Przepisy kodeksu pracy przewidują dwa sposoby ustalenia terminu urlopu: w planie urlopów lub na podstawie porozumienia między pracodawcą a pracownikiem.

Obowiązek ustalenia planu urlopu ciąży na pracodawcy, u którego działa zakładowa organizacja związkowa, chyba że organizacja ta wyraziła zgodę na brak takiego planu. W pozostałych przypadkach do ustalenia terminu urlopu wypoczynkowego wystarczy porozumienie pracodawcy z pracownikiem, co nie przeszkadza, aby sporządzić plan urlopów.
W przypadku obowiązku prowadzenia planu urlopy powinny być udzielane zgodnie z tym planem. Zgodnie z art. 163 § 1 k.p. plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu wypoczynkowego w postaci tzw. „urlopu na żądanie”. W okresie wypowiedzenia pracownik może być obowiązany do wykorzystania urlopu w innym terminie aniżeli ten ustalony w planie urlopów.
Urlopu niewykorzystanego w ustalonym terminie należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Zdarzają się sytuacje, w których pomimo wcześniejszego obopólnego ustalenia przez pracodawcę i pracownika czasu urlopu termin ten nie odpowiada którejś ze stron. Zgodnie z art. 164 § 1 k.p. przesunięcie ustalonego terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Ponadto przesunięcie terminu dopuszczalne jest także z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy – należy tego dokonać na piśmie jeszcze przed terminem rozpoczęcia urlopu.
Innym przypadkiem, kiedy należy przesunąć termin urlopu, jest brak zdolności do pracy w tym czasie, np. spowodowany chorobą. Skoro urlop wypoczynkowy ma na celu regenerację psychiczną i fizyczną, to niezdolność do pracy w trakcie przypadającym na okres urlopu wypoczynkowego niweczy jego zasadniczy cel. Wobec tego zgodnie z art. 165 k.p., jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z racji:

• czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego,

to pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

W wyjątkowych sytuacjach pracodawca może odwołać pracownika z urlopu. Warunkiem są wyłącznie okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu, które wymagają obecności pracownika w zakładzie. W takim przypadku pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 k.p.).
W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca mu go wówczas udzieli. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru przysługującego pracownikowi proporcjonalnie w danym roku kalendarzowym. Obowiązek wykorzystania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia obejmuje również urlop zaległy, tj. niewykorzystany przez pracownika w poprzednim roku kalendarzowym. Innymi słowy, w okresie wypowiedzenia pracodawca może udzielić pracownikowi całego zaległego urlopu, a urlopu bieżącego (za rok kalendarzowy, w którym ustaje stosunek pracy) powinien udzielić jedynie w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u niego w roku ustania stosunku pracy.
Ustalając wymiar urlopu przysługujący pracownikowi, nie uwzględnia się okresu pracy na podstawie umowy-zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy o dzieło oraz innych umów cywilnoprawnych, okresu prowadzenia działalności gospodarczej urlopu bezpłatnego, na którym przebywał pracownik (art. 174 § 2 k.p.).

Urlop na żądanie jako część urlopu wypoczynkowego
Urlop na żądanie jest rodzajem urlopu wypoczynkowego, którego termin co do zasady ustala pracownik. Pracodawca jest bowiem obowiązany udzielić takiego urlopu w terminie wskazanym przez pracownika, najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, udziela się go w wymiarze maksymalnie 4 dni w ciągu roku kalendarzowego.
 
Urlop płatny i bezpłatny
Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy. Wyjątkiem od tej zasady jest tzw. urlop bezpłatny.
Zgodnie z art. 174 k.p. na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Jednakże za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. W takiej sytuacji okres urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy.

Urlopy okolicznościowe
Urlop okolicznościowy to zwyczajowa nazwa na zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy z uwagi na określone okoliczności zaistniałe w sferze życia osobistego pracownika. Do tych okoliczności zalicza się ślub, urodzenie się dziecka pracownika lub śmierć osoby najbliższej. Zwolnienie od pracy z uwagi na okoliczności uzasadniające udzielenie urlopu okolicznościowego wiąże się z zachowaniem prawa do wynagrodzenia za okres urlopu okolicznościowego. Urlop udzielany jest na wniosek pracownika.
Zagadnienia związane z urlopami okolicznościowymi określa § 15 Rozporządzenie z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 1632). Zgodnie z przywołanym przepisem pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy na czas obejmujący:

• 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
• 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Wykorzystanie urlopu okolicznościowego związanego z urodzeniem się dziecka pracownika powinno nastąpić w dniach następujących bezpośrednio po urodzeniu się dziecka, w szczególności w dniu powrotu matki z dzieckiem ze szpitala i następnym. Udzielenie takiego urlopu (właściwie zwolnienia od pracy) w terminie późniejszym, nieprzypadającym bezpośrednio w dniu lub po dniu urodzenia dziecka może nastąpić, jeżeli pracownik udowodni, że w tym czasie ma załatwiać sprawy administracyjne związane z urodzeniem dziecka (np. w USC).
 
Urlop zdrowotny (dla poratowania zdrowia)
Urlop zdrowotny lub też urlop dla poratowania zdrowia jest szczególnym rodzajem urlopu. Przepisy kodeksu pracy nie zawierają regulacji w tym zakresie. Cechą szczególną tego typu urlopu jest założenie, iż nie jest on urlopem powszechnie dostępnym, to rodzaj przywileju pracowników określonych grup zawodowych. Innymi słowy, urlop zdrowotny przyznawany jest obok podstawowych (powszechnych) uprawnień urlopowych i dotyczy tylko niektórych grup zawodowych, przewidzianych w odrębnych regulacjach.
Prawo do urlopu dla poratowania zdrowia mają np. nauczyciele, nauczyciele akademiccy, sędziowie, prokuratorzy, kuratorzy zawodowi, kontrolerzy NIK, pracownicy służby leśnej.
Przykładowo nauczycielom urlop dla poratowania zdrowia przysługuje po przepracowaniu co najmniej 7 lat w wymiarze nieprzekraczającym jednorazowo roku (art. 73 Ustawy z 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela – t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 984 z późn. zm.). Urlopu takiego na wniosek nauczyciela udziela dyrektor szkoły.

mgr Robert Gorczyca
ekspert prawa pracy
prawnik, specjalista ds. BHP
inspektor ochrony przeciwpożarowej