Prawo

Na swoich pracowników, ale również korzystających z usług klientów warsztatu, dobrze byłoby mieć „oko”. Niewątpliwie stosowanie monitoringu wizyjnego jest jedną z form nadzoru nad osobami, ale korzystanie z takiej formy kontroli wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych wszystkich obserwowanych osób.

Autorem artykułu jest Małgorzata Miller, radca prawny, od kilku lat świadcząca usługi prawne dla branży motoryzacyjnej, członek Stowarzyszenia Prawników Rynku Motoryzacyjnego.

W pierwszej kolejności należy ustalić zakres danych osobowych przetwarzanych przez monitoring wizyjny w warsztacie samochodowym, np. wizerunek pracownika, wizerunek klienta, cechy szczególne tych osób, ale również numery tablic rejestracyjnych pojazdów. Operacje na tych danych będą polegały na zapisywaniu, przeglądaniu, udostępnianiu i usuwaniu zarejestrowanych nagrań. Podstawą prawną przetwarzania danych przez warsztaty samochodowe będą przede wszystkim cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora. Administratorem danych osób obserwowanych jest podmiot, który podejmuje decyzję o instalacji, celach i obszarze objętym systemem monitoringu będącym w jego dyspozycji. Może on działać przez osoby kierujące i reprezentujące go na zewnątrz, jak np. zarząd spółki. To na zarządzie będzie wówczas ciążył obowiązek zapewnienia zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych. Zarząd będzie również ponosił odpowiedzialność za działania wszystkich osób upoważnionych do przetwarzania danych. Zasada ograniczenia celu i minimalizacji wynikająca z RODO wymaga ograniczenia obszaru monitorowania do niezbędnego zasięgu. Dlatego administrator powinien powstrzymać się od prowadzenia monitoringu w obszarach wrażliwych, takich jak szatnie dla pracowników czy toalety. Należy pamiętać, że znaki informujące o stosowaniu monitoringu powinny być dostępne przed wejściem w obszar obserwowany. Natomiast pełna informacja o monitoringu, obejmująca wszystkie wymogi z art. 13 RODO, powinna być dostępna w miejscu monitorowanym, np. na tablicach w poczekalni dla klientów serwisu, lub w formie dokumentu dostępnego na recepcji.

Skoro jest tyle obowiązków związanych z zamontowaniem kamer w warsztacie, nasuwa się od razu pytanie, czy nie są wystarczające atrapy kamer monitoringu? Stanowisko organu do spraw ochrony danych osobowych jest w tej kwestii niezmienne – stosowanie atrap powinno być zakazane. Atrapy kamer wprowadzają u potencjalnie monitorowanych poczucie ingerencji w sferę prywatności, a z drugiej mylne poczucie zwiększonego bezpieczeństwa. Co więcej, negatywne, niepożądane skutki związane z wykorzystaniem monitoringu, mogą przeważać nad ewentualnymi korzyściami wynikającymi z ich stosowania.

Nie ukrywajmy, że pracodawca stosuje monitoring wizyjny kontrolując w ten sposób pracę swoich pracowników. W myśl przepisów Kodeksu pracy, monitoring ma służyć zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W tych celach nie mieści się więc stosowanie monitoringu jako środka nadzoru nad jakością wykonywania pracy.

Jeżeli warsztat zdecyduje się na zamontowanie kamer monitoringu wizyjnego, powinien na swoim terenie poinformować osoby, które potencjalnie mogą zostać nim objęte, że monitoring jest stosowany i jaki obszar jest nim objęty.

Administrator powinien podać swoją nazwę, adres, obszar oraz cel monitorowania i inne informacje ujęte w art. 13 RODO. Osoby pozostające w obszarze monitorowanym muszą mieć świadomość, że w miejscu, w którym się znajdują, prowadzone są czynności monitoringu. Tablice informujące o zainstalowanym monitoringu powinny być widoczne, syntetyczne, umieszczone w sposób trwały w niezbyt dużej odległości od nadzorowanych miejsc, a wymiary tablic muszą być proporcjonalne do miejsca, gdzie zostały umieszczone. Stosowane mogą być dodatkowo piktogramy informujące o objęciu dozorem kamer. Nie jest wystarczające oznaczenie obszaru objętego monitoringiem jedynie piktogramami, gdyż należy również spełnić obowiązek informacyjny określony w art. 13 RODO. Nie oznacza to jednak konieczności umieszczania wszystkich informacji wskazanych w tym przepisie. W takiej sytuacji możliwe zastosowanie warstwowych not informacyjnych. Administrator powinien niezwłocznie odpowiadać na wszelkie pytania osoby obserwowanej w ramach przysługujących jej uprawnień, przede wszystkim zgodnie z art. 12 - 22 RODO.

Nagrywanie to jedno, ale jak długo można przechowywać takie nagrania. W przepisach Kodeksu pracy przyjęto maksymalny 3 – miesięczny okres. Należy jednocześnie pamiętać, że nagrania dotyczące incydentów mogą być przechowywane dłużej - do czasu wyjaśnienia sprawy albo zakończenia odpowiednich postępowań.

Temat zrobił się „gorący” z uwagi na fakt, iż w styczniu Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych opublikowała roczny plan kontroli sektorowych na 2019 r. Jednym z obszarów kontroli ma być sprawdzenie wykorzystywania monitoringu wizyjnego, nie tylko w sektorze publicznym, ale również w sektorze prywatnym, m.in. w zakładach pracy będących własnością pracodawcy. Podczas przeprowadzanych kontroli inspektorzy będą sprawdzać w szczególności: zgodność wykorzystania monitoringu z RODO, wypełnianie obowiązków informacyjnych wobec osób objętych monitoringiem, procedury realizacji praw osób, których dane dotyczą, w związku z utrwalaniem ich danych przez kamery monitoringu, sposób zabezpieczenia nagrań, zasady udostępniania nagrań, rozstawienie i zasięg kamer, czas przechowywania nagrań. Mając na uwadze powyższe informacje, już teraz warsztaty powinny podjąć odpowiednie działania i przygotować się na taką kontrolę, o ile stosują monitoring wizyjny lub zamierzają go zainstalować w zakładzie pracy.