Większość mechaników i pracowników serwisów ogumienia musiało do 1 marca 2015 r. zainstalować kasy rejestrujące sprzedaż. Wiązało się to z dodatkowymi kosztami, gdyż zakup urządzenia to wydatek od około 900 do 1300 złotych. Sporą część tej kwoty można jednak odzyskać. Przedsiębiorcy, który kupi pierwszą kasę fiskalną, przysługuje ulga do 90% ceny urządzenia (maksymalnie 700 zł). Jak z niej skorzystać i w jakich przypadkach należy zwrócić otrzymane pieniądze?

Chcesz skorzystać z ulgi? Przestrzegaj procedur!
Zasady dotyczące refundacji części kosztów zostały opisane w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących oraz ustawie o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 roku. Zgodnie z przepisami do skorzystania z ulgi niezbędne jest przestrzeganie procedur towarzyszących rozpoczęciu rejestrowania obrotu przy użyciu urządzenia fiskalnego.
- Cały proces należy zacząć od zawiadomienia urzędu skarbowego o planowanej liczbie kas i miejscach ich zainstalowania – wyjaśnia Marcin Ciechowicz, ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych. - Zgłoszenia trzeba dokonać najpóźniej jeden dzień przed rozpoczęciem ewidencji przy użyciu urządzenia fiskalnego. Z punktu widzenia refundacji kosztów to szczególnie istotny etap, gdyż m.in. na podstawie zawiadomienia urzędu skarbowego można później skorzystać z ulgi. Dlatego ważne jest prawidłowe wypełnienie zgłoszenia oraz dostarczenie go w odpowiednim terminie.
Nie można również zapomnieć o innych procedurach. Kasa powinna zostać zafiskalizowana przez uprawnionego do tego serwisanta, gdyż tylko wtedy pozwoli na wystawianie paragonów fiskalnych. Oprócz tego o wykonaniu tej czynności trzeba poinformować urząd skarbowy – w terminie do 7 dni.


W celu skorzystania z refundacji trzeba również zachować dokumenty poświadczające transakcję: fakturę oraz potwierdzenie zapłaty.

Kto może się starać o refundację kosztów?
Ulga obowiązująca przy zakupie pierwszej kasy fiskalnej przysługuje nie tylko płatnikom VAT, ale także przedsiębiorcom zwolnionym z tego podatku oraz świadczącym wyłącznie usługi zwolnione. Różne są jednak procedury, które umożliwiają skorzystanie z ulgi.
- Podatnicy VAT mogą odliczyć tę kwotę w deklaracji podatkowej od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęła się rejestracja sprzedaży, ewentualnie za okresy późniejsze. W przypadku przedsiębiorców zwolnionych z VAT lub wykonujących jedynie czynności zwolnione można się starać o zwrot kosztów na konto bankowe. Należy wtedy złożyć wniosek do urzędu skarbowego, który przeleje odpowiednią kwotę w terminie do 25 dni – tłumaczy M. Ciechowicz.

Realne koszty zakupu kasy fiskalnej
Zakup urządzenia rejestrującego wymaga oczywiście uiszczenia pełnej kwoty za kasę w sklepie stacjonarnym lub internetowym. W celu skorzystania z refundacji trzeba również zachować dokumenty poświadczające transakcję: fakturę oraz potwierdzenie zapłaty. Refundacja kosztów skłania do zadania pytania, ile wyniosą realne koszty instalacji kasy fiskalnej i rozpoczęcia ewidencji przy jej zastosowaniu? A omówiona ulga to nie jedyna możliwość odzyskania części wydatków.
- Mechanik lub pracownik serwisu ogumienia, który zapłaci za urządzenie około 1000 zł netto/1230 zł brutto, powinien otrzymać od urzędu skarbowego 700 zł. Płatnikom VAT przysługuje również możliwość odliczenia podatku, który w tym przypadku wyniósłby 230 zł. Oprócz tego zakup kasy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu i odzyskać 19% wartości urządzenia w postaci oszczędności w podatku dochodowym. W analizowanym przykładzie realny koszt wyniesie niewiele ponad 100 zł – wyjaśnia ekspert PCKF.


Do zwrócenia odzyskanej kwoty zmusi niewykonanie obowiązkowego przeglądu technicznego kasy, a także nieprawidłowe zainstalowanie urządzenia.

Przypadki, w których należy zwrócić otrzymaną kwotę
Ulga na zakup pierwszej kasy fiskalnej to szansa na znaczne obniżenie kosztów. W niektórych sytuacjach trzeba ją jednak zwrócić. Zostały one opisane w ustawie o podatku od towarów i usług: „Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących w przypadku, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7 pkt 1 i 2”.
Przerwanie stosowania urządzenia może mieć związek zarówno z zaprzestaniem działalności, jak i otworzeniem likwidacji albo ogłoszeniem upadłości firmy. Wystąpi również w sytuacji sprzedaży przedsiębiorstwa lub oddziału, gdy następca prawny nie będzie prowadził handlu na rzecz klientów indywidualnych.
- Warto podkreślić, że do zwrócenia odzyskanej kwoty zmusi niewykonanie obowiązkowego przeglądu technicznego kasy, który powinien być przeprowadzany nie rzadziej niż co dwa lata, a także nieprawidłowe zainstalowanie urządzenia – podsumowuje M. Ciechowicz.