Czasy, w których dla klienta liczyła się jedynie sprawnie przeprowadzona naprawa samochodu, minęły bezpowrotnie. Obecnie nacisk kładziony jest również na jego profesjonalną i szybką obsługę we wszystkich dziedzinach życia, z działalnością warsztatową włącznie. Większość klientów jest bowiem zadowolona ze swojego samochodu jedynie od momentu włączenia silnika do jego wyłączenia. Każda dodatkowa czynność, którą trzeba przy nim wykonywać, jest czymś, co psuje takie zadowolenie. Dlatego warsztat, który zminimalizuje to, czego klient nie lubi, automatycznie wyeksponuje to, co sprawia mu przyjemność i dzięki temu spowoduje, że klienci będą chętnie do niego wracali. Z pomocą tutaj przychodzi odpowiednie oprogramowanie komputerowe, które może zrewolucjonizować prowadzenie całego warsztatu.
Bez względu na ciągłe zmiany społeczne jedna dewiza brzmi zawsze tak samo – „klient nasz pan”. Bez jego zainteresowania świadczonymi przez nas usługami niemożliwe jest skuteczne prowadzenie warsztatu czy innej działalności gospodarczej. W obecnych czasach coraz bardziej liczy się – oprócz dobrze wykonanej naprawy – również wysoka jakość obsługi. Skuteczne z pewnością okażą się tutaj profesjonalne przyjęcie klienta przez pracowników oraz fachowo wykonana usługa.
FIRAMA2000 – zalety oprogramowania dla warsztatów
Istotną kwestią jest wdrożenie w swojej firmie oprogramowania przeznaczonego specjalnie dla warsztatów. Ciągły rozwój branży IT sprawia, że takie oprogramowanie jak FIRMA2000 z modułem warsztatowym, tworzone przez Asco Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Sp. k., znacznie ułatwia i przyspiesza pracę warsztatów.
Podczas pierwszej wizyty klienta pracownik warsztatu zawsze wprowadza do programu wszystkie konieczne dane, zarówno te dotyczące pojazdu, jak i samego klienta. Czynności ręcznego wpisywania informacji odnoszących się do samochodu oraz ich kontrolowanie mogą zostać zastąpione szybkim zeskanowaniem czytnikiem 2D kodu Aztec z dowodu rejestracyjnego. Dzięki tej operacji nastąpi automatyczne uzupełnienie tak istotnych danych jak: numer rejestracyjny, numer VIN, marka i typ pojazdu, moc silnika, data pierwszej rejestracji.
Przy wpisywaniu danych kontaktowych klientów firmowych przydatna jest także opcja pobierania danych adresowych bezpośrednio z bazy Głównego Urzędu Statystycznego jedynie za pomocą numeru NIP firmy.
Jak więc widać, już na samym początku przyjęcia pojazdu klienta do serwisu następuje minimalizacja pracy. Dodatkowo, jeśli podczas uzupełniania danych wprowadzone zostaną także takie informacje, jak data następnego przeglądu lub wymiany oleju, system umożliwia wysłanie przypominającej informacji SMS lub e-mail do klienta o zbliżającym się terminie wizyty.
Aby uwierzytelnić swoje usługi oraz wzbudzić zaufanie klienta, warto po ustaleniu z nim zakresu usługi wystawić od razu zlecenie naprawy bądź dowód przyjęcia pojazdu wraz z opisem usterki. W programie FIRMA2000 dowód przyjęcia pojazdu można później dowolnie modyfikować i stworzyć na jego podstawie zlecenie naprawy.
Wszelka modyfikacja wystawionych już dokumentów jest równie prosta – wystarczy z rozwijalnej listy wybrać odpowiednią pozycję zlecenia, podpowiadaną przez program. Do każdego dokumentu można ponadto dodać status jego realizacji (np. jako oczekujący lub zrealizowany). Wszystkie statusy mają zdefiniowane kolory, więc wprowadzanie ich powoduje, że po wejściu w otwarte zlecenia widać od razu, na jakim etapie jest każde z nich. Do dokumentu zlecenia można także przyjąć zaliczkę poprzez wystawienie KP, która automatycznie podepnie się do wystawianej później faktury. Faktura będzie w ten sposób wystawiona na całą kwotę należności, ale częściowo rozliczona, zgodnie z wpłaconą zaliczką. Do zlecenia może zostać stworzona także reklamacja zawierająca zgłoszenie od klienta wraz z informacją o jej rozpatrzeniu. Program umożliwia poza tym generowanie specjalnych dokumentów zleceń dla autoryzowanych serwisów napraw firmy Bosch.
Do rzetelnego zarządzania wizytami i jak najszybszego przekazywania klientom informacji o wolnych terminach w programie FIRMA2000 wprowadzono terminarz. Każdy dokument zlecenia można wygenerować bezpośrednio z jego poziomu, a nie jedynie z przypisanej w tym celu opcji w systemie. Terminarz można modyfikować wedle własnych potrzeb i wielkości warsztatu, dodając posiadaną liczbę stanowisk, podnośników, kanałów itp. Ponadto istnieje możliwość przypisania do każdego z nich godzin, w których są czynne. Rozgraniczenie na pojedyncze stanowiska pozwala na przejrzyste umawianie wizyt – każde zlecenie (zawierające dane pojazdu oraz właściciela, numery kontaktowe, opis wykonywanej usługi, numer zlecenia i towary, jakie zostały podpięte do danego zlecenia) zostaje przypisane do konkretnego dnia i przewidywanych godzin naprawy. Sam widok kalendarza można grupować po stanowiskach, pracownikach, a także względem dni lub tygodni. Zarządzanie terminarzem jest również proste w przypadku, kiedy klient zmienia umówioną datę wizyty lub gdy podjedzie na inne stanowisko niż zakładane – poszczególne wpisy można bez problemu przestawiać, „przytrzymując” zlecenie myszką oraz „upuszczając” je na nowy termin/stanowisko. Do zleceń można także dopisać mechanika, który ma się nim zająć. Pracownik może zostać przypisany do całego zlecenia lub do wybranej pozycji. Poza tym przy każdym zleceniu możliwe jest wpisywanie procentu od usługi lub towaru należnego dla pracownika oraz określenie czasu trwania naprawy – czynności te pozwalają na zachowanie porządku przy późniejszych rozliczeniach. Pracodawca może bowiem generować okresowe raporty rozliczeniowe, dzięki którym ustala wysokość premii wypłacanej podwładnym.
Dzięki systematycznemu wprowadzaniu wszystkich zleceń powstaje przejrzysty i czytelny harmonogram, natomiast opcja selekcjonowania jedynie wolnych terminów dla każdego ze stanowisk sprawia, że pokazują się dokładne przedziały czasowe, w których są one wolne. W sytuacji niespodziewanego zjawienia się klienta pracownik jest w stanie bardzo szybko sprawdzić, bez wertowania stron kalendarza, które stanowisko jest wolne i który mechanik może przyjąć zlecenie.
Usługi sieciowe i inne funkcjonalności
Nie bez znaczenia pozostaje także możliwość bezpośredniego łączenia z programu, z dostawcami za pomocą tzw. usług sieciowych. Dzięki komunikacji z wieloma dostawcami można sprawdzać cenę i stan wybranego towaru w czasie rzeczywistym, aktualizowanym na bieżąco. W konsekwencji wybór części w najkorzystniejszej cenie oraz skontrolowanie jej dostępności nie stanowi najmniejszego problemu, a klient zostaje szybko poinformowany o długości trwania takiego zlecenia. Usługi sieciowe umożliwiają także przyjęcie wszystkich towarów na stan za pomocą kilku kliknięć, bez konieczności ręcznego wprowadzania każdej z pozycji dokumentu lub sczytywania ich z pliku.
Ponadto program zawiera kartotekę pojazdów składającą się z marek, modeli oraz typów samochodów. Co więcej, firma Asco oferuje podczas wdrożenia oprogramowania możliwość wgrania kartotek hurtowni, z którym danym warsztat współpracuje w zakresie zaopatrzenia.
W programie możliwe jest także zdefiniowanie stawek godzinowych za usługi, które będą wykonywane w warsztacie, a następnie przy ich pomocy opracowanie cennika napraw. Na jego podstawie można później szybko kalkulować cenę usługi w oparciu o rzeczywisty czas jej wykonania.
W odróżnieniu od oprogramowania innych firm FIRMA2000 gromadzi wszystkie wprowadzone zlecenia poprzez zapamiętywanie pojazdów po numerze VIN, a nie jedynie po numerach rejestracyjnych. W sytuacji przerejestrowania samochodu przez klienta lub zmiany właściciela w systemie nadal można mieć wgląd w całą historię jego napraw z wyszczególnieniem wszystkich zakupionych towarów, wykonanych usług oraz informacji o mechanikach, którzy dane zlecenia wykonywali. Klient z pewnością doceni fakt, że po zakupie nowego samochodu jest w stanie sprawdzić, jakim naprawom podlegał, a pracownik na tej podstawie może zaproponować nowe usługi do wykonania.
FIRMA2000 – oprogramowanie nadążające za zmianami legislacyjnymi i wymaganiami klienta
Aby sprostać wymaganiom współczesnego klienta, warto zainwestować w odpowiednie oprogramowanie warsztatowe. Dostęp do wszelkich danych klienta i jego pojazdów trwa chwilę, a cały proces przygotowania dokumentacji zostaje maksymalnie zautomatyzowany. Za wdrożeniem takiego systemu przemawia dodatkowo fakt, że prowadzenie działalności warsztatowej wiąże się nie tylko z wykonywaniem napraw, ale także z koniecznością wystawiania faktur sprzedaży, a co za tym idzie – prowadzeniem księgowości i ewidencji magazynowej. Warto więc mieć wszystkie istotne informacje odnoszące się do towarów oraz usług w jednym miejscu. Zwłaszcza teraz, kiedy konieczny stał się obowiązek wysyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego do Ministerstwa Finansów. Program FIRMA2000 pozwala na wygenerowanie takiego pliku, zawierającego m.in. wszystkie operacje sprzedażowe i zakupowe przeprowadzane w systemie. Nie wymaga szczególnej znajomości księgowości przez użytkownika – wszystkie opcje są opisane, a część z nich została ustawiona domyślnie względem wymaganego formatu pliku.
Oprócz tego klientowi z pewnością przypadnie do gustu szybkie i konkretne załatwienie wszystkich formalności, a także wydanie „od ręki” dowodu przyjęcia zlecenia. Stworzenie możliwości przechowywania opon (zimowych lub letnich) przez dany czas w zaufanym warsztacie oraz późniejsze ich zamontowanie sprawi, że będzie korzystał z jego usług stale.
Zadowolony klient jest gwarancją sukcesu warsztatu i z pewnością poleci usługi takiej firmy innym przedsiębiorstwom lub znajomym, a oni z kolei następnym i następnym. Inwestycja w klienta i dbałość o jak najwyższą jakość usług jest działaniem długofalowym, które na pewno będzie procentować w przyszłości.
Komentarze (0)