Komputer w warsztacie

Prowadzenie własnego warsztatu stanowi nie lada wyzwanie. Konkurencja na rynku motoryzacyjnym jest bardzo wyrównana, wobec czego właściciele muszą znajdować coraz to nowe sposoby nie tylko na przyciągnięcie nowego klienta, ale również na utrzymanie go na dłużej. Pomogą w tym z pewnością wykwalifikowani pracownicy oraz profesjonalna obsługa klienta, ale nie tylko. Branża IT ma w tej kwestii również wiele do zaoferowania.

Przy skutecznym zarządzaniu warsztatem należy sobie zadać kilka ważnych pytań: czego ja bym oczekiwał na miejscu klienta? Jakich udogodnień? Czym warsztat musi się wyróżniać na tle innych, aby klient wybrał właśnie moje usługi?
Firma ASCO Systemy Informatyczne sp. z o.o. sp. k. przy opracowywaniu najnowszych rozwiązań zadała sobie właśnie te pytania i przy współpracy z klientami oraz partnerami biznesowymi (warsztatami, sklepami, hurtowniami motoryzacyjnymi) stworzyła magazynowo-sprzedażowe oprogramowanie Firma2000, dające możliwość prowadzenia warsztatu samochodowego.
Jedną z najbardziej pożądanych opcji w tym module jest możliwość prowadzenia terminarza, pozwalającego skutecznie zarządzać pracą całego warsztatu. Oprogramowanie umożliwia dodanie różnych stanowisk, jak kanał czy podnośnik, i zarządzanie ich dostępnością w poszczególnych dniach oraz godzinach. Można wpisać umówioną wizytę z klientem łącznie z jego danymi kontaktowymi, informacjami dotyczącymi pojazdu oraz szczegółami zlecenia. Wszyscy pracownicy mają wgląd w planowane zlecenia i w to, co dzieje się aktualnie „na warsztacie”. Poinformowanie oczekującego klienta o wolnym stanowisku trwa zaledwie moment, bez konieczności wychodzenia poza biurko.
Z terminarzem skonfigurowana jest możliwość bezpośredniego wystawiania dokumentu zlecenia, bez potrzeby przechodzenia pomiędzy innymi funkcjami programu. Za pomocą kilku kliknięć z informacji wpisanej w terminarzu następuje przejście do tworzenia zlecenia, w którym można dodać, jakie towary bądź usługi zostały wykonane dla danego klienta. Poszczególne zlecenia są oznaczane kolorami według statusu ich realizacji. Jeden rzut oka wystarczy, by stwierdzić, czy zlecenie jest w trakcie realizacji, czy dopiero na nią czeka.
Co więcej, program pozwala również na efektywne zarządzanie czasem pracy pracowników. Każdy z mechaników może zostać przypisany do konkretnego zlecenia: albo tylko do wybranej usługi wykonanej przez niego, albo do całego zlecenia w przypadku zrealizowania pełnej naprawy. Pracodawca może dzięki temu generować okresowe raporty na temat zleceń wykonanych przez poszczególnych pracowników i na tej podstawie w prosty i czytelny dla wszystkich sposób przyznawać określone premie.
Tworząc nowe opcje, skupiono się na jednej z ważniejszych dla klienta kwestii, a mianowicie przeglądzie technicznym. Komu nie zdarzyło się zapomnieć o dacie kolejnego przeglądu i załatwiać to w ostatni dzień? Gdyby tylko ktoś wcześniej o tym przypomniał... ASCO daje możliwość wprowadzania dat kolejnych przeglądów, a następnie – w przypadku zbliżania się terminu ich wykonania – wysyłania informacji do klienta poprzez wiadomość e-mail lub SMS. Ponadto klient, przyjeżdżając na kolejną wizytę do warsztatu, może liczyć na to, że mechanik będzie dysponował historią wykonywanych w nim napraw lub przeglądów. Kierowca nie musi już tłumaczyć, co było nie tak poprzednim razem, z kolei mechanik ma zaznaczone czarno na białym, co zostało wykonane i jak dawno temu.
Aby ułatwić pracownikom wykonywanie codziennych obowiązków, wprowadzono możliwość pobierania danych kontrahenta bezpośrednio z bazy GUS, podając jedynie jego numer NIP. Dodatkowo nie ma już konieczności żmudnego, ręcznego przepisywania danych pojazdu. Dzięki szybkiemu zeskanowaniu kodu QR z dowodu rejestracyjnego za pomocą skonfigurowanego z oprogramowaniem czytnika dane, takie jak nr VIN pojazdu, moc silnika itd., uzupełniają się same. Podobnie jest z fakturami zakupowymi – dokumenty te również wczytywane są automatycznie, bezpośrednio z serwisu dostawcy. Nie dość, że skraca to czas poświęcony na wpisywanie danych, to dodatkowo minimalizuje możliwość popełnienia błędu podczas ich wprowadzania. 
Aby zapewnić klientowi jak najlepszą i najbardziej komfortową obsługę, należy wziąć pod uwagę fakt, iż nie każdy ma własny garaż, a nawet jeśli go ma, niekoniecznie dysponuje wystarczającą przestrzenią. Wychodząc naprzeciw jego potrzebom, istnieje możliwość zaoferowania przechowania opon. Do programu wprowadzane są wówczas szczegółowe dane odnośnie do zmagazynowanego towaru oraz jego lokalizacji w pomieszczeniu. Przy kolejnym sezonie klient jedynie umawia się na wizytę – po przyjeździe jego opony już czekają na wymianę, a stare mogą być umieszczone na ich miejscu w magazynie.
Wymienione funkcje programu Firma2000 umożliwiają nie tylko zdobycie nowych klientów. Co ważniejsze, poprzez systematyczne przypominanie o przeglądach, wgląd w historię napraw oraz wiele innych klienci nie muszą szukać usług u konkurencji, ponieważ chętniej nawiążą dłuższą współpracę z warsztatem, w którym mogą liczyć nie tylko na szybką naprawę. Zaufanie do marki nie rodzi się z dnia na dzień – trzeba je rzetelnie wypracować.