gdy czas dojazdu do miejsc wykonywania zleconego zadania bądź powrót z tego miejsca będzie przypadał w rozkładowym czasie pracy pracownika. Wówczas czas takiej podróży zalicza się do czasu pracy pracownika i należy mu się za nią wynagrodzenie na zasadach ogólnych.
Przykład: podróż w godzinach pracy. Pracownik pracuje w Warszawie od 7:00 rano do 15:00. Podróż służbową (przejazd pociągiem) do Białegostoku odbywał w godzinach od 9:00 rano do 11:30. Czas samego przejazdu do miejsca, gdzie pracownik będzie wykonywał zadanie służbowe, wlicza się do czasu jego pracy, gdyż czas podróży przypada w rozkładowym czasie pracy pracownika.
Typową opisaną instytucję podróży służbowej należy odróżnić od wykonywania pracy, której stałym elementem jest konieczność przemieszczania się (np. kierowca, specjalista naprawiający awarie w różnych miejscach).Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że stałe wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, których wyboru i terminu pobytu dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach umówionego (uzgodnionego) rodzaju pracy, nie jest podróżą służbową (wyrok z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 350/2000, OSNP z 2003 r. nr 2, poz. 36).

Kiedy nadgodziny
Pracownik odbywający podróż służbową w godzinach swojej pracy obowiązany jest do wykonywania pracy w tych samych normach czasu pracy, jakie stosowane są w stosunku do niego w zwykłych warunkach, w jego stałym miejscu pracy. Dopiero przekroczenie tych norm i wykonywanie pracy ponad te normy stanowić będzie pracę w godzinach nadliczbowych. Podstawowe znaczenie dla uznania czasu podróży służbowej za czas pracy w godzinach nadliczbowych ma rzeczywiste wykonywanie przez pracownika jego obowiązków.
Zazwyczaj jednak ostatecznego ustalenia, czy dane zachowanie można uznać za wykonywanie pracy, należy dokonywać w oparciu o całokształt okoliczności danej podróży służbowej. Może również zdarzyć się tak, że pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki służbowe w czasie podróży służbowej w porze nocnej.
Podstawa prawna: art. 29 § 1 pkt 2, art. 128 kodeksu pracy.

Odmowa udziału w szkoleniu
Jedną z zasad prawa pracy, wynikającą z art. 17 oraz art. 94 pkt 6 kodeksu pracy, jest obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracodawcę. Kodeks nie reguluje natomiast w sposób bezpośredni sytuacji, gdy ten obowiązek istniejący po stronie pracodawcy staje się dla pracownika uciążliwy. Artykuł 100 kodeksu pracy wśród obowiązków pracownika wymienia stosowanie się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, o ile nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Do takich poleceń zaliczyć należy skierowanie do udziału w szkoleniu. Jeżeli obowiązek podnoszenia kwalifikacji wynika z umowy o pracę bądź aktów zakładowego prawa pracy czy też innych przepisów prawa pracy, w których wyartykułowane jest, że świadczenie pracy jest warunkowane uzyskaniem kwalifikacji, czy też odbyciem określonych szkoleń nawet po godzinach pracy, polecenie pracodawcy w tym zakresie wiąże pracownika, a jego niewykonanie może skutkować rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia. Pracownik, odmawiając pracodawcy, naraża się na sankcje, jakie kodeks pracy przewiduje na wypadek niewykonywania przez pracownika poleceń pracodawcy, z rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia włącznie. Za takim poglądem przemawia m.in. odpowiedzialność pracodawcy za działania pracownika oraz ryzyko odpowiedniego doboru przez niego kadry.
Pracownik może odmówić udziału w szkoleniu w sytuacji, gdy jest to z jakichś powodów sprzeczne z prawem lub umową o pracę (art. 100 k.p.). Nie gwarantuje to co prawda uniknięcia sankcji, gdyż ta zależy od uznania pracodawcy, ale daje pracownikowi argument w postępowaniu sądowym, jeśli będzie chciał dochodzić swoich praw. Uzasadnienia odmowy wykonania polecenia pracodawcy pracownik może szukać także w art. 8 k.p. regulującym nadużycie prawa przez pracodawcę.
Jednoznaczną odpowiedź na pytanie co do możliwości odmowy udziału w szkoleniu utrudnia nie do końca jasny stosunek pomiędzy czasem pracy a czasem poświęconym na szkolenie. Istnieją co do tej kwestii zróżnicowane poglądy. Nie wydaje się uzasadnione rozciąganie obowiązku wykonania polecenia pracodawcy na udział w szkoleniach odbywających się poza godzinami pracy, mimo że są wyrażane takie poglądy. Takie szkolenia powinny być traktowane jako niewiążąca propozycja, z zastrzeżeniem wspomnianych sytuacji, gdy odpowiednie podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest wymagane przepisami prawa pracy.

mgr Robert Gorczyca
prawnik, specjalista ds. bhp