Pojazdy użytkowe

Kupić oprogramowanie czy zlecić usługę? Porównujemy koszty, analizujemy zalety i wady obu rozwiązań. Dla kogo lepszym rozwiązaniem jest oprogramowanie, dla kogo usługa rozliczania czasu kierowców? Co wziąć pod uwagę przy wyborze optymalnego modelu dla swojej firmy?

Zacznijmy od analizy kosztów miesięcznych na przykładzie trzech firm, zatrudniających: dwóch, dwunastu oraz trzydziestu kierowców. Jak kształtują się tu koszty zlecenia usługi kancelarii zewnętrznej?

– Są proporcjonalne do liczby kierowców i skali zagrożeń. W naszej kancelarii, w przypadku pierwszej firmy koszt miesięczny to 250-300 zł miesięcznie, dla drugiej 1200-1500 zł, a dla największej ok. 3500 zł – mówi Mariusz Hendzel z kancelarii transportowej ITD-PIP.

Dla porównania: cena jednego z nowszych i coraz bardziej popularnych w Polsce programów do rozliczania i ewidencji czasu kierowców, SuperTacho, dla wymienionych firm wynosi odpowiednio: ok.700 zł, 3,5 tys. zł oraz 5 tys. zł. Wynika z tego, że jednorazowy koszt oprogramowania jest porównywalny z kosztem usługi przez ok. 2-3 miesiące.

Do tego dochodzą jednak stałe, comiesięczne koszty związane z utrzymaniem i ustaleniem zakresu obowiązków pracownika, jego wdrożeniem w obsługę programu, a także roczne opłaty za aktualizacje oprogramowanie (25% bazowej ceny oprogramowania).

– Obsługa programu i weryfikacja danych od kierowców zajmuje zwykle kilka, kilkanaście godzin w miesiącu, ale do tego trzeba dodać czas potrzebny pracownikowi na to, by mógł na bieżąco śledzić zmiany w przepisach, szkolić się i zdobywać doświadczenie – zaznacza Mariusz Hendzel.

W grę wchodzi odpowiedzialność

W ramach usługi kancelarii mieści się nie tylko rozliczanie czasu pracy kierowców, lecz również pełna obsługa prawna. Pracownicy firmy przewozowej zaangażowani są w minimalnym stopniu – wyłącznie do przesyłania danych z tachografów lub dowolnego systemu GPS, potrzebnych do dalszej analizy granic, delegacji i czasu pracy. Dla niewielkich przedsiębiorstw, zatrudniających do kilkunastu kierowców, to bardzo istotne argumenty.

– Firma otrzymuje dedykowanego doradcę, znającego kompleksowo zagadnienia rozliczania, delegacji, płac minimalnych oraz ogólnych zasad transportu, licencji, przewozów kabotażowych, zakazów ruchu czy obsługi tachografu. Nadzór i odpowiedzialność są w całości po stronie kancelarii usługowej – podkreśla Mariusz Hendzel.

Natomiast w przypadku firmy korzystającej z oprogramowania, odpowiedzialność i kwestie związane z interpretacją przepisów są po jej stronie.

– Dlatego powinna się tym zajmować osoba samodzielna i ambitna, pracownik, który lubi się uczyć. Niezbędna wiedza jest dziś stosunkowo łatwo dostępna, ale doświadczenie i praktyczne zastosowanie tej wiedzy to już nieco wyższy poziom specjalizacji. Zawsze istnieje jednak ryzyko, że pracownik, któremu brakuje tego doświadczenia, podejmie nietrafną decyzję. Kłopotliwa może być też absencja takiej osoby, ponieważ trudno ją zastąpić – zaznacza Mariusz Hendzel. 

Ostatecznie jednak zarówno dla dużych firm, jak i mniejszych, rodzinnych, przedsiębiorstw kluczowym aspektem współpracy z kancelarią jest poczucie bezpieczeństwa i stały dostęp do wiedzy. Koszty w takich przypadkach są drugorzędne.

– Biuro ma doświadczenie wynikające z obsługi wielu podmiotów. To pozwala m.in. uniknąć niepotrzebnej paniki wywołanej medialnymi zapowiedziami problemów, które nigdy nie nadchodzą – dodaje Mariusz Hendzel.

Im większy zasięg, tym trudniej

Przy wyborze modelu rozliczania pewne znaczenie ma to, na jakich rynkach działa firma transportowa.

– Przepisy krajowe są w miarę proste, schody zaczynają się w momencie realizacji zleceń transportowych za granicą. Tu zakres wiedzy niezbędnej dla prawidłowego rozliczania czasu pracy kierowców jest już znacznie szerszy, a kwestie interpretacji przepisów bardziej skomplikowane. Dlatego znamy również duże firmy, które wybierają usługę kancelarii – dodaje Mariusz Hendzel.

Z kolei ważnym atutem profesjonalnego oprogramowania jest możliwość analizy i planowania czasu pracy kierowców na bieżąco, rzecz jasna pod warunkiem, że pozwalają na to umiejętności pracownika w firmie. Kancelaria dostarcza tych samych informacji, ale z opóźnieniem od 3 do 10 dni.

– Przygotowujemy mobilną aplikację, która umożliwi podgląd w trybie online również w ramach usługi zewnętrznej. Część naszych klientów już tak pracuje, a całkowicie nowy system mobilny planujemy udostępnić w ciągu kilku najbliższych miesięcy – zapowiada Mariusz Hendzel.

Rozwiązanie pośrednie

Czy istnieje sposób na to, żeby połączyć oba rozwiązania? Jeśli firma posiada już oprogramowanie, a chce jednocześnie korzystać z usług doradczych – to koszt, w zależności od zakresu ochrony, wynosi od 500 do 1,5 tys. zł miesięcznie. W tym modelu kancelaria nie rozlicza czasu pracy kierowców, przyjmując rolę konsultanta prawnego. W razie potrzeby zajmuje się również szkoleniami pracowników oraz przeprowadza audyty.

Takie rozwiązanie przydaje się m.in. w przypadku kontroli.

– Firmy samodzielnie przygotowują nieraz „morze" dokumentów, z których inspektor sprawdza cztery lub pięć. Na podstawie doświadczeń innych klientów wiemy, co jest w praktyce potrzebne. Nie tracimy czasu na zbędne działania, dzięki temu oszczędzamy klientom czas i nerwy – mówi Mariusz Hendzel.