Umawianie wizyt, wystawianie zleceń napraw, zamawianie towarów, wprowadzanie faktur – to tylko kilka czynności, pozornie nieskomplikowanych, które mogą pochłonąć wiele czasu. Dla każdego przedsiębiorcy optymalizacja czasu pracy powinna być priorytetem, jeśli chce funkcjonalnie zarządzać warsztatem, i nie może się ona ograniczać jedynie do inwestowania w odpowiedni sprzęt.

Czasy efektywnego prowadzenia firmy jedynie w oparciu o „papierowe” dokumenty dawno minęły. Współcześnie klient spośród wielu funkcjonujących na rynku warsztatów wybierze ten cieszący się najlepszą opinią i polecany przez innych użytkowników. Specjalistyczne oprogramowanie musi wspomagać rozwój firmy i charakteryzować się poniższymi cechami.

Szybkość
Dzięki branżowemu oprogramowaniu dane pojazdu mogą zostać zaczytane z dowodu rejestracyjnego przy użyciu czytnika 2D, a wiadomość o zbliżającym się przeglądzie wysłana jest do klienta automatycznie SMS-em lub e-mailem. Odpowiednio dopasowane oprogramowanie ma możliwość bezpośredniego wczytywania niewprowadzonych faktur z hurtowni, bez konieczności wcześniejszego logowania i pobierania dokumentów. Bez problemu nastąpi również pobranie danych z bazy GUS – wystarczy podać numer NIP klienta.

Łatwość
Odpowiedni system, jak Firma2000, umożliwia intuicyjne wprowadzanie wizyt z przypisaniem zarówno danych pojazdu, jak i klienta. Pozwala ponadto dodawać towary niezbędne do wykonania danej usługi i wystawiać kompletny dokument zlecenia bezpośrednio z poziomu terminarza warsztatowego. Dzięki połączeniu z danymi HaynesPro szacowany koszt realizacji usługi jest kalkulowany automatycznie, na podstawie zadeklarowanych stawek roboczogodzin i przewidywanego czasu wykonania zlecenia. Dane HaynesPro dostarczają również podstawowych informacji o pojazdach, pochodzących od ich producentów, a także określają przewidywany czas wykonania poszczególnych usług. Dostosowując się do warunków warsztatowych, mogą zostać uruchomione dodatkowo na urządzeniu mobilnym.

Wygoda
Za pomocą branżowego oprogramowania część czynności może zostać zautomatyzowana, np. aktualizacja kartotek towarowych według ustawionego przez użytkownika schematu. Program może ponadto porównywać ilości sprzedanych towarów ze stanem obecnym, a następnie proponować towary, jakie powinny zostać domówione. Sugeruje domyślnego dostawcę danego towaru, istnieje też możliwość analizy takiego zamówienia według najtańszych dostawców i wysłania zlecenia bezpośrednio do kilku hurtowni. Klienci mogą również eksportować dane do wielu programów księgowych i generować pliki JPK_VAT, JPK_FA oraz JPK_MAG.
Program branżowy posiadający wymienione cechy może stanowić skuteczne narzędzie pozyskiwania zadowolonych klientów dzięki świadczeniu usług na wysokim poziomie. Wskazane funkcjonalności, zawarte np. w programie Firma2000, wpływają na dużą konkurencyjność warsztatu na rynku branży motoryzacyjnej.