Jak ograniczyć koszty prowadzenia księgowości? Czy można usprawnić współpracę z biurem rachunkowym? Jak zaoszczędzić nawet 50% na kosztach obsługi księgowej?
Każde przedsiębiorstwo w Polsce zobligowane jest do prowadzenia księgowości, czy to uproszczonej (np. książki przychodów i rozchodów), czy też pełnej księgowości. Nie inaczej jest w przypadku firm z branży motoryzacyjnej.
W większości przypadków prowadzenie księgowości jest zlecone zewnętrznym biurom rachunkowym.
Co miesiąc firmy dostarczają setki dokumentów sprzedaży (faktury, paragony), zakupu, dokumenty magazynowe, przelewy, itp. w formie papierowej do biura rachunkowego w celu ich ewidencji, a biura przygotowują comiesięczne obligatoryjne sprawozdania w formie deklaracji VAT, PIT, CIT, JPK, itp.
Wiąże to się oczywiście z kosztami, które firma musi co miesiąc ponosić. Koszty te wahają się od 500 zł netto za książkę przychodów i rozchodów, do ponad 2000 zł netto za pełną księgowość. Więcej o kosztach w dalszej części artykułu. Koszty prowadzenia księgowości są uzależnione od ilości dokumentów sprzedaży, zakupu, ilości pracowników, rodzaju prowadzenia działalności, itp.
A czy można inaczej? Czy można obniżyć koszty prowadzenia księgowości? Czy można przekazywać dokumenty w formie elektronicznej?
Rynek usług księgowych w Polsce bardzo się zmienia. Poza typowymi usługami księgowymi, biura rachunkowe świadczą usługi doradcze w zakresie księgowości, podatków, prawa handlowego.
Na przełomie sierpnia i września przeprowadziliśmy analizę kosztów prowadzenia usług księgowych
w następujących miastach w Polsce: Gdańsk, Katowice, Koszalin, Poznań, Warszawa i Wrocław.
Rozmawialiśmy z przeszło 50 biurami rachunkowymi. Jedynie 30% z tych, z którymi rozmawialiśmy jest gotowa na przyjmowanie danych w formie elektronicznej. Pozostała cześć nie oferowała takich usług. Skoncentrowaliśmy się więc na biurach rachunkowych, które są gotowe świadczyć usługi księgowe z możliwością pobieranie danych w formie elektronicznej tj. pobierania rejestru sprzedaży oraz zakupów do systemów księgowych wykorzystywanych przez biura.
Posiadanie tego typu usługi wiąże się też z dużymi korzyściami dla samego biura, choćby zmniejszenie czasu na wprowadzania dokumentów do programu księgowego.
Po przeprowadzonych rozmowach okazało się, że współpraca z biurem, które ma możliwość pobierania danych w formie elektronicznej wiąże się z obniżeniem kosztów prowadzenia księgowości.
I tak w przypadku prowadzenia książki przychodów i rozchodów dla opcji dostarczania dokumentów w formie papierowej, koszty standardowe (bez kosztów obsługi pracowników) wahały się miesięcznie od 450 zł do powyżej 1.500 zł netto w zależności od miasta. Czyli w skali roku, te koszty oscylują od 5.400 zł do 18.000 zł netto. Wzorcowa firma, dla której prowadziliśmy badania generuje średnio ok. 130 dokumentów sprzedaży i zakupu. W przypadku dostarczania dokumentów w formie elektronicznej, koszty prowadzania księgowości spadały od 30% do nawet 70% i oscylowały w przedziale od 300 zł do 462 zł netto miesięcznie. Czyli roczne oszczędności dla firmy, która zleca prowadzenie książki przychodów i rozchodów wahają się od 1.800 zł do prawie 12.500 zł netto.
W przypadku prowadzenia pełnej księgowości, roczne oszczędności są znacznie większe. I tak w przypadku prowadzenia pełnej księgowości dla opcji dostarczania dokumentów w formie papierowej, koszty standardowe (bez kosztów obsługi pracowników) wahały się miesięcznie od 1.500 zł do nawet 6.000 zł netto w zależności od miasta. Czyli w skali roku, te koszty oscylują od 18.000 zł do 72.000 zł netto. Wzorcowa firma, dla której prowadziliśmy badania generuje średnio ok. 600 dokumentów sprzedaży i zakupu. W przypadku dostarczania dokumentów w formie elektronicznej wraz z wyciągami w formie elektronicznej, koszty prowadzania księgowości spadały od 30% do nawet 50% i oscylowały w przedziale od 1.050 zł do maksymalnie 3.000 zł netto miesięcznie. Czyli roczne oszczędności dla firmy, która zleca prowadzenie pełnej księgowości wahają się od 5.400 zł do prawie 36.000 zł netto.
A co powinien posiadać przedsiębiorca, aby obniżyć koszty prowadzenia księgowości?
Po pierwsze, to współpracować z biurem, które ma tego typu usługi w swojej ofercie i jest gotowe na przyjmowanie dokumentów w formie elektronicznej. Po drugie posiadać oprogramowanie, które ma możliwość eksportowania dokumentów do systemu finansowo-księgowego wg dedykowanego formatu/pliku.
Ww. oprogramowanie powinno współpracować z najpopularniejszymi programami księgowymi, które są wykorzystywane w Polsce, to m.in. Comarch Optima, InsERT Rachmistrz GT / InsERT Rewizor GT, Sage Symfonia.
Komentarze (0)